Оформлену належним чином посвідчення про відрядження, як правило, додається працівником до авансового звіту поряд з документами, що підтверджують фактичні витрати, понесені працівником у зв'язку з напрямком його в службове відрядження (п. 26 Положення N 749).
З огляду на вимоги наведених нормативних правових актів, можна зробити висновок, що посвідчення про відрядження і службові завдання не є первинними обліковими документами.
Сума вироблених підзвітною особою витрат відображається в обліку держустанови на підставі:
- Авансового звіту (форма 0504049), затвердженого в установленому порядку;
- доданих до звіту документів, що підтверджують зроблені витрати.
Первинні облікові документи підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року (п. 1 ст. 29 Закону N 402-ФЗ).
Відповідно до п. 668 Переліку посвідчення про відрядження працівників, направлених у відрядження в райони Крайньої Півночі і прирівняні до них місцевості, підлягають зберіганню протягом 75 років. В інших випадках посвідчення про відрядження підлягають зберіганню протягом 5 років.
- заверительную напис "Вірно";
- посада особи, яка засвідчує копію;
- розшифрування підпису (ініціали, прізвище);
Крім того, допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
Згідно п. 6 Інструкції N 157н установа формує свою облікову політику виходячи з особливостей своєї структури, галузевих та інших особливостей діяльності. Отже, Ваша установа має право самостійно визначити у своїй обліковій політиці порядок документообігу та форми первинних облікових документів, застосовуваних для оформлення фактів господарського життя. З огляду на, що терміни зберігання посвідчень про відрядження можуть відрізнятися від термінів зберігання авансових звітів, установа має право передбачити в локальному акті, який регламентує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, можливість застосування до авансових звітів копій посвідчень про відрядження.
Необхідність і доцільність оформлення копій посвідчень про відрядження і службових завдань за звичайними відряджень також визначається установою самостійно в рамках розробки порядку документообігу.
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
радник державної цивільної служби Російської Федерації 2 класу Шершньова Ганна
Контроль якості відповіді:
Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги Правовий консалтинг.