Акт прийому-передачі справ - необхідний документ при призначенні, звільненні або переведенні як простого співробітника, так і начальника відділу. Також акт прийому-передачі справ слід скласти при ліквідації або реорганізації структурного підрозділу.
Оформити акт прийому-передачі справ потрібно для того, щоб зрозуміти в якому стані залишаються справи на момент звільнення співробітника або зміни структури відділу. А також для того, щоб розуміти на кому лежить відповідальність, в разі виникнення спірної ситуації щодо ведення документів і справ.
Особливості складання акту прийому-передачі справ:
На початку акту вказуємо підставу - документ, який став причиною складання акта. Наприклад, наказ про звільнення співробітника або наказ про реорганізацію структурного підрозділу.
Потім вказуємо в акті склад комісії, яка буде його розглядати, а також перевіряти правильність оформлення і формування справ, наявність необхідних документів.
Будь-який акт складається комісією, так як акт - це документ, в обов'язковому порядку складається кількома особами (не менше 3-х осіб). Про це ми писали в статті про загальні принципи складання актів.
Тому спочатку потрібно визначити склад комісії і оформити наказ про призначення комісії.
Оформляємо склад комісії на початку акту:
заступник генерального директора Р. Е. Первушин