Підприємства та організації для ефективного обліку матеріалів і товарів, які надходять від постачальників або з переробки, застосовують в бухгалтерському документообіг облікову форму, закріплену нормативними актами. Це форма М-4 (прибутковий ордер). Даний документ оформляється співробітником, призначеним керівництвом підприємства для оформлення відповідних документів про матеріальну відповідальність.
Прибутковий ордер виписується в одному екземплярі в день надходження матеріалів, товарів та інших цінностей на склад, а також сировини і напівфабрикатів у виробничі підрозділи підприємства. У тих випадках, коли протягом одного робочого дня, відбувається кілька надходжень одного і того ж матеріалу, складається одна форма ордера з відображенням усіх надходжень. Прибутковий ордер виписується на фактично надійшло кількість цінностей на склад. При оформленні надійшли на склад дорогоцінних металів і каменів необхідно відобразити в ордері номер реєстрації технічного паспорта в спеціальній графі.
Заповнювати форму прибуткового ордера М-4 можна вручну або за допомогою автоматизованого програмного забезпечення (в залежності від того, як ведеться облік на даному конкретному підприємстві). При оформленні ордера
необхідно заповнити назву підприємства та його реквізити, назва підрозділу, номер і дату прибуткового ордера, найменування та номер складу, назва постачальника, номер рахунку і субрахунку для обліку матеріалів (товарів), а також номер платіжного і супровідного документа. Далі слідує таблиця, в якій необхідно відобразити: найменування матеріальних цінностей, їх номер, вказати одиницю виміру, кількість за документами постачальника і фактично надійшло, ціну на одиницю товару, суму без податку, суму ПДВ, загальну суму з ПДВ. Також списується номер технічного паспорта (при наявності) та номер по картотеці.
В кінці таблиці підбиваються підсумкові суми, порожні графи прокреслюються. Оформляється прибутковий ордер підписами особи, яка прийняла матеріали на склад і особи, яка поставила дані матеріали. Далі прибутковий ордер передається в бухгалтерію підприємства.