Головна | Про нас | Зворотній зв'язок
Створення єдиної державної системи діловодства було викликано потребами суспільства щодо вдосконалення роботи з інформацією. За останні десятиліття кількість інформації в світі подвоюється кожні три роки. З появою комп'ютерів почався новий етап у розвитку суспільства - інформаційний. У більшості країн, також як і в Росії, розвитку інформатики надається пріоритетне значення в державних програмах, вживаються заходи щодо організації інформації та документації в різних галузях народного господарства. Такою системою щодо впорядкування управлінської (організаційно-розпорядчої документації) є ЕГСД.
Основна мета ЕГСД - впорядкування документообігу, скорочення кількості і підвищення якості документів, створення найбільш сприятливих умов для застосування сучасних технічних засобів. При створенні цієї системи ставилися завдання механізованої обробки і швидкого читання документів, запобігання їх від випадкових помилок і пропусків необхідних даних, які роблять документ недійсним. Вирішувалася також завдання збереження найбільш важливою і історично цінної інформації. Діловодство розглядається в якості організаційно-правового та технологічного інструменту побудови документаційного забезпечення управління.
Під документаційне забезпечення управління (ДОП) розуміється створення документованої бази на різних носіях для використання управлінським апаратом в процесі реалізації його функцій.
За визначенням ГОСТ 16487-83. єдина державна система діловодства (ЕГСД) - це система документаційного забезпечення управлінської діяльності, яка визначає типові процеси документування та організації роботи з документами.
ЕГСД включає в себе:
· Правила щодо складання організаційно-розпорядчої документації;
· Правила по організації документообігу на підприємствах;
· Документи, що регламентують діловодних операції і діяльність учасників діловодного процесу.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УС ОРД) є підсистемою в системі уніфікованих систем документації (УСД).
ЕГСД побудована на принципах централізації, стандартизації та уніфікації.
Уніфікація - це процес встановлення єдиних вимог до форми документа. До 1987 року було уніфіковано близько 4,5 тисячі документів і створено 16 уніфікованих систем документації.
Уніфікована система документації (УСД) - це сукупність взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами і застосовуваними в певній сфері діяльності.
Розробка УСД ведеться міністерствами і відомствами, яким доручена ця робота. УСД підтримуються в актуальному стані шляхом внесення змін до контрольний масив уніфікованих форм по мірі необхідності.
Уніфіковані системи документації в Російській Федерації
УС сту- уніфікована система стандартів і технічних умов;
УС ПД - уніфікована система планової документації;
УС ОРД - організаційно розпорядчої документації;
УС пуд - уніфікована система первинної облікової документації;
УС РДД - уніфікована система розрахунково-грошової документації;
УС ФБД - уніфікована система фінансової, первинної та звітно-бухгалтерської документації;
УС ОСД - уніфікована система звітно-статистичної документації;
УС ДЦ - уніфікована система документації по ціноутворенню;
УСД МТСС уніфікована система документації матеріально-технічного постачання і збуту;
УС ДТ - уніфікована система документації з торгівлі;
УС ВТ - уніфікована система зовнішньої торгівлі;
УС ПДС - уніфікована система проектування документації для будівництва;
ЕСКД - єдина система конструкторської документації;
ЕСТД - єдина система технологічної документації;
УС ДІО - уніфікована система документації по винаходів і відкриттів;
В курсі діловодства вивчається УС ОРД - система організаційно - розпорядчої документації.