Однією з форм систематизованої зв'язку НГО із засобами масової інформації, особливо з газетами, журналами є прес-релізи.
Прес-релізи має кожна редакція, і перевага віддається тим повідомленнями, які виконані на високому професійному рівні: відрізняються точністю і лаконічністю викладу, містять конкретні факти, що викликають у Новомосковсктеля інтерес.
Прес-реліз - це, по суті, розповідь про новини. Це може бути коротке повідомлення про створення нової громадської організації, про грант, отриманий від організації, фонду, інформація про підсумки діяльності волонтерів, про ті послуги, які отримали клієнти організації та ін.
Головне призначення прес-релізу - дати ЗМІ інформацію, яка викличе інтерес у потенційних клієнтів організації і підніме її престиж. В якості ілюстрації наведемо два прес-релізу:
Психологічна служба • підліткам
"Психологічна служба допомагає підліткам"
Проблема суїциду спантеличила місцева влада і громадськість. У порівнянні з попереднім роком кількість самогубств серед молоді у віці 13-17 років збільшилася на 3,7%,
Що призводить підлітків до добровільного відходу з життя? Деякі звинувачують школу, яка завдає шкоди психічному здоров'ю виховуються, проявляючи байдужість до їхніх потреб. Іншим причина бачиться в недоліках сімейного виховання, треті джерело проблеми знаходять в негативному впливі низькопробної продукції, що заполонила екрани Т V. Разом з тим всі єдині в думці: - підлітки відчувають себе незахищеними, самотніми, непотрібними через невміння спілкуватися, вирішувати конфліктні ситуації. Незалежна асоціація психологів відкрила в нашому місті центр, в якому для підлітків проводяться психологічні практикуми по ефективній організації спілкування.
За свідченням учасників, які пройшли тренінг, вони змінили свої життєві позиції, цінності, і взяли контроль над своїм життям у свої руки. Досвідчені психологи допомогли дітям мобілізувати свідомі і несвідомі ресурси психіки для формування життєствердною позиції,
А ось приклад прес-релізу, який повідомляє про типовий проект, що проводиться за сприяння організації Rural Ас tion for the Е nvironment.
Rural Action for the Environment
Співробітник для зв'язку:
"Дикі тварини - ласкаво просимо в Шінфорд"
Жабам відтепер не треба шукати собі місце проживання - у них тепер є відновлений ставок в селі Шінфорд. Інші тварини можуть оселитися на ділянці біля церкви, Стіна навколо нього теж недавно відновлена. Члени парафіяльної ради і церковної ради села Шінфорд провели роботи завдяки гранту на 800 фунтів наданим організацією Rural Action for the Е nvironment.
Частина коштів гранту використана на оплату професійного муляра, який відновив частково зруйновану церковну огорожу з вапняку. Добровольці очистили стіну від плюща і бузку. Вони з'ясували, як підтримувати стан стіни в майбутньому. Кошти гранту використані також на консультації щодо підтримки місця проживання для диких тварин в цьому селі,
Як каже Марі Браун, представник парафіяльної ради села Шінфорд: "Грант від організації Rural Action for the Environment дійсно допоміг нам досягти всіх цих поліпшень".
Перший абзац прес-релізу - найважливіший, в ньому необхідно повідомити найостанніші новини і відповісти на п'ять головних журналістських запитань:
- де це відбувається?
- коли це відбувається?
- Чому це відбувається?
Зазвичай вже в першому реченні даються відповіді на перші чотири питання. наприклад:
Вчора Обласна організація захисту прав дітей в приміщенні філармонії відкрила виставку художніх робіт дітей з відхиленнями в розумовому розвитку.
Абзаци, які йдуть за першим, називаються "тілом" повідомлення. Їх використовують для уточнення, пояснення і докладної розповіді про ті явища, події, про які йшлося в першому абзаці.
