Розмова - це той процес, який конкретизує наші відносини. Припустимо, ви правильно вибрали позу, вловили настрій співрозмовника, так би мовити, заклали сприятливий фундамент для початку розмови. Тепер головним завданням є правильна побудова самої бесіди.
У кожної розмови, особливо ділового, є безпосередня, конкретна мета, а також цілі, їй супутні. Це отримання інформації загального характеру про співрозмовника, надання відомостей про себе та створення враження. Тобто розмова - це складний двосторонній процес. Чи не вийде продуктивного діалогу, якщо сам процес являє складність або доставляє неприємні відчуття обом сторонам. Найбільш охоче слухають людей, які вміють чітко, ясно, логічно і в міру образно висловлювати свою думку. Убогість словникового запасу залишає погане враження, так само, як і слова, які доводиться «витягати» з співрозмовника. Однак неорганізована і занадто швидка мова, перескакування з теми на тему також не будуть почуті належним чином. Крім того, швидка мова іноді змушує співрозмовника засумніватися в щирості і чесності ваших намірів. Повільна мова, а особливо мова з повтореннями, заїканням і заїкання, взагалі дуже важко сприймається і діє як зубний біль. Тон розмови і тембр голосу також слід контролювати. Різкі звуки, наказові або, навпаки, улесливі нотки неприємні.
Якщо ви буваєте незадоволені тим, як вам вдаються переговори, спробуйте тезисно накидати план розмови, робіть позначки. Репетируйте, в кінці кінців.
Уміння вести розмову складається з вміння слухати, вміння говорити, а також вміння вловити настрій співрозмовника, контролювати напрям бесіди. Сам розмова складається з привітання. яке може включати знайомство, самого змісту. в процесі якого відбувається обмін інформацією між співрозмовниками, завершення. яке підсумує результат переговорів, і прощання.
Починається розмова з вітання. Привітання може супроводжуватися рукостисканням. Іноді складно визначити, коли воно доречно, а коли - ні. Якщо мова йде про знайомство, то першим видається той, хто прийшов.
Якщо ви йдете з запланованим візитом до незнайомої людини, наприклад, на співбесіду, то постарайтеся заздалегідь дізнатися його ім'я. Найкраще звернення, якщо ви розраховуєте на подальше спілкування, це звернення по імені-по батькові. Якщо ви хочете підкреслити офіційність відвідування, то можна обмежитися прізвищем зі зверненням або посадою. Але ця форма, наприклад, «пан інспектор», не прижилася ще в нашому суспільстві настільки, щоб можна було вважати її загальновживаною. Правда, окремим панам таке звернення дуже подобається. Якщо ви зібрали і використовували такі відомості - великий плюс вам як кар'єрист.
Звернення на ім'я або ім'я та по батькові відкриває великі перспективи. Не забувайте про те, що ім'я - це сакральна мітка людини і частина його сутності. Безособове звернення набагато менш ефективно. Людям подобається, коли їх ім'я звучить шанобливо і значимо. Ця симпатія до свого імені переходить на того, хто його вимовляє, і активізує увагу співрозмовника. Якщо ви не знаєте імені людини, можна сказати щось на кшталт: «дуже приємно», представитися і зробити паузу.
Якщо ви увійшли в кабінет, ніколи не починайте говорити, поки на вас не звернуть увагу, почекайте.
Про паузі. На початку розмови вона необхідна. Пауза може бути витримана після привітання або після назви власного імені. Пауза допомагає оцінити співрозмовника, не зім'яти початок розмови, скоригувати наміри. Але вона не повинна тривати більше півтори хвилини. Після тривалої паузи важко розмовляти. Зумійте відчути момент, коли мовчати вже не можна. Зазвичай той, хто витримав паузу довше, перехоплює ініціативу розмови. Виняток становлять випадки, коли потрібно терміново виправити негативне враження або настрій співрозмовника. У цьому випадку доречно вставити несподівану нейтральну фразу, яка згладить негатив. Ні в якому разі не можна починати з займенника «я» та інших позначень себе. Це має бути щось на кшталт: «Радий, що застав вас», «Дуже хотів вас бачити». В крайньому випадку можна сказати пару слів про погоду або захопитися недавно проведеним ремонтом, порядком і дисципліною в установі. Головне, щоб фраза була довгою, не вимагала обов'язкового відповіді і не містила прохань. І після цього вже можна робити паузу. Однак, якщо вам не вдалося змусити співрозмовника першим запросити вас до розмови, не варто занадто її затягувати. Можна сказати: «Дуже ціную ваш час ...» і приступити до розмови, не переходячи відразу до суті. Не варто випускати останню можливість з'ясувати наміри і настрій того, до кого ви прийшли, особливо якщо те, про що ви хочете сказати, прохання, проблема або важка розмова.
Ім'я співрозмовника слід вимовляти частіше, це допоможе встановити контакт.
Існують правила для слухачів і правила для мовців.
Оратор повинен починати з легкої, нейтральної теми, щоб логічно підвести розмову до головного. При цьому для стимуляції інтересу співрозмовника рекомендується вставляти в мову обороти, які позитивно характеризують того, хто слухає. Природно, це потрібно робити з гідністю і без улесливості, так як лестощі дратує і створює враження нещирості. Доречні будуть вислови на кшталт: «знаючи вашу компетентність», ця фраза допоможе з'ясувати ставлення співрозмовника до питання і отримати інформацію; «Якщо я вас правильно зрозумів» - цей оборот тактовно нагадає про дану обіцянку, в розмові цілком допустимо вживати подібні вставки.
У той час, коли слухачем є ви, також не слід забувати про правила. По-перше, слухати треба уважно, тому що іноді інформація знаходиться «між рядків». Переривати без потреби не варто. Тим більше використовувати паузи в розмові, щоб сказати про щось, що не стосується його темі. Це надзвичайно некоректно. Деякі використовують цей прийом для того, щоб контролювати співрозмовника або вибити його з колії. Це іноді вдається, але втрати у вигляді негативного ставлення до вас можуть відбитися на подальшому спілкуванні. Не варто нехтувати людьми з такою легкістю, інакше можна, переслідуючи хвилинні мети, залишитися без їх підтримки в подальшому. Крім того, якщо ви відчуваєте внутрішній протест або хочете вказати на слабке місце в аргументах співрозмовника, достатньо попросити його більш детально викласти момент, який здався вам спірним або викликав сумніви. Повернення до питання може прояснити ситуацію або виявити неправоту співрозмовника, у другому випадку зробіть все для того, щоб він сам це визнав. Уточнюючі питання, перепитування і, нарешті, пропозиція обговорити цю тему пізніше точно так же дозволить піти від небажаного конфлікту і уникнути тиску. Чим спокійніше ви навчитеся це робити, тим більша ймовірність, що в кінці кінців домовленість буде досягнута.
Для чого все це потрібно? Спілкування - одна з головних засобів кар'єриста. Але, повторюю, це не мета, а саме засіб. Мета - зав'язування корисних знайомств де тільки можна, розширення кругозору, а також збір інформації, придбання можливих союзників, покровителів і послідовників. Шукайте можливості для придбання партнерів всюди. В процесі спілкування ви обов'язково отримаєте масу корисної інформації, яка вам обов'язково стане в нагоді, не кажучи вже про те, наскільки необхідно вміння спілкуватися з колегами і начальником для того, щоб забезпечити собі кар'єрне зростання.
Навчіться виглядати як людина, яка будує кар'єру, - і ви її сделаетеНе менш важливо навчитися поводитися як той, кому кар'єра під силу