При списанні використаного палива на витрати необхідно дотримуватися норм витрат паливно-мастильних матеріалів при роботі автомобільного транспорту і в бухгалтерському, і в податковому обліку
Василь Куделовіч, економіст
Статті по темі
Нормативне регулювання необхідності застосування норм паливно-мастильних матеріалів
До складу матеріальних витрат організацій, що мають на балансі автотранспорт, включаються витрати на використання паливно-мастильних матеріалів (ПММ). Організації зобов'язані вести бухгалтерський і податковий облік ПММ.
Використане паливо для роботи автомобільної техніки списується на витрати організації з метою бухгалтерського і податкового обліку. Найчастіше організації не дотримуються законодавства і перевищують допустимі норми споживання ПММ. Під ПММ розуміються бензин, дизельне паливо, гас, дизельне і автотракторне масла, стиснений та скраплений газ, що використовуються в якості моторного палива, а також інші технічні та спеціальні рідини, що застосовуються при експлуатації транспортних засобів (легкових і вантажних автомобілів, автобусів, мікроавтобусів, тягачів , самоскидів, фургонів, спеціальних і спеціалізованих автомобілів (крани, навантажувачі, пожежні автомобілі тощо)).
При використанні ПММ необхідно керуватися положеннями наступних нормативних документів:
- Особливої частини Податкового кодексу РБ (гл. 14 "Податок на прибуток");
- інших нормативних документів.
Норми витрат ПММ (в залежності від їх видів) можуть встановлюватися як законодавством, так і організацією. Окремо виділяють нормування мастильних матеріалів і палива. Розглянемо, які норми законодавства повинні дотримуватися при нормуванні і списання на витрати вартості спожитих ПММ.
Ні в Основних положеннях, ні в Особливої частини Податкового кодексу РБ не сказано, що при списанні на витрати використані ПММ підлягають нормуванню.
Разом з тим необхідно пам'ятати, що на території Республіки Білорусь діє Інструкція № 141. Норми витрати палива, розраховані відповідно до Інструкції № 141, призначені для використання при обліку і контролі витрачання палива механічними транспортними засобами, машинами, механізмами та устаткуванням, що експлуатуються юридичними особами і індивідуальними підприємцями, зареєстрованими на території Республіки Білорусь (п. 2 Інструкції № 141).
Слід враховувати і діючі норми таких документів, як:
На підставі подп. 1.1 п. 1 постанови № 806 організацію нормування витрат на виробництво і реалізацію товарів (продукції, робіт, послуг) здійснюють:
- міністерства та інші республіканські органи державного управління - по підвідомчим їм підприємствам республіканської форми власності;
- об'єднання, підлеглі Уряду РБ, - по підприємствах всіх форм власності, які входять до їх складу;
- облвиконкоми і Мінгорісполком - по підприємствах комунальної та недержавної форм власності, а також за індивідуальними підприємцям.
Контроль за обгрунтованістю застосовуваних підприємствами, організаціями та індивідуальними підприємцями норм і нормативів витрат на виробництво і реалізацію товарів (продукції, робіт, послуг) здійснюється відповідними міністерствами, іншими республіканськими органами державного управління, об'єднаннями, підпорядкованими Уряду РБ, облвиконкомами і Мінміськвиконкому в межах своєї компетенції ( п. 4 постанови № 806).
З огляду на, що для більшості суб'єктів господарювання процедура узгодження норм витрати з зазначеними вище державними органами встановлена не була, в ситуації, що склалася суб'єкти господарювання самостійно стверджують і застосовують норми витрат матеріальних ресурсів виходячи з технічної і технологічної документації.
Необхідно брати до уваги, що Мінтранс РБ розробляє і затверджує відповідно до законодавства технічні нормативні правові акти, норми в галузі транспортної діяльності, а саме норми споживання ПММ. Цими нормами необхідно керуватися в т.ч. і при визначенні собівартості продукції (робіт, послуг) і витрат з метою податкового обліку.
За нераціональне використання ПММ передбачена адміністративна відповідальність
Так, нераціональне використання ПЕР, що виразилося в наднормативне їх витрачання, обумовленому недотриманням вимог, встановлених законодавством РБ або технологічними регламентами і паспортними даними для діючого обладнання в частині використання цих ресурсів, або в експлуатації без виробничої необхідності на холостому ходу електродвигунів, електропечей та іншого електро- , тепло-, що використовує паливо обладнання, або в прямих втратах палива, стисненого повітря, води і теплової енергії, викликаних несправністю обладнання, арматури, трубопроводів, їх теплоізоляції, або у використанні електричної енергії з метою опалення і гарячого водопостачання службових та інших приміщень без дозволу енергопостачальних організацій та органів державного енергетичного нагляду чи з порушенням заданого режиму роботи електрокотелень, нагрівальних приладів, а також в інших цілях , не обумовлених виробничим процесом, або в наднормативне витрачання електричної енергії для освітлення, тягне за собою накладення штрафу в р змери до 30 базових величин, а на юридичну особу - від 10 до 400 базових величин (ст. 20-1 КпАП).
