Цей реквізит розташовується в лівому верхньому кутку під реквізит-том «найменування організації» або на нижньому полі до-кумента.
Реквізит «назва виду документа»
Цей реквізит є одним з найважливіших і проставляється на всіх документах, крім листів і факсів. Для листів зазначення виду документа використовується тільки в наступному поєднанні: ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ.
Назва виду документа дає загальне уявлення про призначення документа, визначає склад його реквізитів, структуру тексту, ступінь обов'язковості виконання його вимог.
Реквізит «дата»
Дата - один з основних реквізитів документа, що забезпечують його юридичну силу. Датою документа є:
дата його підписання (для наказів, листів, факсів, довідок);
дата його затвердження (для планів, звітів, правил, інструкцій);
дата події, яке в ньому зафіксовано (для протоколів, актів)
Для більшості документів дата проставляється при завершенні оформлення документа. Дата вказується у верхній заголовної частини листа нижче реквізиту «назва виду документа» від кордону лівого поля.
Реквізит «індекс (№) документа»
Індексом є умовне позначення документа, що привласнюється йому при реєстрації (наприклад, порядковий номер).
Індекс (№) документа проставляється на вихідних, вхідних і внутрішніх документах фірми поруч з реквізитом «дата».
Порядкові номери з початку року в зростаючій послідовник-ності проставляються на таких документах, як протоколи, накази, акти, довідки, трудові контракти і т. П. Наприклад, № 1, № 2, № З.
Номери комерційних контрактів мають подвійну нумерацію, на-приклад, № 17/21, де 17 - порядковий номер документа в одній фірмі, а 21 - порядковий номер цього документа в фірмі-контрагента.
Індекс (№) документа в листах складається з порядкового номера самого листа, індексу структурного підрозділу (або індексу посадової особи), який підготував документ, і номера справи по номенклатуру-ре, в яке підшивається лист, наприклад,
№ 57 / 01-04: 57 - номер листа по журналу реєстрації вхідних та вихідних документів, 01 - структурний підрозділ, 04 - номер справи в цьому підрозділі.
Порядкові номери присвоюються окремо входять і виходячи щим листів.