Комунікацій дуже часто перешкоджає нерозуміння один одного членами комунікаційного процесу. Причини виникнення проблем комунікації через нерозуміння [69. С. 177-178] полягають в наступному.
1. Відмінності в сприйнятті повідомлення і його основної ідеї та концепції, що відбувається в силу:
• неправильного кодування повідомлення керівниками без урахування культури і установок членів організації (повідомлення написано або передано на незрозумілій мові, містить багато слів, що належать іншій субкультурі, або спеціальних термінів, обрана сфера діяльності або знання, маловідома членам організації, і т.д. );
• конфлікту між сферами компетенції, основами суджень відправника і одержувача інформації (структурний конфлікт такого роду може призвести до виборчого сприйняття інформації її одержувачем залежно від власних інтересів і потреб і ігнорування інтересів відправника);
2. Семантичні бар'єри, що виникають із-за погано сформульованих повідомлень, які можуть призводити до втрати інформації при передачі одержувачем, особливо багато проблем такого роду породжується в багатонаціональному середовищі.
3. Невербальні міжособистісні перешкоди (жести, інтонації, внутрішній зміст і інші форми невербальної символічної комунікації).
4. Незадовільна зворотний зв'язок (наприклад, через невміння слухати).
Для того щоб уникнути втрат, що виникають через недоліки міжособистісного спілкування, можна використовувати такі прийоми:
• попередня підготовка до передачі повідомлення; наприклад, роз'яснення основних положень, змісту повідомлення;
• зняття семантичних бар'єрів шляхом виключення двозначності, багатозначності понять;
• постійна увага до невербальної символічної комунікації - тону подачі повідомлення, жестам, міміці і т.д .;
• прояв емпатії і відкритості при спілкуванні і передачі повідомлень;
• встановлення зворотного зв'язку, для чого слід: задавати питання одержувачу інформації про зміст повідомлення і ступеня його сприйняття; оцінювати невербальну реакцію одержувачів на повідомлення, особливу увагу звертати на жести, позу і міміку, що вказують на замішання або нерозуміння; створювати атмосферу довіри, доброзичливості та готовності обговорити проблеми, що виникають з урахуванням інтересів і потреб отримувачів інформаційних повідомлень.
В цілому можна сказати, що найбільш ефективне використання комунікацій залежить від таких найважливіших факторів, як профе-налізм керівників, структура організації і її характеристики, наявність стійких міжособистісних відносин між членами організації, культура підлеглих, положення організації в зовнішньому середовищі (закритість або відкритість), компетентність працівників.