Практична робота № 7,8
Тема: Система управління базами даннихMicrosoftAccess.
Цілі: Студенти повинні знати. можливості та застосування СУБД; етапи побудови баз даних; основні поняття: поле, запис, файли.
Студенти повинні вміти. створювати структуру однотаблічной бази даних; вводити, редагувати і сортувати дані в полях; формувати запити для пошуку і відбору даних; зберігати файл бази даних на диску; створювати звіти для виведення даних.
Зберігання інформації - одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним з поширених засобів такого зберігання є бази даних. База даних - це файл спеціального формату, що містить інформацію, структуровану заданим образом.
Бази даних відіграють особливу роль в сучасному світі. Все з чим ми щодня стикаємося в житті, швидше за все, зареєстровано в тій чи іншій базі. Уміння працювати з базами даних сьогодні є одним з найважливіших навичок в роботі з комп'ютером, а фахівці в цій області ніколи не стануть безробітними.
Структура бази даних
Властивості полів. типи полів
Поля - це основні елементи структури бази даних. Вони мають властивості. Від властивостей полів залежить, які типи даних можна вносити в поле, а які ні, а також те, що можна робити з даними, що містяться в поле.
Основною властивістю будь-якого поля є його розмір. Розмір поля виражається в символах. Символи кодуються одним або двома байтами, тому можна умовно вважати, що розмір поля вимірюється в байтах. Від розміру поля залежить, скільки інформації в ньому може поміститися.
Унікальною властивістю будь-якого поля є його Ім'я. Одна база даних не може мати двох полів з однаковими іменами.
Крім імені у поля є ще властивість Підпис. Підпис це та інформація, яка відображається в заголовку стовпця. Якщо підпис не задана, то в заголовку рядка відображаються ім'я поля. Різних полях можна задати однакові підписи.
При роботі з базою даних Access припустимі наступні типи полів:
1. Текстовий - один рядок тексту (до 255 символів)
3. Числовий - число будь-якого типу (ціле, дійсне і т.д.).
4. Дата / час - поле, що містить дату або час.
5. Грошовий - поле, виражене в грошових одиницях (р. $ І т.д.)
6. Лічильник - поле, яке вводиться автоматично з введенням кожного запису.
7. Логічний - містить одне зі значень TRUE (істина) або FALSE (хибність) і застосовується в логічних операціях.
8. Поле об'єкта OLE - містить малюнки, звукові файли, таблиці Excel. документ Word і т.д.
Слід продумувати вибір того, чи іншого типу в процесі створення моделі бази даних.
1. Таблиці - основні об'єкти бази даних. У них зберігаються дані. Реляційна база даних може мати багато взаємопов'язаних полів.
2. Запити - це спеціальні структури, призначені для обробки даних. За допомогою запитів дані упорядковують, фільтрують, відбирають, змінюють, об'єднують, тобто обробляють.
3. Форми - це об'єкти, за допомогою яких в базу вводять нові дані або переглядають наявні.
4. Звіти - це форми "навпаки". З їх допомогою дані видають на принтер в зручному і наочному вигляді.
5. Макроси - це макрокоманди. Якщо якісь операції з базою виробляються особливо часто, має сенс згрупувати кілька команд в один макрос і призначити його виділеній комбінації клавіш.
6. Модулі - це програмні процедури, написані на мові Visual Basic.
Крім шести вкладок для основних об'єктів стартове вікно бази даних Access містить три командні кнопки: Відкрити, Конструктор, Створити. З їх допомогою вибирається режим роботи з базою.
2. Кнопка Конструктор - режим, в якому здійснюється побудова таблиці або форми.
3. Кнопка Створити служить для створення нових об'єктів. Таблиці, запити, форми і звіти можна створювати декількома різними способами: автоматично, вручну або за допомогою майстра. Майстер - програмний модуль для виконання будь-яких операцій.
Розглянемо приклад розробки бази даних «Лікарські рослини». Розробка складається з декількох етапів.
1 етап. Постановка проблеми. Створити базу даних, яка міститиме відомості про лікарські рослини. У базу включити наступні пункти: російська назва рослини, латинська назва рослини, місце зростання, використовувані частини рослини, біологічно активні речовини, час заготовки. У процесі створення передбачити можливості пошуку в базі даних, вибірку відомостей по заданим умовам і сортування.
ЗАВДАННЯ НА ДОМ! Підготувати для бази даних відомості про лікарські рослини і про загальні правила їх збору, сушки, і зберігання.
2. етап. Спосіб представлення інформації. Для зберігання даних ми будемо використовувати таблиці, а для роботи створимо форми для введення і пошуку потрібної інформації. Як програмне інструментарію для створення таблиць і форм в Access будемо використовувати можливості Майстри з підготовки форм і таблиць. Для роботи з формою будемо користуватися Панелями інструментів і Конструктором.
3. етап.Сінтез комп'ютерної моделі і технологія створення бази даних "Лікарські рослини". Це практична частина нашої роботи.
