Компанія зробила послугу, на яку необхідно оформити акт і рахунок-фактуру. Бухгалтер при складанні цих документів помилився і в програмі вказав іншого контрагента. Через якийсь час помилка виявилася, і перед фахівцем виникло питання про те, як виправити свою помилку, якщо, припустимо, декларація з ПДВ вже здана? Очевидно, що і первинна організація (акт про надання послуг), і рахунок-фактура оформлені помилково. Але тут потрібно не вносити виправлення в документи, а анулювати оформлені і одночасно скласти правильні.
Про шібіться може кожен, в тому числі і бухгалтер, виписуючи документи, наприклад, на послугу не тому контрагенту, якому вона була надана, а іншому. Добре, коли помилку виявили відразу. А якщо період вже закрите?
В роботі бувають різні ситуації. Компанія зробила послугу, по якій необхідно оформити акт і рахунок-фактуру. Бухгалтер при складанні цих документів помилився і в програмі «клацнув» на іншого контрагента. Через якийсь час помилка виявилася, і перед фахівцем виникло питання про те, як виправити свою помилку, якщо, припустимо, декларація з ПДВ вже здана?
Очевидно, що в такій ситуації і первинка (в даному випадку акт про надання послуг), і рахунок-фактура оформлені помилково. Але тут потрібно не вносити виправлення в документи, а анулювати оформлені і одночасно скласти правильні.
Первинні документи
Оскільки послуга все ж була надана, то одночасно слід скласти акт на ім'я того контрагента, з яким надавалася послуга. Тут виникає головне питання: якою датою скласти акт?
Первинний документ повинен бути складений при здійсненні факту господарського життя, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після його закінчення (ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік). Але в даному випадку момент «упущений», а значить, фактично документ буде оформлений із запізненням.
Бухгалтер може виписати акт поточною датою, але тоді доведеться анулювати записи з відображення виручки в бухгалтерському обліку, вироблені на підставі помилкового акту. Іншим варіантом, хоча і не зовсім коректним, є складання акта заднім числом, з присвоєнням йому номера і дати анульованого акту. В цьому випадку в програмі не доведеться сторнувати раніше скоєні записи, а досить змінити дані організації-замовника. Але тут потрібно бути готовим до того, що контрагент не погодиться з такою випискою документа і зажадає скласти документ поточною датою.
Рахунок-фактура
Одночасно з цим компанія вносить виправлення в книгу продажів. Так як період, в якому був зареєстрований помилковий документ, завершений, то за цей період складається додатковий лист до книги продажів.
Крім того, оскільки рахунок-фактура ні виставлений реальному покупателю послуг, оператор мережі повинен скласти новий рахунок-фактуру. На виставлення рахунку-фактури відводиться п'ять днів з дня надання послуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). В даному випадку очевидно, що п'ятиденний термін для виставлення документа постачальником пропущений. Проте рахунок-фактуру скласти потрібно. Як і у випадку з актом, тут виникає питання: якою датою оформити рахунок-фактуру? Відразу відзначимо, що роз'яснення від офіційних органів з даного питання відсутні.
За загальноприйнятою практикою документи повинні оформлятися поточною датою в хронологічному порядку. Однак в даному випадку операція з надання послуг правильному контрагентові мала потрапити в податкову базу по ПДВ в тому періоді, в якому послуга була надана. Відповідно, рахунок-фактуру, незалежно від того, якою датою він складений і виставлений, слід зареєструвати в додатковому аркуші до книги покупок за той період, коли надана послуга.
Якщо ж за наполяганням організації-замовника компанія виписала акт поточною датою, то, відповідно, логічніше буде і рахунок-фактуру виписати тією ж датою. Але навіть в такій ситуації цей рахунок-фактуру правильно буде відобразити в додатковому аркуші книги продажів за період, в якому послуга була надана. Звичайно, якщо всі документи будуть виписані поточною датою, і контрагент з цим буде згоден, то компанія, можливо, вважатиме за краще відобразити записи по реалізації і обчислити ПДВ поточною датою. Безумовно, це буде незаконно, але малоймовірно, що податківці виявлять порушення. Правда, в такому випадку фірмі доведеться сторнувати раніше відображені операції в минулому періоді, уточнити декларацію з ПДВ і по-новому відобразити вже в поточному періоді.