Справжні рекомендації призначені для архівних установ, що приступають до розробки і розміщення свого сайту в Інтернет. Вони спрямовані на оптимізацію робіт, підвищення їх ефективності, покликані сприяти створенню високоякісних архівних сайтів і тим самим - розширення доступу до архівних інформаційних ресурсів.
Рекомендації охоплюють проблеми інформаційного наповнення сайту, організації його створення і підтримки, на веб-сайтах, формування концепції і дизайну сайту.
Рекомендації не торкаються вузькоспеціалізований комплекс технічних питань, пов'язаних з установкою, підключенням і забезпеченням захисту власного сервера.
Структура конкретного сайту не обов'язково повинна збігатися з представленим в цих Рекомендаціях розбиттям інформаційного наповнення сайту по розділах.
Подання інформації архіву в Інтернет
При створенні сайту архіву в Інтернет рекомендується поміщати на сайт наступну інформацію.
Подання інформації органу управління архівною справою суб'єкта Російської Федерації в Інтернет
При створенні сайту органу управління архівною справою суб'єкта РФ в Інтернет рекомендується поміщати таку інформацію.
Рекомендується створити розділ «Архів новин» сайту з тим, щоб користувач міг ознайомитися з ретроспективою подій і діяльності архіву, органу управління архівною справою, тобто при оновленні новинний сторінки сайту застарілу інформацію поміщати в розділ «Архів новин», маючи в своєму розпорядженні її в зворотному хронологічному порядку і групуючи по роках (в разі великої кількості новин - і по місяцях).
Корисно створити розділ «Гостьова книга», де відвідувачі сайту можуть залишити свої побажання щодо розвитку сайту, його інформаційного наповнення, оформлення, інтерфейсу. Рекомендується здійснювати модерування «Гостьовий книги», тобто поміщати відповіді архіву, органу управління архівною справою на пропозиції відвідувачів сайту і видаляти повідомлення користувачів, що не мають відношення до призначення цього розділу або порушують правила мережевого етикету.
У разі, якщо архівної установи має можливість безпосередньо отримувати електронну пошту, рекомендується на сайті створити розділ «Питання», де для користувача буде забезпечена можливість сформулювати своє питання і відправити повідомлення з цього розділу прямо до архівної установи.
Створений сайт корисно зареєструвати в таких інформаційних системах Інтернету, як Spylog. RamblerTop100 і List.ru. Цей захід допоможе отримувати детальну статистичну інформацію про відвідувачів сайту (кількість відвідувачів сайту сьогодні, вчора, за місяць, рік з моменту його створення, з яких країн і регіонів Росії приходять користувачі, які сторінок користуються найбільшою популярністю, і т.д.), а також полегшить користувачам процес знаходження сайту.
Етапи розробки web-сайту
Розробка сайту складається з наступних етапів.
Розміщення сайту
Web-сайт може розміщуватися архівною установою:
Організація робіт в архівній установі зі створення web-сайту
З метою планування робіт зі створення сайту необхідно визначити:
При розробці концепції та дизайну сайту необхідно керуватися наступними правилами.
підтримка сайту
Для оновлення сайту потрібно мати відповідні технічні можливості. Оптимальним варіантом є наявність постійного FTP-доступу до сайту, тобто можливості оперативного корегування, видалення і додавання елементів сайту в режимі віддаленого доступу. Для цього використовуються або спеціалізоване програмне забезпечення (FTP-клієнти), або відповідні функції безкоштовної програми FAR.
Після появи архівного сайту в Інтернет істотно зростає кількість запитів по електронній пошті в архів, в орган управління архівною справою. Рекомендується покласти на співробітника архівної установи обов'язки з підготовки та розсилці відповідей на пропозиції, що надійшли запити.
370 клієнтів 56 регіонів 16 проектів 10 років на ринку