Дотримання норм витрат мастильних матеріалів для роботи автомобільного транспорту
Норми витрат мастильних матеріалів встановлено на 100 л (куб. М стисненого природного газу) загальної витрати палива, розрахованого за нормами для конкретного автомобіля: масел - в літрах на 100 л (куб. М стисненого природного газу) витрати палива, а мастил - в кілограмах на 100 л (куб. м стисненого природного газу) витрати палива. Норми можуть збільшуватися до 20% для автомобілів, які перебувають в експлуатації понад 8 років.
Зазначені норми включають в себе заміну масла при технічних обслуговуваннях і долівку в процесі експлуатації.
Витрата мастильних матеріалів при капітальному ремонті агрегатів автомобілів встановлюється в кількості, що дорівнює одній заправної ємності системи змащування даного агрегату.
У Збірнику наведені норми витрат масел і мастил по маркам (моделям) автомобілів, за якими такі норми встановлені індивідуально.
Витрата мастильних матеріалів для автомобілів (в т.ч. іноземних марок) і тракторів, що не увійшли до Збірника, здійснюється за тимчасовим нормам витрати (див. Табл.).
Для автомобілів, обладнаних гідромеханічними коробками передач (крім БелАЗ і МоАЗ), тимчасова норма витрати спеціальних масел збільшується до 0,3 л.
Таким чином, при заміні мастил необхідно дотримувати зазначені норми на 100 л загальної витрати палива.
Заміна масла проведена в кількості 10 л. Це кількість встановлено для 417 л використання бензину: 10 × 100 / 2,4. Заміна масла здійснена для пробігу автомобіля в кількості 4 739 км: 417 × 100 / 8,8.
При використанні ПММ необхідно дотримуватися норм витрати палива для роботи автомобільного транспорту
Норма витрати палива стосовно до автомобільного транспорту - це встановлене значення міри споживання даного витратного матеріалу при роботі конкретного автомобіля.
Кожна організація має право самостійно визначити норми витрат палива з урахуванням технологічних особливостей свого виробництва.
Розробка норм витрат палива в організації здійснюється на підставі Інструкції № 141. У ній дано визначення норм витрат палива:
- лінійна норма витрати палива - обсяг палива, що споживається двигуном технічно справного автомобіля на 100 км пробігу в літрах або кубічних метрах, без урахування підвищень (знижень) і додаткової витрати палива;
- додаткова витрата палива - обсяг палива, що споживається двигуном механічного транспортного засобу, машини, механізму та обладнання понад встановлену норму за певних умов експлуатації;
- тимчасова норма витрати палива - обсяг палива, що споживається двигуном механічного транспортного засобу, машини, механізму та обладнання, відповідний контрольному витраті палива, встановленому організацією (заводом) - виробником для даного механічного транспортного засобу, машини, механізму, устаткування в інструкціях по експлуатації.
Застосовувана в організації розрахункова норма витрати палива затверджується наказом керівника. У цьому наказі доцільно вказати по кожній марці автомобіля або іншої техніки базову (лінійну) норму витрати палива, підвищення (зниження) норми, додатковий витрата палива, а також розрахункову норму витрати палива, яка буде застосовуватися при фактичному списанні палива.
Наказ може виглядати наступним чином:
Як правило, якщо керівником не издается наказ про підвищення (зниження) норми витрати палива, то застосовуються лінійні норми, затверджені Мінтрансом РБ.
Відзначимо також, що в разі відсутності встановленої лінійної норми витрати палива до її затвердження Мінтрансом РБ облік фактичних витрат палива при русі механічного транспортного засобу в межах міста і за його межами проводиться з тимчасової нормі, відповідної контрольному витраті палива, встановленому заводом-виробником в інструкції по експлуатації для відповідного механічного транспортного засобу (крім трактора), але протягом не більше 6 місяців.
Якщо завод-виготовлювач або його офіційний представник аргументовано підтверджує, що модифікація автомобіля не має конструктивних відмінностей від базової моделі, які впливають на витрату палива, може застосовуватися затверджена лінійна норма на відповідну базову модель автомобіля.
Нормування витрат ПММ слід дотримуватися при веденні бухгалтерського обліку
Основним документом, на підставі якого визначаються витрата і списання палива, є шляховий лист, який дає право водієві:
- на виїзд автомобіля з гаража (місця стоянки) на дороги загального користування для виконання встановленого в ньому завдання;
- на в'їзд автотранспортного засобу і перебувають в ньому осіб, зазначених у дорожньому листі, на територію вантажовідправника або вантажоодержувача, якщо для цього не потрібно спеціальної перепустки.
На підставі даних шляхових листів про пробіг вартість спожитого палива списується на витрати.
