В одній з компаній, де я працював, чоловік 15 менеджерів могли сорок хвилин вирішувати, якого кольору має бути кнопка на сторінці. Висловлювалися думки, йшли дебати, а я сидів серед них і мовчки закипав. Ці наради мене просто дратували. Знайоме?
Часом відчай від дурних нарад може довести до депресії. І немає сенсу шукати винних - ніхто не змушує людей в обговоренні серйозних питань скочуватися до дискусій про незначних речах. Це нормальна інерція людського мислення.
Існує проста методика проводити швидкі і вкрай ефективні наради. Цю методику можна впровадити в колективі за лічені години і вона може бути застосовна всюди: від бізнесу до студентського проекту.
Про щоденних нарадах
В індустрії розробки програмного забезпечення колись придумали метод проведення нарад, званий скрам-мітинг (scrum-meeting, далі просто «скрам»). Особливість цієї індустрії в тому, що результатом нашої роботи є вкрай раціональний і перевіряється результат, тому має сенс повчитися досягати цілей саме у нас.
Scrum - це ціла методологія розробки програм, а scrum meeting - це тільки її частину. Будучи маленькою, вона легко відділяється і корисна сама по собі.
Суть скрам-мітингу в тому, що ведучий наради послідовно задає кожному учаснику три питання:
1. Що ти зробив за попередній день?
2. Що ти зробиш сьогодні?
3. Що тобі заважає?
Відповідаючи на перше запитання, учасник команди розповідає, які результати вже досягнуті на його ділянці роботи. Це - новини, які отримують все. Відповідаючи на друге питання, людина повідомляє про свої майбутні результати. Це - плани, і їх також чують інші учасники і тут же коректують і свої дії. Відповідаючи на третє питання, співробітник повідомляє про проблеми, у вирішенні яких йому також допоможуть колеги.
Це дуже сильна формула. У неї вкладається практично всі, про що колегам потрібно спілкуватися щодня. У ній немає місця інерції мислення, марним дискусій, така нарада не затягнеться і всі учасники отримають від нього негайну вигоду.
Скрам - не універсальний рішення для зовсім будь-яких нарад, не замінює дискусій і не є єдиною методикою. Найкраще формат скрам підходить для щоденних планерок.
Щоб скрам працював, важливо дотримуватися трьох основних правила.
1. Відповіді на ці питання слід формулювати ствердно і в теперішньому часі.
Те, що ти вже зробив, плануєш зробити або що заважає тобі - має бути сформульовано так, ніби це факт. Мовляв, на сьогоднішній день зроблено то і це; станом на завтрашній день зроблено це і то.
Людина так влаштована, що свої власні слова чує як би з боку. Ось чому часто буває так, що ти ділишся з кимось своєю проблемою і раптом сам, поки розповідав, знаходиш рішення. Розповідаючи і слухаючи одночасно, ти задіяв додаткові ресурси мозку.
Промовляючи свої плани в теперішньому часі ти настроюєш свій мозок на результат, а не на процес. Справа в тому, що у часів є тонкий смисловий відтінок. Минуле ( «що зробив») - це як би вже історія і нікому не потрібно; а майбутнього ( «що зроблю») - ще немає і не факт що буде. Тому не потрібно підсвідомо посилати самому собі і колегам такий мессадж невизначеності. Використовуй даний час. Воно вселяє віру, а без віри в результат неможлива продуктивна діяльність.
Поправив список гостей, замовив оренду залу.
Це дуже важливе правило, і воно працює практично завжди, і не тільки в скрам, до речі.
2. Цілі і завдання слід формулювати конкретно.
Планувати можна тільки такі дії, які приведуть до конкретно виражається результату. Неописаних або каламутну мета не можна досягти. Зрозумій правильно - не можна всерйоз планувати «пофиксить купу багів». Тому що день пройде і на питання, «пофікшена чи купа багів» можна буде відповісти і ствердно і негативно - і обидві відповіді будуть вірними. Це не конкретика.
Те, що ти плануєш зробити або зробив - повинно мати відчутний, об'єктивний і перевіряється результат і ось саме його і потрібно озвучувати на скрам-мітингу.
