На Заході існує маса управлінських інструментів, які незаслужено мало використовуються в російській бізнес практиці. Одним з таких інструментів є Схема організації ( «org chart»), яка може значно підвищити ефективність роботи організації або підрозділу за рахунок її грамотного структурування.
Що таке Схема організації? Це аркуш паперу з намальованими коробочками, відповідними посадами, і зі стрілками, що показують структуру підпорядкування одних посад іншим. Нижче приведена Схема організації, складена за вказівкою директора молодшим співробітником відділу кадрів компанії ТОВ «ААА», який, співробітник, так і не зрозумів, навіщо його взагалі змусили займатися цією дурницею.
Що таке Схема організації? Це аркуш паперу з намальованими коробочками, відповідними посадами, і зі стрілками, що показують структуру підпорядкування одних посад іншим. Нижче приведена Схема організації, складена за вказівкою директора молодшим співробітником відділу кадрів компанії ТОВ «ААА», який, співробітник, так і не зрозумів, навіщо його взагалі змусили займатися цією дурницею.
Дамо пояснення по даній схемі. Директор компанії - літній управлінець старої радянської школи. Тому посадові обов'язки співробітників і структура компанії не були розроблені науковим чином, а формувалися історично. Тобто хто «віз», на того і «навалювали». В результаті, комерційний директор за згодою директора взяв на себе керівництво виробництвом, тобто начальник виробництва де факто підпорядковується комерційному директору. А особистий секретар директора знову ж з його згоди насправді виконує обов'язки начальника відділу кадрів і начальника господарського відділу та має кілька людей в підпорядкуванні. Але формально ці три підрозділи ще й досі підпорядковані і директору, тобто знаходяться в подвійному підпорядкуванні.
Як розвивалася ситуація далі. Дана Схема після складання була викладена на сайті компанії. В результаті чого:
Справа в тому, що «особистий секретар» вже давно не «особистий секретар», як написано у неї в трудовій книжці. А керівник з досить серйозними повноваженнями і вагою в прийнятті важливих рішень. А комерційний директор, бачачи яке навантаження він несе, зрозумів, що на протязі довгого часу був недостатньо оцінений директором. Бездумно складена Схема організації змусила обох менеджерів замислитися над своїм принизливим становищем в компанії і про те, чи не час йти в більш грамотну і сучасну організацію.
Отже, тепер ви бачите, яку руйнівну роль може зіграти неграмотно складена Схема організації. А як цей інструмент може допомогти підвищити ефективність роботи компанії або підрозділу?
- Перш за все, Схема організації повинна бути не реактивним, а проактивним управлінським інструментом. Вона повинна відображати не склалася в компанії ієрархію, а ту структуру і систему підпорядкування, яка найбільш відповідає цілям компанії. Тому така Схема повинна розроблятися вищим керівництвом у співпраці з відділом кадрів, обговорюватися з начальниками ключових підрозділів. Така Схема повинна бути метою, до якої організація хоче прагнути з метою підвищення ефективності своєї роботи.
- Схема організації повинна чітко відображати ієрархію компанії, структуру підпорядкування. Одна з найбільших загроз ефективності роботи компанії - це подвійне підпорядкування співробітників (див. Малюнок вище в разі Начальника виробництва, відділу кадрів і господарського відділу). «Слуга двох панів» найчастіше або демотивований і тому нічого не робить, або маніпулює своїми начальниками, щоб нічого не робити. Схема повинна відображати чітку і однозначну систему підпорядкування. Можливо функціональне подвійне підпорядкування, коли співробітник в одній частині своєї роботи підпорядковується одному керівнику, а в іншій частині - іншому. Але це також повинно відбиватися на Схемі.
- Дуже важливо дотримуватися горизонтальні рівні Схеми. Співробітники одного статусу повинні розташовуватися на одній горизонтальній лінії, навіть якщо хтось із них підпорядковується безпосередньо вищому керівникові, а хтось - через проміжного керівника (див. Схему нижче). Це дозволяє співробітникам ефективніше налагоджувати міжвідомчі зв'язку на своєму горизонтальному рівні, спілкуючись з людьми, наділеними тим же об'ємом відповідальності. Відсутність якісної взаємодії між відділами сильно знижує ефективність компанії.
І на завершення давайте подивимося, як повинна виглядати Схема компанії, приклад якої ми привели в самому початку розсилки.
Дана схема враховує реальну організаційну структуру компанії і закріплює її офіційно. Тепер статус ключових менеджерів компанії підтверджений, вони можуть гордо дивитися в очі іншим співробітникам, а співробітники компанії будуть знати, до кого і з яких питань звертатися.
А ось приклад більш складної схеми організації:
Комбінаційна таблиця як інструмент прийняття рішень
Системний підхід в бізнесі
Лідерство - уроки Стіва Джобса
Розстановка пріоритетів - ключовий навик особистої ефективності
Організація робочого простору