Вправа № 1. ЗапускAccess. Створення файлу нової бази даних.
1. Пуск4Программи4Microsoft Access
2. Після запуску на екрані з'являється вікно Access. в якому необхідно клацнути по посиланню Нова база даних
3. На екрані з'являється вікно Файл нової бази даних. В поле Папка відкрийте особисту папку в папці своєї групи на мережевому диску викладача. У текстовому полі Ім'я файлу замість db 1 введіть lekarstvennierasteniya. ЩелкнітеСоздать.
Мал. 1 Вікно Microsoft Access
Вправа 2. Створення таблиці "Рослини".
1. У вікні lekarstvennierasteniya виділіть об'єкт Таблиці та клацніть Створити.
2. У вікні Нова таблиця виберіть пункт Конструктор і клацніть ОК
3. У вікні Таблиця 1: таблиця в графу Ім'я поля введіть імена полів, а в графу ТіпДанних введіть їх тип:
Мал. 2 Об'єкти і кнопки Access
· Російська назва Текстовий
· Латинська назва Текстовий
· Місце виростання поле МЕМО
· Час заготовки Текстовий (розмір поля 250)
· Використовувані частини Текстовий (розмір поля 250)
· Біологічно активні речовини поле МЕМО
· Картинка поле об'єкта OLE
4. Закрийте вікно Таблиця1: таблиця. натиснувши кнопку Закрити.
5. На питання Зберегти зміни макету або структури таблиці? Натисніть кнопку Так.
6. Введіть у вікні Збереження ім'я таблиці - "Рослини", ОК.
7. На питання Задати ключові поля? клацніть Ні.
Вправа № 3. Заповнення таблиці Рослини.
1. У вікні Лікарські рослини Прізвище група: база даних клацніть Відкрити. На екрані з'явиться вікно Рослини: таблиця
2. Встановіть курсор в поле Русскоеназваніе і введіть "Звіробій звичайний". Для переміщення в наступне поле натисніть клавішу Enter або Tab.
3. В поле Латінскоеназваніе введіть "Hypericum perforatum L."
4. У поле місцезростання введіть "Зустрічається в лісовій і лісостеповій зонах європейської частини РФ, в Сибіру, на Уралі, Кавказі". Слід пам'ятати, що після натискання клавіші Enter при роботі з полем MEMO здійснюється перехід до наступного поля. Тому натискати на клавішу Enter можна тільки в кінці тексту.
5. У поле Час заготовки введіть "Під час цвітіння"
6. У поле Іспользуемиечасті введіть "Верхня частина стебел з листям і квітками"
7. В поле Біологіческіактівниевещества введіть "Гірке екстрактивних речовин, ефірне масло, каротин, вітаміни С, РР"
8. Клацніть правою кнопкою в поле Картинка.
· У контекстному меню виберіть команду Додати об'єкт ...
· Встановіть перемикач · Створити з файлу
· Натисніть кнопку Огляд і виберіть файл Звіробій з папки з картинками викладача, клацніть ОК
· Натисніть кнопку ОК. для завершення заповнення поля
Ви заповнили один рядок в таблиці Рослини, тобто занести перший запис в таблицю. Решта записи зробимо після того, як створимо форму, тому що це є більш зручним і наочним способом заповнення бази даних.
9. Закрийте таблицю і перейдіть у вікно lekarstvennie rasteniya
Вправа № 4. Створення форми.
1. Увімкніть вікно lekarstvennierasteniya. база даних на об'єкт Форми і клацніть кнопку Створити.
2. На екрані з'явилося вікно Нова форма. в якому в якості джерела даних виберіть таблицю Рослини.
3. Виберіть пункт Мастерформ і клацніть ОК.
4. Слідуючи підказкам Майстра форм виконайте наступний алгоритм:
· У вікні Созданіеформ. натискаючи кнопку >>. перенесіть все поля в форму. Клацніть Далі.
· Виберіть В один стовпець. Клацніть Далі.
· Виберіть Міжнародний Клацніть Далі.
· Залиште ім'я Рослини. Клацніть Готово.
В результаті виконаних операцій на екрані з'являється вікно lekarstvennierasteniya: база даних. Працювати з створеної формою незручно, через стандартного розташування полів. Перебудуємо отриману форму за допомогою Конструктора форм.
Вправа № 5. Налаштування форми Конструктором форм.
1. Для виклику конструктора клацніть кнопку Конструктор (рис. 3) на Панелі інструментів.
2. Після запуску режиму Конструктор на екрані з'являється вікно Растеніяформа. У цьому вікні ви бачите три поля Заголовокформи; Областьданних; Прімечаніеформи. Область даних - це поле в якому розташовується наша форма на екрані. Два інших поля необов'язкові, від них можна відмовитися. Клацніть в рядку меню Вид ® Тема / Прімечаніеформи. щоб відключити b. Поля Заголовок і Примітка зникнуть.