Об'єктом управління в менеджменті є організація. Загальна характеристика організації наведена на рис. 1.2. Більш докладно організація як об'єкт управління буде розглянута в наступному розділі.
Сукупність засобів виробництва і виробничих процесів по перетворенню предметів праці в готову продукцію є фізичну (матеріальну), або виробничу, систему. Особливістю виробничої системи в умовах ринку є те, що в неї входять і нематеріальні елементи: постійні ділові зв'язки, положення на ринку, придбана репутація, клієнтура.
Система управління ділиться на дві підсистеми: керуючу і керовану. Для здійснення функцій управління керуюча підсистема повинна мати у своєму розпорядженні необхідними ресурсами (матеріальними, трудовими, фінансовими), що забезпечують реалізацію управлінських впливів. Керуюча підсистема виконує функції управління виробництвом. Вона включає в себе апарат управління з усіма працівниками та технічними засобами: пристрої зв'язку, сигналізації, лічильну техніку і т.д. У кожному господарському ланці управління вирішується по-різному, тобто кількість ступенів і кількість керуючих органів на кожному ступені визначається цілями, завданнями та функціями управління.
Малюнок 1.2 Ознаки, що характеризують організацію
Кожна організація, об'єднання, галузь і народне господарство в цілому управляється тільки певним органом. Цей орган наділений повнотою прав і майнової самостійністю, необхідними для управління. Для оперативного вирішення питань необхідний мінімум інстанцій управління. При цьому потрібно чітке розмежування відповідальності окремих ступенів управління та їх функцій.
У свою чергу керуюча підсистема складається з двох частин: що управляє виробництвом і керуюча процесами подальшого вдосконалення як виробництва, так і самої управляючої підсистеми.
У керуючій підсистемі виділяються наступні елементи: планує (визначає перспективу розвитку і майбутній стан системи виробництва); регулюючий (спрямований на підтримку і вдосконалення встановленого режиму роботи підприємства); маркетинг; обліковий і контрольний (отримання інформації про стан керуючої підсистеми). Необхідність наявності цих елементів в системі заснована на сутності управління та потреби виконання відповідних функцій.
Керована підсистема здійснює різноманітні процеси виробництва. У неї входять ділянки в складі певних груп робочих місць, цехи в складі виробничих і допоміжних ділянок, підприємства в складі основних і допоміжних цехів, галузі в складі підприємств і т.д. Їх функціонування взаємопов'язане і взаємозумовлено. Керуюча та керована підсистеми утворюють систему управління господарством.
Керуюча підсистема безперервно посилає в керовану підсистему інформацію у вигляді управлінських рішень. Основою для вироблення управлінських рішень є інформація керованої підсистеми і інформація, яка надходить із зовнішнього середовища. Під впливом рішень здійснюється взаємодія між елементами системи.
Кожна з підсистем самоврядна, однак постійно знаходиться під впливом систем більш високого рівня. Вони характеризуються наявністю структури, рівнем організації, здатністю сприймати вплив від зовнішнього середовища і в свою чергу впливати на неї.
Під структурою розуміють співвідношення підрозділів системи, їх взаємозв'язок і підпорядкованість, під організацією - створення підрозділів, забезпечення їх взаємодії, функціонування та розвитку системи.
Складність народного господарства передбачає необхідність системного підходу до формування та вирішення завдань управління. При системному підході, по-перше, кожен об'єкт управління розглядається як система, що складається з безлічі підсистем; по-друге, чітко визначаються цілі системи і її підсистем; по-третє, ефективно забезпечується досягнення цих цілей. Важливою рисою системного підходу є те, що не завдання пристосовуються до ситуації, організації, а організація будується виходячи з характеру завдань і методів їх реалізації.
Управління виступає як властивість системи, яка постійно прагне зберегти свою структуру, розвивати внутрішні зв'язки і на цій основі вдосконалюватися.
