При переході користувача касового апарату з однієї податкової інспекції в іншу відбувається зняття ККМ з обліку. При цьому Картка реєстрації касового апарату залишається в податковому органі, де вона була зареєстрована, і в іншу податкової інспекції не пересилається. Тому податкові органи, як правило, вимагають заміну СНФП (Еклз).
Контрольно-касова техніка підлягає зняттю з обліку в податковому органі в наступних випадках:
- законодавчо скасовано обов'язок застосування контрольно-касової техніки;
- ККМ виключена з Державного реєстру контрольно-касової техніки або закінчився нормативний термін її амортизації.
Для зняття ККМ з обліку в податковій потрібно подати до податкової інспекції заяву, паспорт ККТ і картку реєстрації. Протягом 5 робочих днів ИФНС зробить в паспорті позначку про зняття ККМ з обліку і поверне його користувачеві, картка реєстрації залишається в ИФНС. При цьому Положення не зобов'язує податкову службу затверджувати форму заяви про зняття ККМ з обліку, так само як і форму заяви про перереєстрацію касового апарату. Після закінчення терміну амортизації ККМ (нормативний термін амортизації ККТ встановлюється організацією самостійно, виходячи з терміну корисного використання від 5 до 7 років, але з урахуванням того, що термін експлуатації не може перевищувати 7 років з дати випуску) її не слід більше використовувати, так як застосування ККМ, не зареєстрованої в ИФНС, тягне стягнення штрафу:
- з посадових осіб організації або підприємця - від 3000 до 4000 руб .;
- з організації - від 30 000 до 40 000 руб.
Зняття з обліку документів, що вилучаються з експлуатації ККМ проводиться за заявою організації, написаному в довільній формі. У разі наявності у організації «Картки реєстрації контрольно-касової техніки» нової форми, представленої вище, зняття ККМ з обліку проводиться на підставі заяви, заповненої в даній картці.
При знятті ККМ з обліку в обов'язковому порядку знімається повний фіскальний звіт за весь період діяльності організації. Зняті фіскальні звіти зберігаються в справі організації.
При знятті з обліку несправної контрольно-касової техніки (за умови укладення на даний момент договору на сервісне обслуговування) необхідно висновок про технічний стан ККТ центру технічного обслуговування, підписана керівником ЦТО, в якому вказуються причини несправності. Користувач спільно з ЦТО повинен привести ККТ в робочий стан, щоб встановити вміст накопичувача фіскальної пам'яті.
У разі аварії накопичувача фіскальної пам'яті та неможливості встановлення його вмісту дані про проведені на контрольно-касової техніки грошові розрахунки і кількості змінних (добових) звітів буде визначено за попередніми фіскальним звітів, контрольних стрічок і журналам касира-операціоніста. У разі прочитання окремих фрагментів вмісту накопичувача фіскальної пам'яті відповідні дані додаються до документів, необхідних при знятті ККТ з реєстрації.
У разі стихійних лих, пожежі, аварій чи інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами, зняття ККМ з обліку проводиться за наявності заяви власника ККМ, довідки, що підтверджує факт події подій, а також укладення ЦСО про можливість подальшого використання ККТ.
У разі розкрадання ККМ власник касового апарату повинен повідомити про це в органи МВС РФ. Після отримання документа за фактом розкрадання власник подає до податкового органу: заяву, довідку про звернення в органи внутрішніх справ у зв'язку з розкраданням, оригінал картки реєстрації ККМ, журнал касира-операціоніста.
Податковий інспектор в картці реєстрації ККМ на поле "Відмітка про зняття з обліку» робить запис «розкрадання ККМ», вказує дату розкрадання. У журналі касира-операціоніста робиться відмітка «розкрадання ККМ», вказується дата розкрадання.
Якщо власник касового апарата не представив до інспекції ці документи і в довідці органів МВС РФ вони не вказані як викрадені, то інспекція має право зажадати у організації (індивідуального підприємця) письмове пояснення неподання цих документів.
Викрадені ККМ не знімаються з обліку протягом п'яти років. Датою розкрадання вважається дата, зазначена в довідці, виданій органами МВС РФ при зверненні організації (індивідуального підприємця) за фактом розкрадання ККМ.
Після закінчення п'яти років податкова інспекція знімає з обліку викрадену контрольно-касову техніку в односторонньому порядку і повідомляє про це організацію (індивідуального підприємця) протягом 30 днів.
Якщо всі документи зібрані правильно, а показання фіскальних звітів збігаються з записами в журналі касира-операціоніста та немає черги, то процес зняття ККМ з обліку забере у Вас кілька хвилин.
Необхідний перелік документів при реєстрації касового апарату, зняття з обліку ККМ, перереєстрації касового апарату (внесення змін до картки реєстрації ККМ) і заміні журналу касира-операціоніста:
Реєстрація касового апарату
Заява за встановленою формою (для підприємців - з відміткою про відсутність заборгованостей)
Картка реєстрації ККТ в 2-х примірниках
Свідоцтво про постановку в ИФНС (про присвоєння ІПН)
Свідоцтво про державну реєстрацію
Довіреність (для фізичних осіб - нотаріально завірена)
Журнал касира-операціоніста, прошнурований, пронумерований
Журнал обліку викликів технічних фахівців
Паспорт ККТ (формуляр)
паспорт СНФП
Паспорт версії + ксерокопія
Додатковий лист до паспорту версії + ксерокопія
Договір на технічне обслуговування ККТ
Договір оренди (свідоцтво на право власності)
Документи на придбання ККТ
Обліковий талон ККТ
Копія останньої звітності (баланс, декларація)
Зняття ККМ з обліку
Заява в довільній формі
Картка реєстрації ККТ
Журнал касира-операціоніста
Паспорт ККТ (формуляр)
Довіреність (для фізичних осіб - нотаріально завірена)
Копія останньої звітності (баланс, декларація)
Акти за формою КМ-2 і КМ-3 (якщо є)
Копія наказу про призначення директора і головного бухгалтера
Останній Z-звіт
Перереєстрація касового апарату (внесення змін до картки реєстрації ККМ)
Заява ви довільній формі
Картка реєстрації ККТ
Довіреність (для фізичних осіб - нотаріально завірена)
Договір на технічне обслуговування ККТ
Договір оренди (свідоцтво на право власності)
Паспорт версії + ксерокопія
Копія останньої звітності (баланс, декларація)
Заміна журналу касира-операціоніста
Заява в довільній формі
Старий журнал касира-операціоніста
Новий журнал касира-операціоніста
ККТ (якщо журнал касира-операціоніста загублений)
Довіреність (для фізичних осіб - нотаріально завірена)
Останній Z-звіт