Проблема факсимільних документів в арбітражному процесі
Як показує практика Юридичного Центру Портал питання, винесене в заголовок справжній статті, є вкрай актуальним. Пов'язано це, перш за все, з розвитком інформаційних технологій, розширенням географії ділових відносин, а також з законним бажанням учасників ринку полегшити і прискорити процедуру документообігу. Як наслідок все більше договорів і угод полягають і реалізуються за допомогою обміну документів по електронній пошті і по факсимільному зв'язку.
Для типових договорів (наприклад, планової поставки) поширена ситуація, коли сторони обмінюються підписаними документами по факсимільному зв'язку і з цього моменту вважає себе зв'язаною договірними зобов'язаннями. Поки відносини учасників таких угод залишаються довірчими, у сторін не виникає питання про правомочність факсимільних документів, на підставі яких реалізуються угоди. Однак, при виникненні спору і необхідності звернення за захистом своїх інтересів до арбітражного суду, проблема дійсності факсимільного договору, достовірності та юридичної сили документів, отриманих за допомогою сучасних засобів зв'язку, виходить на перший план.
Аналіз наявної судової практики, в частині залучення факсимільних документів до судової справи і їх дослідження в якості доказів показує, що судді в судових процесах не працюють з подібними документами як первинними письмовими джерелами фактів і прямими доказами. Такий документ в силу своїх об'єктивних властивостей не відповідає вимогам чинного судочинства, і не є оригіналом документа, а тільки його факсимільного копією.
Таким чином, у недобросовісного контрагента завжди існує можливість поставити під сумнів достовірність факсимільної копії спірного договору і заявити про його неукладеним, тобто про відсутність між сторонами взаємних зобов'язань. Безумовно, в процесі факс теж документ, але в разі суперечності між уявними сторонами доказами при відсутності у позивача оригіналів первинних документів, суддя не прийме рішення на основі факсимільного документа.
Питання як встановити достовірність факсового документа залишається відкритим, тому що суспільству ще невідомо про існування тих факсів, які достовірно дозволяють визначити "відправника" за номером викликає факсу (абонента), підбадьорює лише факт, що наука не стоїть на місці, і день, коли не буде складності у визнанні в якості доказів документів отриманих по факсу , близький.
Так що, питання, чи потрібно вказувати в договорі про дійсність факсимільних копій не повинен викликати у Вас сумніви.
Можливі шляхи вирішення проблеми
1. Слід неспростовно довести, що документи виходять від органу, уповноваженого представляти даний вид доказів, підписані особою, яка має право скріплювати документ підписом, при цьому дотримано встановлений порядок складання, реєстрації документів. Суду необхідно роз'яснити весь шлях формування, збереження і напрямки кожного письмового доказу. Зокрема, велике значення мають позначки (відбитки) залишаються факсимільним апаратами на самому документі, а саме номери передавального і приймаючої апарату, дата відправки і прийому документів. Необхідні також докази про належність зазначених номерів апаратів сторонам - наприклад, вказівку про них безпосередньо в договорі.
Так, предметом розгляду в МКАС (Міжнародний комерційний арбітражний суд) при ТПП РФ (Торгово-промисловій палаті Російської Федерації) стало питання про дійсність змін контракту, скоєних за допомогою повідомлень по факсу. Доводи відповідача про недійсність згаданих факсимільних повідомлень, що вносять зміни в положення контракту, оскільки такі зміни не можна вважати досконалими в письмовій формі, не визнані МКАС при ТПП РФ обгрунтованими. Позивач довів, що факсимільні повідомлення про зміну умов поставки товару виконані на бланках московського представництва фірми відповідача, підписані представником відповідача, що є тією самою особою, яка підписала з позивачем основний контракт і чиї повноваження сторонами не заперечують; в верхньому лівому кутку факсів є відбиття, яка повинна містити назву відправника - фірми відповідача. Не має значення, який факс використовував для передачі повідомлень представник відповідача (встановлений в його офісі або в будь-якому іншому місці). Тому МКАС при ТПП РФ був зроблений висновок про те, що зазначені документи дійсні і прямували саме відповідачем через його представництво в Москві.
2. Дійсність укладеного договору, може бути також доведена діями боржника, які свідчать про фактичне визнання спірного договору. До таких дій, зокрема може ставитися часткова оплата за договором, підписання актів прийому передачі товару або виконаних робіт (послуг). Найбільш поширений приклад: факт укладення і схвалення договору поставки з боку Покупця може бути доведений фактом часткової оплати прийнятого щодо спірного договору товару. Сторона, яка доводить дійсність факсового документа має право використовувати будь-які докази, що підтверджують дійсність поданих документів. На даному етапі особливо важлива допомога професійних юристів, які зможуть підказати можливі джерела доказів.
Таким чином, при використанні факсимільних копій в арбітражному процесі необхідно враховувати особливості, обумовлені способом їх передачі. Щоб уникнути можливих суперечок слід прописувати в договорі можливість передачі документів по факсу, а також номер факсу, за яким буде відбуватися обмін документами. Крім того, в договорі необхідно прямо вказувати на можливість підписання договору з використанням факсу. Додатковою гарантією успішного доведення приймання (відправлення) факсимільного повідомлення буде регулярне ведення журналу записи вхідних і вихідних факсів. Так що, факсимільне повідомлення як доказ може виявитися вирішальним, якщо про це подбати заздалегідь.