Кожен день ми чуємо ці фрази від своїх знайомих, а часом навіть вимовляємо їх самі, адже багатьом з нас катастрофічно не вистачає часу. Ви думаєте, що проблема в надмірної завантаженості? Насправді ситуація складається саме так тому, що не всі знають, як правильно організувати свій день, щоб все встигати.
Золоті правила тайм-менеджменту
- Плануйте свій день. Увечері складання плану на завтра займає не більше 15 хвилин, в той час як протягом дня це нехитре правило, якщо ви візьмете його за основу, допомагає заощадити масу цінного часу.
- Розставте пріоритети. Складаючи список справ на день, визначте, які завдання треба виконати в першу чергу, а які можна відкласти на потім. Не намагайтеся бути багатозадачним. Прагнення зробити все і зараз тільки вбиває вашу концентрацію, а разом з нею і ефективність.
- Призначайте важливі зустрічі на ранок. Як правило, час до майбутньої події витрачається на дрібні незначні справи.
- Групуйте завдання. Об'єднайте ділові зустрічі і комутацію (обробку вхідних повідомлень і дзвінки) в блоки. Так вам вдасться звільнити час для важливої безперервної роботи.
- Розбивайте завдання на кілька проміжних. Якщо вам важко приступати до виконання складного завдання, розділіть її на кілька маленьких. Справитися з нею поетапно буде набагато простіше.
- Не відкладайте підготовчий етап на останній момент. Не сподівайтеся, що вам вдасться підготувати хорошу презентацію за 15 хвилин до виступу або безпомилково написати важливий звіт в момент його здачі. Коли ви ставите себе в жорсткі рамки, ви не залишаєте собі часу, щоб все перевірити. В результаті стресова ситуація вам забезпечена.
- Встановіть дедлайн. Чітко розмежовуйте час виконання завдань. Не дозволяйте їм тривати нескінченно.
Поряд з правилами управління часом розроблені ефективні методики, що дозволяють працювати швидше і продуктивніше.
- Терміново + важливо. Завдання, що вимагають негайного виконання (критичні ситуації, палаючі проекти, нагальні проблеми);
- Чи не терміново + важливо Завдання, безпосередньо пов'язані з вашими стратегічними цілями (планування, пошук нових можливостей, профілактика, розширення мережі контактів);
- Терміново + неважливо. Незначні справи, які не дають довгострокового результату (як правило, вони засновані на очікуваннях і пріоритетах інших людей);
- Чи не терміново + неважливо. Дрібниці, що віднімають час і завдання, які не мають чітко обмежених термінів реалізації.
Ефективні люди вміють говорити тверде «ні» завданням з секторів 3 і 4. При цьому вони намагаються мінімізувати розмір 1-го квадранта і проводити більше часу в 2-від секторі. Вони мислять не проблема, а можливостями.