Досягнення практично будь-яких сучасних корпоративних цілей можливо тільки в команді, а не окремою людиною; а команда не вміє спілкуватися телепатично і тому - на жаль - змушена узгоджувати спільну працю.
Ти обов'язково повинен продумати, що саме буде для тебе результатом сьогодні. Це дуже легко: якщо ти сядеш на хвилинку з ранку і поміркувати над тим, що саме робитимеш сьогодні, то ти неминуче прийдеш саме до списку результатів, а не процесів.
Пофікшу купу багів.
Попрацюю з новоприбулими людьми.
Екскурсія трьом новим співробітникам по офісу і виробництва проведена; Нові співробітники ознайомлені з правилами роботи в організації і отримали відповіді на всі свої перші питання.
Потестил новий сервер.
Новий сервер перевірений - конфігурація відповідає заявленій, залізо працює, навантаження тримає.
Подзвоню Тані; дата установки кавоварки узгоджена, контракт підписаний.
Знову-таки, це потрібно для того, щоб налаштувати свій мозок. План дій на день малює тобі якусь дорогу, по якій ти цей день сьогодні пройдеш. На такій дорозі видно початок, видно рух і - важливо - кінець. Така дорога буде тебе підсвідомо мотивувати і ти раптом виявиш, що з денним планом набагато легше концентруватися на роботі і не відволікатися на дрібниці. Зверни увагу - ти безкоштовно отримаєш додаткову концентрацію своєї уваги.
3. Заявлені результати повинні бути перевіряються.
Те, що ти зробив або зробиш, має привести до таких змін в навколишньої дійсності, які хтось може об'єктивно перевірити. Перевірити, що заявлений результат дійсно створений. Як я написав вище, «пофікшена чи купа багів» - перевірити неможливо, тому що не можна дати достовірний і однозначну відповідь на це питання. Виходячи з цього формулюй завдання так, щоб їх потім можна було підтвердити.
Це потрібно для того, щоб ти постійно тримав в умі ту мету, заради якої ти сьогодні щось робиш. Чи не процес, що не контекст ( «Я виправляю цю строчку коду»), а саме мета ( «Я роблю так, щоб користувач міг змінювати картинку в профілі»).
Також важливо розуміти, що непроверяемая завдання, яку не можна перевірити результат - це не результат. Якщо результат не має в самому собі докази корисності, то на якій підставі можна вважати, що пророблена робота має цінність?
(Зверни увагу - тут слова «поспілкувався» і «отримав» хоч і сказані в минулому часі, а все ж несуть в собі сенс сьогодення і послання достовірності)
Поспілкуюся з людьми про те, як поставити нові ряди крісел в залі.
Поспілкувався з людьми про те, як поставити нові ряди крісел в залі, отримав кілька можливих рішень з бюджетом і віддав на узгодження в фінансовий відділ.
Бага 457 по відображенню картинки користувача виправлена.
Бага 457 виправлена, при відкриванні сторінки користувача показується його особиста картинка.
Скрам-мітинг проводиться стоячи. Люди не люблять стояти, тому, при сумлінному ставленні, скрам-мітинг стоячи пройде швидше. Крім того, айтішникам корисно хоч іноді вставати з-за комп'ютера.
Підготуйся. Перед скрам потрібно посидіти дві хвилини, перебрати завдання, намітити цілі на сьогоднішній день і підбити результат дня минулого. Інакше ти будеш прямо по ходу мітингу болісно згадувати і вигадувати, наводячи на колег смертельну нудьгу. Скрам - це процес обміну інформацією, а не її створення.
Питання завжди вимовляється. Здавалося б, все знають ці три питання, нехай відразу просто по черзі відповідають, не потрібно питання вимовляти. Неправильно. Якщо забути вимовляти питання, то суть скрам-мітингу з часом змаститься і розчиниться. Три набили оскому питання повинні бути задані кожному учаснику проекту на кожному скрам-мітингу. Якщо скрам-мітинг сам зі себе є пульсом проекту, то три питання є пульсом скрам-мітингу.