Правильно організувати подачу інформації допоможуть картки розміром 9x15 см:
• на картці напишіть тему, яку ви хочете вкласти в один абзац;
• під кожною темою напишіть все, що до неї відноситься;
• якщо абзац виявиться довгим, перепишіть його кілька разів, поки він не скоротиться, максимум до чотирьох пропозицій, не більше 20 слів кожне;
• розкладіть картки за важливістю наведеної в них інформації.
До наступного за першим абзацом тексту ставляться такі вимоги:
• Подавати деталі в порядку їх значимості і інтересу, який вони можуть викликати: на початку релізу подається більш значима інформація.
• Форма викладу не повинна бути великовагової, вона радше має нагадувати розповідь очевидця.
• Пропозиції повинні бути короткою і простий конструкції - опускайте багатослівні визначення, але при цьому ніколи не жертвуйте фактами, складайте пропозиції в стилі декларації: ( "Як повідомляє. Центр підтримки творчих ініціатив розпочав работепо."); менше використовуйте додаткові конструкції ( "Екологічне двіженіеУкраіни, яке в цьому році.); уникайте спілок" і "і" але ", спробуйте обійтися точкою або крапкою з комою.
• Абзаци повинні бути короткими.
• Вибирайте знайомі слова. Слова, які зрозумілі професорові інституту, можуть виявитися незнайомими для домогосподарки, продавця. Ретельно перевіряйте написання і вживання термінів.
• Заголовок повинен бути коротким, інформативним і цікавим. Вдалий заголовок - половина успіху всього матеріалу.
• Віддавайте перевагу вживати дійсний, а не пасивний стан. Наприклад: "Вчора відкрилася виставка", а не "Виставка, відкрита вчора".
• Виражені вами емоції повинні бути позитивними.
• Використовуйте цитати, вони пожвавлюють розповідь і роблять його особистісним.
Як повинен виглядати прес-реліз?
- Використовуйте спеціальний папір для прес-релізів або папір з відповідним логотипом.
- Користуйтеся машинкою, друкуйте акуратно.
- Якщо ви застосовуєте обмеження, надрукуйте ваші інструкції великими літерами у верхній частині прес-релізу.
- Використовуйте папір формату А 4 (найбільш часто використовуваний формат).
- Ніколи не переносите частина пропозиції на наступний лист: часто листи прес-релізу надходять до різних складачам, і такі пропозиції можуть викликати складності.
- Пронумеруйте сторінки прес-релізу і, починаючи з другої сторінки і далі, проставте контрольний рядок - якщо прес-реліз більше двох сторінок, то в кінці кожної сторінки поставте слова "див. Далі", які є загальновизнаним вказівкою на те, що матеріал на даній сторінці не закінчується.
- В кінці тексту прес-релізу проставте слово "Кінець".
- Переважно скріплювати сторінки прес-релізу стиплером, а не скріпками.
- Чи не акцентуйте інформацію за допомогою жирного шрифту, підкреслення та ін .; журналісти вважають за краще самі визначати, що є важливим.
Спостереження за прес-релізом
Це настільки ж важливо, як і написання прес-релізу. Необхідно підготувати його за день-два до акції.
З'ясуйте терміни подачі матеріалів в місцевих засобах масової інформації і постарайтеся не турбувати дзвінками поза цими строками.
Добре мати список людей для контактів з числа фахівців вашого регіону (наприклад, журналістів, які піднімають проблеми пов'язані з екологією), постійно оновлюючи його.
Уважно стежте за газетами, телепередачами і т. Д. Щоб знати про події, що відбуваються. Це допоможе в складанні графіків, дозволить уникнути суперечать один одному повідомлень.
Переконайтеся, що контактують з вами представники засобів масової інформації знайомі з вашою діяльністю і знають, у чому, ви добре розбираєтеся. Вони потребують експертів і будуть звертатися до вас за консультацією.
Зберігайте копії прес-релізів і матеріалів, які в них не увійшли.
Назва вашої організації запам'ятатися Новомосковсктелю, що сприятиме іміджу справи, якому ви служите.
Прес-реліз обов'язково вручається журналістам на прес-конференціях. Тільки після вручення прес-релізу присутнім, можна посилати редакціям тих газет, представники яких не були присутні на прес-конференції.