У багатьох випадках переміщення лабораторії або приладів неминуче і може стати важким завданням. Організація є ключовим аспектом успішного переміщення, тому ми створили керівництво, у тому числі кілька корисних порад, щоб максимально полегшити передислокацію.
Фаза 1: Планування
Ретельне планування є запорукою успіху при передислокації. Після підтвердження дати переїзду потрібно проінформувати певні організації і служби про намічену передислокації. Будьте готові ще до переїзду скласти поетапний план підготовки місця, в якому будуть детально описані всі вимоги. У нього повинні входити всі питання, які потребують організаційних заходів за місцем, які необхідно прийняти до початку демонтажу інженерами приладів.
Переконайтеся, що всі зацікавлені особи беруть участь в процесі: від відповідальних осіб і керівництва лабораторії до менеджерів адміністративного відділу і сторонніх постачальників. Доброю ідеєю стане ведення журналу заходів для розподілу обов'язків між ключовими учасниками та надання їм можливості відстеження виконання і дотримання термінів. Поспіх може спричинити за собою пошкодження обладнання, тому переконайтеся, що виділили достатньо часу для ретельного виконання завдань, пов'язаних з переїздом.
При бажанні переконатися, що всі необхідні заходи заплановані, скачайте наш безкоштовний поетапний план передислокації.
Фаза 2: Підготовка
Необхідно акуратно заповнити документацію, отриману на етапі планування передислокації, до переміщення приладів з лабораторії.
Хорошу службу при відстеженні переміщуваного майна послужить реєстр всього обладнання, матеріалів і приладів. Він стане в нагоді на етапах початкового планування і підготовки до самої повторної установки і настройки на новому місці. Слід записати моделі і серійні номери, а також кількість переміщуваних комп'ютерів. Також корисним буде залишити координати для кінцевих користувачів обладнання на випадок виникнення складнощів.
Маркування всіх коробок із зазначенням спільно упакованих приладів допоможе заощадити час і уникнути плутанини після прибуття на нове місце. Вона також допоможе визначити підходяще розташування в новому приміщенні.
Чи не переносьте зайве: використовуйте передислокацію в якості можливості позбутися від застарілого і зламаного обладнання та витратних матеріалів.
Цей етап передислокації є хорошою можливістю переконатися, що місце призначення підготовлено для переміщуваного обладнання. Чи є відповідне сховище для обладнання, яке не буде потрібно найближчим часом? Підведено чи електроживлення, газ, вода і вентиляція, необхідні для роботи приладів? При передислокації важливо переконатися, що ви виділили час на оцінку нового місця перед переїздом.
Фаза 3: Демонтаж
Аналітичні прилади є чутливими одиницями обладнання, тому необхідно ретельно перевірити, чи були вони виведені з експлуатації належним чином. Перед переїздом важливо перевірити, чи були всі великі одиниці обладнання очищені і позначені відповідним чином. Важливо пам'ятати, що обслуговування і упаковку деяких приладів перед переїздом повинен виконувати сам виробник.
Необхідно надати науковцям і керівництву лабораторії максимальну кількість інформації по передислокації. Вони повинні знати, коли обладнання перейде в автономний режим і коли повернеться в інтерактивний, щоб відповідним чином планувати свою роботу. Це також корисно, оскільки вони можуть дати рекомендації з приводу конкретних вимог до обслуговування.
Якщо обладнання вивозиться з країни, то слід переконатися в наявності відповідної документації, що дозволить зменшити час простою. На митниці можуть виникнути складності, тому перевірте наявність всього необхідного від рахунків-фактур до довіреностей.
Фаза 4: Передислокація
Коли, нарешті, підійде момент переїзду на нове місце, все повинно пройти відносно спокійно, завдяки ретельному плануванню і підготовці.
Надзвичайно важливо захистити прилади під час механічних переміщень, тому слід дотримувати акуратність при упаковці. Такі дрібні елементи, як кабелі, можна помістити в окремі пакети і скласти в одну коробку. Більші елементи слід акуратно загорнути в захисну упаковку, яка захищає від пошкоджень. Не забудьте ноутбуки, диски з ПО і ліцензії, які часто залишаються на старому місці при переїзді лабораторії.
Постачальник послуг по передислокації подбає про більшу частину дій, пов'язаних з механічним переміщенням, але, можливо, буде потрібно простежити за переїздом лабораторії. Не забудьте відзначати пункти в реєстрі в міру навантаження устаткування для перевезення.
Фаза 5: Повторна установка і настройка
"Повторне введення приладів в експлуатацію, можливо, є найбільш складним аспектом передислокації. Якщо обраний надійний постачальник послуг по передислокації, не повинно виникнути ніяких проблем, а процес повторної установки пройде максимально швидко.
Можливо, буде потрібно зв'язатися з тими ж організаціями та службами, які були повідомлені про переїзд, для підтвердження успішної передислокації лабораторії. Для відповідності нормативним вимогам може знадобитися обстеження нового місця.
Переїзд за допомогою Agilent
Допомога при переїзді за програмою Agilent CrossLab є найбільш вдалим вибором при переміщенні обладнання, незалежно від того, переміщується чи єдиний прилад або ціла лабораторія, в сусідню кімнату або на інший континент. Послуги оптимізовані під індивідуальні потреби і поширюються на всі лабораторні прилади, незалежно від виробника.
Нашим головним завданням є швидке і ефективне відновлення роботи лабораторії на новому місці. До пропонованих послугах відноситься:
- комплексне планування;
- демонтаж приладів;
- упаковка, перевезення та відвантаження;
- повторна установка, настройка і приймально-здавальні випробування.
До додаткових послуг відносяться: перевірка відповідності нормативним вимогам, регламентно-профілактичні роботи і навчання нового персоналу.
Потрібна допомога в плануванні подальших дій? Відвідайте веб-сайт www.agilent.com/en-us/promotions/relocation і скачайте НОВІ інструменти, які дозволять максимально полегшити переїзд.