Ведення бухобліку тільки людині, не вникають в його особливості, може здатися справою нікчемною і не вартого належної уваги. Однак такий підхід вже в самому найближчому майбутньому може принести ряд неприємних сюрпризів, які в свою чергу можуть стати причиною серйозних наслідків у вигляді значних штрафів, а іноді - і більш суворих покарань. Щоб застерегти початківців бухгалтерів від такого несприятливого розвитку ситуації пропонуємо розглянути найбільш важливі аспекти правильного бухобліку, з якими доводиться стикатися як новачкам, так і вже досить обізнаним в питаннях ведення бухгалтерії фахівцям.
Особливості складання звітності
Як показує практика, набагато безболісніше буде задавати питання про ті особливості бухобліку, в яких немає належного розуміння, старшим колегам, навіть якщо є ризик уславитися некомпетентним, ніж відповіді на ці питання вам допоможуть дати співробітники податкової або ж керівництво, у яких, як ви знаєте , попит за помилки набагато суворіше. Досить часто доводиться спостерігати, що молоде покоління бухгалтерів дуже вже самовпевнено, і нерідко занадто переоцінює досягнення сучасних технологій і власні сили. Як результат, під удар може потрапити як ваша кар'єра, так і репутація.
Серед тих, хто зовсім недавно пов'язав своє покликання з бухгалтерією, чимало таких, яких можна сміливо віднести до так званої групи "фанатиків 1С". Дані фахівці помилково вважають, що використовуються ними спеціалізовані комп'ютерні програми не можуть помилятися, а значить, будь-який виданий ними результат є абсолютно правильним, який можна сміливо, без будь-якої перевірки, надавати в контролюючі органи. Зауважимо, що комп'ютерна техніка на даний момент ще не досягла того рівня розвитку, коли вона здатна думати і приймати рішення на інтелектуальному рівні, враховуючи всі особливості та специфіку організації. Повірте, що навіть середньої руки інспектору податкової служби не складе особливих труднощів знайти невідповідності в "ідеально" складеної бухгалтерської звітності машини, але тільки після цього відповідати за них доведеться вже ніяк не машина.
Вихід з цієї ситуації: ніхто вас не позбавляє можливості застосування при складанні звітності спеціалізованого програмного забезпечення, однак, пам'ятайте, що відповідальність за достовірність інформації, всіх даних в повному обсязі лежить тільки на ваших плечах.
Терміни здачі звітності
З початком кожного періоду дуже оманливе виглядає віддаленість в дату здачі звітності. Часом помилково здається, що терміни ще терплять і для відпрацювання необхідного комплекту документів сила-силенна часу. Досвідчені фахівці з цього приводу рекомендують в своїй роботі використовувати одну просту аксіому: час завжди в дефіциті. Так, якщо початківець бухгалтер має намір здати податкову декларацію в самий останній час останнього дня, то йому необхідно враховувати, що як раз в такий момент можна чекати всіляких непередбачених каверз і несподіванок, у вигляді раптової поломки комп'ютерної техніки, збоїв в мережі, і інших ПП, здатних внести суттєві корективи у ваші плани.
Висновок: не чекайте останнього дня в терміни здачі звітності, а краще візьміть собі за правило залишати невеликий часовий резерв. Нехай це буде тиждень, або ж навіть місяць, але щоб ви завжди знали, що у вас є часовий резерв, яким можна скористатися в будь-який момент (як раз таки для вирішення нештатних ситуацій).
Особливості роботи з первинною документацією
Важливо розуміти, що процес освоєння первинної документації дуже тривалий, і в деяких випадках для його повного осмислення можуть пройти навіть роки. Оманливе перша думка новачків про те, що "витрати" і "парафії" можливо подужати дуже просто і швидко. Також помилкою буде для новачка повністю скопіювати алгоритм роботи більш досвідченого співробітника або ж попередника, який працював до його приходу на яку він обіймав зараз посади. Обов'язковою умовою професійного розвитку будь-якого співробітника, незалежно від роду його діяльності, є робота з першоджерелами. Наприклад, правила ведення касових операцій строго визначені спецпорядком по їх веденню і не допускають наявності будь-яких виправлень. Також важливо стежити за тим, щоб на підзвітних вам документах були присутні всі необхідні позначки і візи, наявність яких вимагають чинне на даний момент законодавство. Людина - не робот, і його дії спланувати на великий термін вперед дуже непросто, тому що в нашій ситуації завжди знайдеться місце самому нежданому нагоди у вигляді звільнення, раптової хвороби, тощо. Надалі всі виниклі недоліки по одній з таких раптових причин все одно доведеться виправляти, тільки вже в спішному порядку бухгалтеру.
При роботі з первинною документацією також важливо враховувати ряд моментів, пов'язаних з такими документами, як накладні, акти виконаних робіт, акти списання, та інші документи, згідно яких відбувається бухгалтерський облік ОС. Нерідко обсяг "первинки" настільки великий, що деякі операції в зв'язку з нестачею робочого часу залишаються "на потім". Однак така ситуація має масу підводних каменів, так що все-таки найбільш правильним рішенням в даному випадку буде закінчувати свій робочий день без боргів.