Тримайся в темі. Буває так, що ти перескакуєш з «що зробив» на «що зроблю» прямо в середині речення, тому що часто одне завдання випливає з іншого. Важливого не дозволяти собі цього робити, тому що спочатку в скрам підводиться підсумок попереднього дня, а тільки потім уми починають мріяти про таке.
Ніяких обговорень. Скрам-мітинг призначений виключно для обміну інформацією про виконану роботу і плани на майбутнє. Саме на цьому має концентруватися увага учасників. Тому поки один учасник проекту розповідає - інші слухають, а всі виникаючі питання тихесенько собі записують для подальшого обговорення.
Ніякої звітності. Вкрай важливо розуміти, що скрам - це не механізм звітності керівництву. Це - своєрідне обіцянку всім учасникам, яке знімає стресовий фактор і дозволяє їм бути чесними з собою та колегами. Тому ні в якому разі не можна перетворювати скрам-мітинг в доповідь керівництву. Найкраще начальнику зовсім не брати участь в скрам-мітингу.
... unless all you plan to do is to eat chocolate to have at least one thing done every day ... (хтось про GTD).
Ніякої критики і ніяких оціночних суджень. Навіть невербально. Ніхто не ідеальний, і без зривів не рухається жоден проект. Коли співробітник говорить «ничерта не зробив, грав в кульки цілий день» - то дуже цінно, що він може це сказати прямим текстом! У всіх нас бувають дні, коли ми тільки і можемо грати в тупу іграшку на робочому місці. Якщо ти цього співробітника змусиш відчувати за собою провину за цей день, то наступного разу він буде придумувати якусь нісенітницю, що в підсумку лише дезінформує колектив і вб'є атмосферу довіри.
100% уваги. Повна заборона на всі комунікаційні засоби на час проведення скрам-мітингу. Аськи офлайні, мобільники вимикаються і вся увага приділяється мітингу. Розрив контексту під час мітингу коштує дорого і повинен бути покараний штрафом.
Якщо ти сам і є цілком вся команда - веди скрам-мітинг для себе. Відкривай текстовий файлик, пиши: «Що зробив?», А трохи нижче - відповідь. Ти не обмінюєшся інформацією, але все одно задієш потрібні частини мозку для вирішення своїх питань. Якщо хочеш, проводь скрам-мітинг з дзеркалом, це теж цілком працює.
Не соромся повертати питання. Люди так просто не можуть відразу навчитися формулювати думки прозоро і вголос, тому перші скрам-мітинги можуть бути дуже важкими. Наприклад, у мене був досвід проведення першого скрам в колективі, де один співробітник ніяк не міг сформулювати конкретний перевіряється відповідь в теперішньому часі. От не міг і все. Я повертав йому питання близько двох годин поспіль (!), І раптом в один момент він прозрів і зрозумів. Виграв весь колектив.
"Усе! З понеділка починаю нове життя! »- сказав невдаха
Просто почни. Скрам-мітинг - це така процедура, яка ніколи не шкодить і негайно змінює на краще будь-який проект або організацію. Не потрібно чекати кінця ітерації, щоб провести перший скрам-мітинг. Не потрібно чекати нового проекту і навіть нового дня. Проведи перший скрам прямо зараз!
No pain - no gain.
Скрам-мітинг, як і будь-яка зміна в бік прозорості, швидше за все, людям не сподобається. Тому проведення скрам-мітингу повинно продавлюватися і підтримуватися керівництвом, але тільки тоді, коли керівництво розуміє цінність скрам. Інакше будуть ліниві моменти типу «і так все зрозуміло, сьогодні скрам не проводимо». І тоді не з'явиться, наприклад, пульс в команді. А потім спокуса пропустити скрам буде все сильніше, тому що в каламутній воді простіше потурати своїй ліні.
Навіть якщо у вас весь проект розвалюється, то нехай у нього буде хоч один твердий стрижень, і нехай цим стрижнем буде щоденний скрам-мітинг. Проекти приходять і йдуть, а твердий стрижень залишиться.
Мене звуть Єгор Єгоров. Я - техдір і співвласник компанії Treebune.net, керівник проектів і програміст з 20+ роками досвіду, спеціаліст з систем масового обслуговування і журналіст за освітою. Детальніше.