Фіксуємо факт відсутності на робочому місці
В першу чергу необхідно зафіксувати факт відсутності співробітника на робочому місці.
Акт складається в кінці робочого дня або зміни безпосереднім керівником зниклого працівника в присутності кількох свідків. Якщо компанія невелика, його може оформити і директор підприємства. Уніфікованої форми цього документа немає, його складають довільно, наприклад так, як показано нижче.
Зразок акту про відсутність співробітника на робочому місці
Акти про відсутність співробітника на робочому місці бажано складати кожен день. У разі якщо причина відсутності працівника виявиться неповажною, то його можна буде звільнити за грубе порушення трудової дисципліни (подп. «А» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
Записи в табелі
Замінюємо зниклого співробітника
У разі якщо місцезнаходження співробітника не буде встановлено протягом дня, доведеться підшукати йому заміну, адже роботу хтось повинен виконувати. Можливо кілька варіантів вирішення даної проблеми.
Залучаємо власні кадри
Якщо без зниклого фахівця не обійтися, керівник структурного підрозділу може запропонувати одному із співробітників, які мають відповідну кваліфікацію, заміщати відсутнього працівника без звільнення від основних трудових функцій.
При цьому співробітнику, заміщає зниклого фахівця, в обов'язковому порядку покладається доплата, розмір якої визначається за згодою сторін (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Той в свою чергу повинен дати письмову згоду на пропозицію керівника виконувати додаткову роботу протягом певного терміну (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Пропозиція про виконання додаткових обов'язків і згоду співробітника можна оформити одним документом, форма якого довільна.
Перш за все керівник структурного підрозділу, в якому працював зниклий працівник, визначає, хто із співробітників має відповідну кваліфікацію і може його замінити. Потім він робить фахівця пропозицію про заміщення в письмовій формі (зразок див. Нижче).
Далі керівник структурного підрозділу направляє службову записку директору, в якій повідомляє про необхідність заміни працівника (зразок див. Нижче).
Зразок пропозиції про суміщення професій
Якщо згоду співробітника на суміщення професій (посад) отримано, оформляють наказ у довільній формі. Він може виглядати так, як показано нижче.
Залучаємо фахівця з боку
Якщо кадрових ресурсів в компанії недостатньо або на поєднання ніхто не погоджується, на місце зниклого працівника допустимо запросити фахівця з боку. В цьому випадку можна оформити строковий трудовий договір. Перед тим як запросити нового співробітника, начальник структурного підрозділу пише на ім'я керівника службову записку - приблизно таку ж, як і в разі оформлення документів внутрішнього сполучення професій (посад).
Зразок службової записки
Однак кандидата на посаду потрібно попередити, що трудові відносини можуть тривати з ним лише до моменту повернення зниклого співробітника. При цьому, якщо причина, по якій зниклий працівник був відсутній, буде досить вагомою для його звільнення, співробітнику - строковику можна пообіцяти постійне місце роботи. Фрагмент строкового трудового договору представлений нижче.
Зразок наказу про суміщення працівником професій (посад)
Після укладення контракту керівником видається наказ за формою № Т-1. Уніфікована форма документа затверджена постановою № 1 (зразок див. На с. 91)
Зразок строкового трудового договору (фрагмент)
продовжуємо розшук
Подібні вимоги доцільно відправляти регулярно, поки не будуть з'ясовані причини відсутності працівника.
Звертаємося до міліції
Надійшло заяву про зникнення співробітника черговий повинен зареєструвати в журналі обліку. Потім заявнику видадуть довідку про початок розшукових заходів (зразок див. Нижче). Після цього починається пошук зниклого по базах даних лікарень, моргів і т. Д.
Зразок довідки з ОВС
В очікуванні працівника
Як ми вже говорили, поки зниклий співробітник не з'явиться, його заміщає інший працівник. Але протягом якого терміну роботодавець повинен зберігати за співробітником його місце роботи, якщо відомостей про нього немає?
Звертаємося до суду
Щоб звернутися до суду, необхідно скласти заяву про визнання співробітника безвісно відсутнім. У заяві слід вказати причину звернення до судової інстанції. Як правило, організації необхідно визнати співробітника безвісти зниклим, для того щоб заочно, але на законних підставах розірвати з ним трудовий договір. Зразок заяви дивіться нижче.
Одним з документів, який вплине на рішення суду, є довідка з органів внутрішніх справ. У ній буде зазначено, що заходи щодо розшуку зниклого співробітника не принесли результатів. Зазвичай вона виглядає так, як показано нижче.
Зразок заяви до суду
Після того як суд визнає працівника безвісно відсутнім, можна розірвати з ним трудовий договір на підставі рішення суду. Керівник організації видає наказ за формою № Т-8, затвердженої постановою № 1 (див. На с. 102). У тексті наказу обов'язково потрібно вказати, що договір розривається в зв'язку з визнанням співробітника безвісно відсутнім.
Запис у трудовій книжці буде зроблена на підставі пункту 6 частини 1 статті 83 Трудового кодексу, як показано на с. 104.
Зразок запису про звільнення
Бажано скласти акт про неможливість вручення працівнику трудової книжки в день звільнення.
Виробляємо розрахунки
Незважаючи на те що працівник визнаний безвісно відсутнім, йому необхідно розрахувати грошову компенсацію за всі невикористані відпустки, заробітну плату та інші належні йому виплати. Потім нараховані, але невидані суми переводять на депонент.
У бухгалтерському обліку робиться наступна проводка: ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субрахунок 4 «Розрахунки за депонованих сум».
Зразок повідомлення родича
Однак в Трудовому і Цивільному кодексах не передбачена можливість передачі зарплати, належної працівнику, визнаному безвісно відсутнім, іншим особам. У статті 141 ТК України визначено порядок виплати заробітної плати тільки в разі смерті працівника.
Виплати спадкоємцям виробляють в разі, якщо:
- в трудовий договір відповідно до частини 5 статті 136 ТК України включено умова про виплату заробітної плати іншій фізичній особі;
- питання про виплату спадкоємцям сум, належних зниклому працівникові, вирішено в судовому порядку.
Для отримання грошових коштів спадкоємцю потрібно пред'явити наступні документи:
- письмову заяву в довільній формі про виплату належних працівникові сум (зразок див. нижче);
- документ, що засвідчує особу заявника, а також підтверджує факт спорідненості з співробітником (якщо документ, що засвідчує особу, не містить необхідної інформації);
- рішення суду (якщо питання про виплату було вирішено в судовому порядку).
Після цього гроші видаються під розпис з каси підприємства або перераховуються на банківський рахунок спадкоємця. В цьому випадку в бухгалтерському обліку буде зроблено проводка:
- ДЕБЕТ 76 субрахунок 4 «Розрахунки за депонованих сум» КРЕДИТ 50 (51).
[Виноска: 3] Вважається, що заяву в правоохоронні органи про зникнення людини можна подати тільки на третю добу. Однак відповідного нормативного акту не існує. Написати заяву можна в будь-який момент, як тільки з'явилася підозра, що людина зникла. Чим раніше надійде звернення в міліцію, тим більше шансів у органів правопорядку знайти зниклого. [/ Виноска]
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове
Читайте в журналі "Зарплата"