Система управління відповідає ряду вимог. По-перше, між елементами (підрозділами) існують причинно-наслідкові зв'язки, які повинні бути встановлені між керуючою і керованою підсистемами. Ці підсистеми реагують на зміни, що виникають в одній з них, що можливо лише при наявності зворотного зв'язку. При її відсутності ефективність управління зводиться до мінімуму. По-друге, система управління є динамічною, тобто має здатність змінювати якісний стан. По-третє, управління здійснюється лише при наявності в системі параметра, в разі впливу на який можна змінити перебіг процесу.
Система управління носить цілісний характер. У ній створені умови для передачі, накопичення і перетворення інформації, що управляє.
Технічна підсистема являє собою взаємопов'язаний, взаємообумовлених комплекс машин і устаткування, за допомогою яких можуть вирішуватися конкретні завдання. Для цього необхідно, щоб окремі їх види були розташовані певним чином на виробничих площах і поєднувалися один з одним по потужності. Безпосередньо на підприємстві технічна підсистема - це виробничі потужності. У порівнянні з іншими технічна підсистема менш рухлива. Рухливість її визначається фізичним і моральним зносом, технічним прогресом, коштами, які виділяються на реконструкцію.
Технологічна підсистема - це ряд послідовно протікають за певними правилами і нормами процесів і стадій виробництва. Її елементами є предмети праці, окремі операції і процеси. У порівнянні з технічної технологічна підсистема під впливом науково-технічного прогресу змінюється швидше, що дозволяє більш раціонально і ефективно використовувати обладнання, заводські площі і праця людей. Сучасне виробництво різноманітне, складно, воно вимагає відповідного забезпечення і обслуговування. Тому найважливіше місце займає організаційна підсистема, яка полягає в єдності технічних і економічних процесів і виражається в упорядкуванні всіх процесів. Метою організації є забезпечення найвищого виробничого ефекту з найменшими витратами праці.
Економічну підсистему потрібно розглядати в широкому і вузькому сенсі. У широкому сенсі її представляють як підсистему суспільного виробництва, тобто сукупність продуктивних сил і виробничих відносин. Основу її становить тип виробничих відносин, який визначає характер зв'язків між окремими елементами підсистеми. Самі зв'язку виступають у вигляді процесів виробництва, обміну, розподілу і споживання. У вузькому сенсі під економічною підсистемою маються на увазі виробничі відносини, які відповідають даному способу виробництва. Економічну підсистему входять природні, трудові, матеріально-речові, інформаційні ресурси і економіко-керуючі перетворювачі. В результаті функціонування економічної підсистеми народне господарство країни отримує різні блага, призначені для споживання населенням, оборони країни, накопичення, відшкодування та експорту.
Економічна підсистема завжди цілеспрямована, виступає як єдиний цілісний організм. Створюється вона по складній ієрархічній структурі, яка передбачає поєднання централізованого управління з самостійністю окремих елементів і наявність вертикальних зв'язків по ієрархії і горизонтальних зв'язків між елементами одного рівня. Економічна підсистема, як і вся система виробництва, безперервно зазнає змін, переходить з однієї якості в іншу. При цьому кожна зміна одного елемента призводить до зміни цілого ряду елементів, пов'язаних з ним.
Система управління будується на основі двох провідних принципів: ієрархічності і зворотного зв'язку. Принцип ієрархічності полягає в створенні багатоступінчастої системи управління, при якій первинні виробничі ланки управляються органами, що знаходяться під контролем органів наступного рівня. Ті в свою чергу підпорядковуються і контролюються органами наступного рівня і т.д.
Постійний контроль за діяльністю системи здійснюється за допомогою принципу зворотного зв'язку. Зворотній зв'язок - це сигнали, які виражають реакцію об'єкта на керуючий вплив. По каналах зворотного зв'язку інформація про роботу керованої підсистеми безперервно надходить в керуючу підсистему, яка завдяки цьому має можливість перевірити реакцію об'єкта управління на команди і коригувати їх. У разі невідповідності між фактичним і заданим станом системи вживаються заходи для ліквідації цієї невідповідності. Зворотній зв'язок здійснюється через звітні дані про продуктивність праці, запаси сировини, незавершеному виробництві, виробничих резервах.
