Документообіг або рух, проходження документа між його укладачами і споживачами - невід'ємна частина документаційного забезпечення будь-якої системи управління від галузі до окремого установи. Документообіг можна розглядати як «функціонування», «діяльність» форм документів, перенесення і доставку інформації в потрібний пункт і у встановлений час.
Рух документів у всіх випадках відображає организацион-ву структуру апарату управління і розподіл обов'язків між його складовими частинами. Тому вдосконалення доку-ментооборота в значній мірі пов'язані з удосконаленням третьому самої структури управління і не може розглядатися ізольо-рова.
Існують об'єктивні фактори, прямо впливають на зростання кількості документів - створення нових установ, організацій і підприємств, розширення виробничих і торговельних зв'язків, збільшення випуску продукції.
Проблема зростання кількості документів, що створюються в различ-них сферах людської діяльності, в тому числі і в сфері управ-ління, надзвичайно актуальна в даний час. Вибух «документаційною активності» суспільства доводиться на 1960-1970 рр .; імен-но в ці роки відзначається також зростання інформаційних видань, наукових публікацій та інших видів друкованої продукції. Зростання до-кімнатці пов'язаний з цілим комплексом причин. Це зростання наукових кадрів, зростання народонаселення і підвищення його політичної і творчої активності, розвиток народного господарства та інші об'єк-єктивні фактори, що призводять до збільшення документопотоков.
Інша домінуюча причина зростання кількості цирку-лірующей в апараті управління документації - впровадження тех-чеських засобів в управлінський працю: в 60-х рр. - розмножувальної техніки, а з 70-х рр. - електронно-обчислювальної. Спокусник-ва можливість легкого тиражування, а потім і створення доку-ментів дала свої плоди - обсяг документації і відповідно витрачання паперу різко збільшився.
Наступна об'єктивна причина полягає у властивості доку-ментації при використанні зростати, а не скорочуватися, як це властиво матеріально-технічних ресурсів. Чим більше загально-ство розвивається і потребує інформації, тим більше воно її виробляє і використовує, що призводить до виникнення нової інформації і т.п.
Є ще ряд причин зростання документопотоков в на-варте час: недостатня розробленість законодавчої бази; наростання труднощів в економіці; підміна реального справи «паперотворчістю»; екстенсивний розвиток документації, приво-дящее до залучення в «паперову» бюрократичну діяльність все більшого числа працюючих.
Документи в апараті управління нерідко створюються як данина сво-еобразную традиції або як єдине вираження реакції орга-нізації на рішення вищестоящих органів; відбувається дублювання документів в силу дублювання функцій установ і їх структур-них підрозділів; великий потік невиправданою документації віз-ника при виданні неякісних документів, особливо норматив-них актів, що викликають лавину запитів і роз'яснень. Увеличива-ються документопотоки також через несвоєчасне виконання по-доручень і завдань, через запровадження нових форм звітного і довідково-го характеру без дозволів і навіть всупереч заборонам. Нарешті, документообіг є некерованим, так як в країні відсутні-ет орган, який би ніс відповідальність за стан документації та її обсяги.
Завдання скорочення обсягу документообігу має два основ-них аспекту - скорочення кількості створюваних документів і скорочення витрат паперу на виробництво документів. Найбільш важливим є, природно, перший аспект.
Головна умова скорочення обсягів документів - упорядкувати-ня документообразования. Основним методом тут виступає уні-фикация як окремих груп документів, так і всієї системи документаційного забезпечення. На практиці це виражається в ство-ванні систем документації, суворо встановлюють склад дозволений-них до застосування форм і регламент користування ними.
Реальним шляхом скорочення невиправданого документопотока є підвищення якості самих документів як носіїв нормативної та іншої управлінської інформації. Текст документа, що відображає управлінську дію, доручення, рішення, повинен бути складений таким чином, щоб він містив тільки необхід-мую інформацію, чітко трактував сутність рішення і визначав реальні й цілком обгрунтовані терміни виконання. На практиці, до Сожу-лення, часті випадки, коли документ надходить на виконання з уже простроченими термінами, коли суть питання так завуальована, що неясно, позитивно або негативно вирішене питання. Тому так важливо, щоб при підготовці документів максимально широко ис-користувалися уніфіковані форми, текст яких вже продукції-ман і раціоналізовано.
