Після проведення бесіди в обов'язковому порядку необхідно зробити запис бесіди або записати в документах іншої форми
Підготовлений за результатами бесіди документ може бути корисним як засіб отримання оперативної інформації для МЗС та інших установ, зацікавлених у співпраці з цією країною Він повинен містити докладний на інформацію про зміст розмови, розкривати суть основних питань, що обговорювалися показати досягнуті результати і існуючі розбіжності Виклад власної позиції під час бесіди подається стисло, без за йвоі деталізації Рекомендують запис бесіди оформити відразу після її завершення, як виняток - на сле дме день Під час бесіди роблять замітки, особливо тоді, коли мова йде про конкретні дати, прізвища, н азви т.д. Нотатки робить або сам учасник бесіди, або спеціально призначений для цього працівник Запис бесіди повинен бути викладений ясно, чітко, без двозначностей, спотворень, натяків, занадто в коли це стосується суті отриманої інформації. У супровідному (до запису бесіди) аркуші або службовій записці роблять висновки і вносять пропозиції за результатами розмов.
Запис бесіди проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов'язковому порядку необхідно:
а) вказати країну, місце, дату і тривалість бесіди, з чиєї ініціативи вона відбулася;
б) перерахувати кожного з учасників бесіди із зазначенням їх посад
Доречно зазначити, проводилася ця бесіда безпосередньо або через перекладача; вручалися (передавалися) при цьому якісь документи, їх копії, інші матеріали
Лекція 11.Заключітельние документи переговорів, візитів, міжнародних конференцій, зустрічей на вищому рівні
2. Структура підсумкових документів.
Мета лекції: познайомиться з видами заключних документів. Комюніке. Роль комюніке, його функції в дипломатичній практиці.
Ключові слова. дипломатична практика, дипломатичну мову, заключна частина, комюніке, основний текст, преамбула.