Застосування різних методів управління при ситуаційному підході залежить від ситуації. На систему впливає безліч факторів в самій організації і в зовнішньому середовищі, тому найефективнішим виявиться той метод, який найбільше відповідатиме даній ситуації. Ситуаційна теорія знайшла широке застосування в практиці управління, так як поставила його в залежність від ситуацій, що складаються і умов. У практиці управління менеджери розглядають тільки ті фактори, які впливають на виробництво в кожній конкретній ситуації.
У менеджменті для характеристики системи управління застосовуються нові поняття і критерії: приростном і підприємницький типи організаційної поведінки, стратегічне і оперативне управління, типи реакцій підприємств на зміни зовнішнього середовища.
При приростном типі організаційної поведінки здійснюється орієнтація на стабільність, тобто контроль за максимумом відхилень як всередині організації, так і в стосунках із зовнішнім середовищем. Для підприємницького типу, навпаки, характерні прагнення до змін, здатність до свідомого ризику, альтернативний вибір при прийнятті рішень.
Виділяються поточні і стратегічні програми. Виконання поточних програм забезпечується оперативними підрозділами і оперативним управлінням. Це дає можливість домогтися виконання закладених в програмі показників поточної рентабельності підприємства. Паралельно розробляються стратегічні програми, що передбачають нові види діяльності на перспективу і забезпечують їх нові зв'язки.
При плановому виробництві та постійної номенклатурою в адміністративно-командної системи зусилля управлінця зосереджувалися всередині підприємства. В умовах же ринку діяльність управлінських структур розгалужується. З одного боку, вони зобов'язані забезпечити високий рівень виробництва і якості продукції, що випускається, а з іншого - задовольняти інтереси підприємства за його межами (збут продукції, задоволення попиту споживачів, забезпечення термінів поставок, підтримка конкурентоспроможності і турбота про репутацію свого підприємства).
Організаційна структура - упорядкована сукупність стійких взаємопов'язаних компонентів, що забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого.
Елементи структури управління - працівники (керівники, фахівці, службовці, а також підрозділи, в яких зайнято певне число працівників, що виконують свої функціональні обов'язки).
Рівень управління - сукупність структурних одиниць (елементів), що знаходяться на одному щаблі організаційної ієрархії. Виділення цих структурних одиниць проводиться відповідно до загальних і конкретними формами управління. Між структурними одиницями існують зв'язку горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки носять характер погодження - це зв'язку координації та кооперації. Вертикальні зв'язку організовують відносини підпорядкування. В рамках вертикальних виділяють лінійні і функціональні відносини. Лінійні відносини характеризуються підпорядкуванням по всіх функцій управління. Функціональні - підпорядкування по певній функції управління.
Незважаючи на те, що всі керівники грають певні ролі або виконують якісь функції управління, їх робота в різних організаціях сильно відрізняється. При цьому в великих організаціях існує настільки великий обсяг управлінської роботи, що її доводиться розділяти.
Існує дві форми поділу управлінської праці, подібні формам поділу будь-якого праці:
горизонтальне поділ управлінської праці - розстановка конкретних керівників на чолі окремих підрозділів;
вертикальний розподіл управлінської праці - координація діяльності окремих керівників в єдине ціле.
керівники технічного рівня - керують виконанням різних організацій і дій;
керівники управлінського рівня - зайняті управлінням і координацією всередині організації, узгодять зусилля різних підрозділів і відділів;
керівники інституційного рівня - розробляють довгострокові плани діяльності, займаються адаптацією організації до мінливих зовнішніх умов і здійснюють зв'язок організації із зовнішнім середовищем.
Другий підхід. На сьогодні є найбільш вживаним:
керівники вищої ланки - найменш численна група; на будь-яких підприємствах - кілька людей (голова ради директорів, ректор і т.д.). Ці керівники відповідають за прийняття найважливіших рішень. Їх робота практично не має часових рамок. Дослідження на 200 зарубіжних фірмах показали, що робочий тиждень такого керівника може мати тривалість 60-80 годин. Пояснюється це тим, що завдання, які вирішуються цими керівниками, не мають кінця.