Більшість документів, що видаються в організаціях, є інформаційно-довідковими.
Інформаційно-довідкові документи - це сукупність документів, що містять інформацію про фактичний стан справ, які є підставою для прийняття рішень.
Види інформаційно-довідкових документів:
Акт - інформаційно-довідковий документ, що складають групу осіб для підтвердження встановлених фактів, подій. Акт може містити висновки, рекомендації, пропозиції його укладачів.
Акт затверджується розпорядчим документом або керівником, за вказівкою якого складено документ.
Текст акту складається з двох частин: вступної, констатуючої.
У вступній частині тексту акту зазначається підстава для складання акту, перераховуються особи, які склали акт і присутні при цьому.
У констатуючій частині міститься опис виконаної роботи; фіксуються факти, викладені висновки, пропозиції укладачів акта. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина тексту протоколу має постійну і змінну інформацію.
Постійна - слова: «Голова», «Секретар», «Були присутні» (пишуться від лівого поля).
Змінна - ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх. Пишеться від другого положення табулятора.
Основна частина протоколу будується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ) з кожного питання окремо, від лівого поля без розділових знаків.
Завершальна частина тексту протоколу - постанова по питанню. Починається словом УХВАЛИЛИ. Вона будується за схемою: дія - виконавець - термін. Протокол підписують голова та секретар. Датою протоколу є дата проведення засідання.
За змістом доповідні записки бувають: інформаційні; звітні.
Зовнішні доповідні записки оформляються на загальному бланку формату А4, підписуються керівником організації.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини:
виклад фактів, які послужили причиною її складання.
Висновки, пропозиції організації або посадової особи.
Пояснювальні записки, що є додатком до основного документа, що пояснюють його, оформляються на загальних бланках. Підписує їх керівник.
Довідка - документ, що підтверджує будь-які факти або події.
У довідці не даються висновки і пропозиції. У довідці фіксують відомості певного періоду часу.
Довідки складаються для засвідчення юридичних фактів: підтвердження місця роботи, навчання, займаної посади.
Якщо необхідно в довідку включити відомості з декількох питань, текст її ділиться на розділи. Розділи повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами. Текст довідки, що має цифрові показники, може бути оформлений у вигляді таблиці.
Текст довідки особистого характеру починається з вказівки прізвища, імені, по батькові (у називному відмінку), працівника або іншої особи про який повідомляють відомості.
Доповідь - послідовний виклад на зборах, засіданні ... інформації, що стосується виконаної або запланованої роботи керівником організації або іншою посадовою особою.
Щоб скласти хороший доповідь, треба визначити мету документа і правила оформлення.
Цілі доповіді: інформування та переконання.
Текст доповіді повинен складатися з коротких пропозицій. У реченні повинно бути не більше 20 слів.
Телеграма - офіційне повідомлення, передане по телеграфу.
Текст телеграми повинен бути коротким. Сполучники, прийменники, розділові знаки в тексті опускаються.
У першій частині телеграми зазначаються:
Прізвище посадової особи, яка підписала телеграму;
У другій частині телеграми - під рискою - вказуються:
Підпис особи, від імені якого телеграма виходить;
передавати тільки коротку, термінову інформацію;
перевіряти правильність запису зворотним зв'язком;
текст - не більше 50 слів;
не використовувати важко вимовляються і важкі слова.