Маючи завдання скорочення витрат паперу та економію праці ра-цівників апарату на підготовку і прочитання документів, целесо-образно скорочувати текст за рахунок: значного зменшення тради-ційних різного роду вступних частин і преамбул; виключення з службового листування невмотивованих персональних звертання-ний і виразів подяки і т.п. Наприклад, є практика відмови від преамбули в рішеннях колегії і заміни її екземпляром довідки, підготовленої до засідання з даного питання (преам-була, як правило, є передруком цієї довідки).
Основні правила викладу тексту викладені в розробленої ВНИИДАД «Методиці уніфікації текстів управлінських доку-ментів».
Реальним шляхом скорочення обсягів документації є побудова ефективних інформаційно-пошукових систем. На-приклад, кадровий наказ друкується в декількох примірниках і підшивається в справу з наказами, до особової справи, в справу бухгалтерії, а може бути і в плановому і виробничому відділах. Причина такої багатотиражних в труднощі пошуку: кожен фахівець, якому може знадобитися цей документ, вважає за краще зберігати його у себе, ніж довірятися ненадійному, а головне, тривалого пошуку. В результаті обсяги документів значно збільшують-ся. Розробка добре налагодженої пошукової системи дозволяє різко скоротити дублювання, особливо при використанні когось п'ютер і можливості отримати будь-яку наявну в організа-ції інформацію на своєму робочому місці по мережі.
Як було сказано вище, документообіг вдосконалюється шляхом раціоналізації і скорочення кількості форм документів; організації їх доставки; введення практики попереднього рас-перегляду документів висококваліфікованим фахівцем і розподілу їх за виконавцями, минаючи керівництво установи; зведення до мінімуму ручних операцій і листування даних; примі-вати засобів механізації та комп'ютерних технологій на всіх ця-пах руху документів; введення суворого контролю за виконанням документів.
Важливим сучасним засобом вдосконалення докумен-тооборота є комп'ютеризація операцій складання і обра-лення документів. Основний сенс його полягає в тому, що тих-нічних кошти повинні застосовуватися на тих ділянках і такий про-тивність, які дозволять отримати економічний еф-фект, окупити витрати на їх придбання та експлуатацію. Напри-заходів, немає сенсу ставити швидкодіючий конвертовскривающій апарат в організаціях з невеликим документообігом.
При вдосконаленні документообігу в умовах комп'ютерах терни технологій основне значення відводиться місця і ролі тих-ники в загальній схемі руху документів. Побудова комп'ютер-ної мережі передбачає зміну потоків документів традиційної системи управління і все більшу їх реалізацію за допомогою комп'ютерних засобів. Важливе значення при цьому має прийнятий в системі управління порядок надання юридичної сили «машинним» документам, тобто документам, створюваним засобами електронно-обчислювальної техніки і особливо на машинних носіях.
Головне завдання полягає в тому, щоб уникнути паралельного участі у документообігу традиційної і «машинної» до-кімнатці, що містить дубльовану інформацію. Тому для використання працівниками апарату управління рекоменду-ється направляти тільки перероблену і синтезовану документную інформацію, а вихідну передавати на зберігання в ар-Хів безпосередньо після перенесення даних на комп'ютерний носій.
Важливе значення має дотримання ГОСТу 6.10.4-84 «уніфі-рова системи документації. Додання юридичної сили до-документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення". Цим стандартом, зокрема, встановлено єдиний комплекс обов'язкових реквізитів будь-яких документів.
Література до глави 8
1. Богатирьов Р.Х. Основи діловодства в державному 'апараті. Навчальний посібник. - Казань, Вид-во Казанського Універсам-тета, 1989. - 183 с.
2. ГОСТ 6.10.4-84. Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення. - М. 1985. - 6 с.
10. Фельзер А.Б. Міссерман М.А. Діловодство. Справоч-посібник. - Київ, Вища школа, 1988. - 314 с.