Однак з урахуванням розглянутих вище нормативних актів використане паливо слід списувати з урахуванням затверджених норм його споживання.
При наднормативний витраті ПММ перевитрата на собівартість продукції (робіт, послуг) не відноситься, а списується на позареалізаційні витрати як сума втрат активів, якщо перевитрата встановлюється з вини організації. У випадках, коли перевитрата ПММ допущений з вини працівника підприємства (організації) або встановлено факт розкрадання, вартість ПММ, використаних понад установлені норми, відшкодовується винною особою.
Таким чином, при списанні на витрати з метою бухгалтерського обліку необхідно нормувати витрати з урахуванням використання ПММ на 100 км пробігу.
Останнім часом виникають питання, пов'язані з економією або перепал ПММ. Коли вимір кількості, що залишилася палива в баках проводиться в кінці місяця, то однозначно визначається економія чи перевитрата.
В автомобілях нових модифікацій є спеціальні прилади (або організаціями самостійно встановлюються комп'ютери), що дозволяють щодня визначати перепал або економію ПММ. Зокрема, як бути, якщо в одному і тому ж звітному місяці в окремі дні допущена економія, а в окремі - перевитрата? В даному випадку організації слід вести протягом звітного місяця накопичувальну відомість обліку використання ПММ по кожному водієві. В кінці місяця, якщо мають місце економія і перевитрата, слід перекривати одне іншим, тобто вести так званий сумарний облік і виводити за результатами заліку за місяць або економію, або перевитрата.
Такий висновок випливає з норм п. 18 Інструкції № 74: "Дані про наявність залишку палива в баках транспортних засобів, машин і механізмів на кінець звітного місяця, враховані на субрахунку" Паливо в баках транспортних засобів ", щомісяця підтверджуються актом зняття залишків".
Розглянемо, як відображається використання палива в бухгалтерському обліку.
Організація використовує службовий легковий автомобіль Mercedes Benz 300 D. Лінійна норма витрати дизельного палива на 100 км - 9,4 л. Лінійна норма наказом керівника збільшена на 10% (з урахуванням експлуатації автомобіля в містах з чисельністю населення понад 1 млн. Руб; автомобіль використовується в місті Мінську), і норма витрати склала 10,34 л на 100 км. На початок місяця в баку фактичний залишок дизпалива склав 15 л. За місяць заправлено 250 л, залишок на кінець - 20 л. Фактичні витрати за місяць - 245 л. Вартість 1 л без ПДВ (ПДВ прийнятий до відрахування) - 1 950 руб. Пробіг автомобіля за місяць - 2 340 км.
Розрахуємо витрата палива за нормою для пробігу 2 340 км - 242 л (2 340/100 × 10,34). Керівником прийнято рішення перевитрата списати за рахунок коштів організації, так як він пов'язаний з роботою кондиціонера. Додаткова норма на роботу кондиціонера не затверджена.
У бухобліку виробляються записи:
1) в межах норм витрати: Д-т 26 - К-т 10 - 471 900 руб. (242 × 1. 950);
2) понад норми витрати: Д-т 92, (84) - К-т 10 - 5 850 руб. (3 × 1. 950).
Умова, як в прикладі 2, але перевитрата списується на винну особу (водія) за рішенням керівника організації.
У бухобліку робляться такі записи:
1) в межах норм витрати: Д-т 26 - К-т 10 - 471 900 руб. (242 × 1. 950);
2) понад норми витрати: Д-т 94 - К-т 10 - 5 850 руб. (3 × 1. 950);
3) обчислено ПДВ від вартості палива, використаного понад норми: Д-т 94 - К-т 68 посилання - 1 170 руб. (5 850 × 20%);
4) списується перепал на матеріально відповідальна особа: Д-т 73 - К-т 94 - 7 020 руб. (5 850 + 1 170);
5) матеріально відповідальна особа погашає недостачу: Д-т 70 (50) - К-т 73 - 7 020 руб.
Нормування витрат ПММ необхідно дотримуватися і в податковому обліку
У гл. 14 Особливої частини Податкового кодексу РБ відсутня норма, яка зобов'язує дотримуватися норм споживання ПММ в податковому обліку. Однак з урахуванням розглянутих вище положень необхідно дотримуватися норм споживання ПММ як при веденні бухгалтерського, так і при веденні податкового обліку. Ймовірно, що при розробці Податкового кодексу РБ, зокрема норм ст. 131, малося на увазі включити в подп. 1.7 п. 1 норми не тільки про те, що при оподаткуванні не враховуються витрати на оплату вартості паливно-енергетичних ресурсів, витрачених понад ліміти, доводяться до організацій в установленому порядку, але і понад норми споживання ПММ.
Таким чином, норми споживання ПММ з урахуванням пробігу (на 100 км) транспорту діють, вони не скасовані, тому їх слід враховувати при списанні вартості використаних ПММ на роботу автомобільного транспорту в бухгалтерському та податковому обліку.