Видавничі системи стають серцем і мотором більшості сучасних видань. Незважаючи на їх очевидні плюси, існує безліч можливих помилок, які можна допустити при їх виборі, впровадженні та подальшої розробки. У цій статті я хотів би викласти 7 речей, які "українська газета" та Russia Beyond the Headlines винесли з власного досвіду впровадження редакційно-видавничих систем.
Журналістика в усі часи була тісно пов'язана з технічним прогресом, але тільки в останні кілька років цей зв'язок став для багатьох ЗМІ фактором виживання. Необхідність публікувати величезні обсяги контенту на різних платформах, містити архів мультимедійних матеріалів і текстів, забезпечувати пошук по цим масивів даних - всі ці завдання несподівано і дуже гостро постали перед видавцями.
Ті, хто зіткнувся з цими проблемами першими, не тільки змогли створити програмне рішення для власного видання, але і стали продавати його іншим ЗМІ. Багато софтверних компаній на ринку ПО для ЗМІ виросли з IT-відділів видавництв, які одними з перших стали розвивати такі програми в своїх видавничих будинках.
Як би там не було, одним з найважливіших аспектів при переході до конвергировать виробництва новин для традиційних ЗМІ стає питання вибору правильного програмного забезпечення.
RBTH і "українська газета" вже кілька років використовують рішення на базі редакційно-видавничої системи Woodwing у виробництві друкованих продуктів, а також ряд технологій, розроблених нашими штатними програмістами. Це були кілька років постійного розвитку та самостійної доопрацювання "коробочки" версії редакційно-видавничої системи силами внутрішніх IT-відділів обох редакцій, і про уроки, вчинених нами на цьому шляху, я і хотів би вам розповісти.
1.Ваш процес роботи з контентом повинен укладатися в єдину екосистему
Навіть якщо ви використовуєте кілька систем, наприклад, одну для друку, і ще одну для онлайну, цілісне бачення допоможе вам зрозуміти, в якому напрямку слід рухатися.
2. Позбавтеся від "вузьких місць"
Як тільки ви зможете скласти цілісну картину редакційно-видавничої системи, яка вам потрібна і поєднати її з поточним станом справ, ви відразу ж побачите все "вузькі місця" вашої діючої схеми роботи. Це ті стики систем, на яких ймовірність помилки найвище. При цьому якщо є хоч найменша можливість людської помилки, її обов'язково коли-небудь зроблять.
Зазвичай "вузьким місцем" стає необхідність копіювання контенту з однієї системи в іншу за допомогою команди "копіювати" і "вставити" або "копі-паста".
Одна з найбільших проблем при копі-пасти з однієї системи в іншу - втрата форматування, або, навпаки, його небажаний перенесення. Після такого копіювання доводиться знову обробляти той же самий контент вручну, що з'їдає багато часу і знижує темп роботи.
Скажімо, в видавництво "українська газета" входить не тільки щоденне видання, але і щотижневі "товстушка" і бізнес-газета. Іноді виникає необхідність скопіювати смугу з одного видання в інше. Спочатку це робилося вручну і вело до втрати форматування. Після розробки відповідного плагіна все відбувається після натискання однієї кнопки.
Всі точки копі-паста в вашій системі повинні бути автоматизовані.
3. Зробіть систему простий для настройки і навчання
Ми помітили, що для нових співробітників, особливо працюють віддалено, встановлення та налаштування системи ставала непростим завданням. Всі перші кроки доводилося проходити разом з ним, це забирало багато часу, і приводило до збоїв в технологічному ланцюжку, якщо працівник перебував у іншому часовому поясі.
Тому ми розробили чіткі, покрокові інструкції для всіх наших систем, і тепер висилаємо їх новим співробітникам, які працюють віддалено, задовго до початку виробничого процесу друкованої вкладки RBTH.
Коли редакційно-видавничу систему встановлювали в "українській газеті", важливим етапом також був процес навчання персоналу. 300 осіб було навчено роботі в системі протягом 3 місяців. В кінці їм потрібно було здавати іспити. Хтось навіть намагався списати, але був відправлений на перездачу.
4. Простий доступ до базових функцій має значення
Наприклад, в "українській газеті" розробили спеціальний плагін під назвою Publication Overview, який наочно демонструє готовність всіх смуг номера. За допомогою колірного кодування можна легко визначити, на якому етапі роботи знаходиться той чи інший матеріал (написання, редактура, коректура, підбір ілюстрацій і т.д.). Якщо просто навести мишку на конкретний матеріал, то тут же можна отримати розгорнуту інформацію по ньому: хто працював над ним, історію змін, поточний статус. Необхідну сторінку можна тут же роздрукувати або завантажити у форматі PDF.
5. ПО може допомогти скоротити персонал
6. Найбільше часу можна заощадити на автоматизації найбільш рутинних, щоденних завдань
Жодна з систем не є ідеальною і потребує доопрацювання. Але замість того, щоб розпорошувати зусилля і розширювати діючий функціонал, вам слід почати з полірування тих функцій, які використовуються великою кількістю співробітників щодня - саме на них можна заощадити найбільше часу.
7. Ставтеся до вашого ПО як сервісу по підписці - вам завжди буде хотітися ще більше функціональності і контролю
Апетит приходить під час їжі - як тільки ви дізнаєтеся про можливості розширення функціоналу вашої редакційно-видавничої системи, вам захочеться це зробити. Оптимізувати, покращувати і допрацьовувати їх можна дійсно нескінченно. Втім, не варто це робити самоціллю. Головне - розуміти, що купуючи або розробляючи таку систему, ви не отримуєте на 100% готове рішення з коробки, яке буде служити вам вірою і правдою багато років. Що-небудь обов'язково зламається, що-небудь вам захочеться змінити, розширення портфоліо вашого видавничого дому викличе необхідність в розширенні функціоналу. І це нормально. Нехай тільки у вас буде хороша IT-команда, яка зможе все це розробити або впровадити. І до речі, знайти таку команду зараз дуже непросто. Втім, це вже зовсім інша історія.