Роботодавець вводить в компанії режим комерційної таємниці. В рамках цього необхідно прийняти положення про комерційну таємницю і ознайомити з ним працівників під розпис. Якщо працівники не підпишуть локальний акт, роботодавцю не вдасться залучити їх за розголошення конфіденційної інформації.
Положення про комерційну таємницю - це внутрішній локальний нормативний акт компанії. Положення видають в рамках процедури встановлення режиму комерційної таємниці. Роботодавцю потрібно прописати в положенні, які відомості належать до охоронюваним, хто має допуск до комерційної таємниці, як працювати з подібною інформацією і яку відповідальність працівники несуть за розголошення.
Режим комерційної таємниці
- Компанія визначила, які саме відомості становлять комерційну таємницю.
- Компанія обмежила доступ до цієї інформації, встановила порядок її використання та заходи контролю за використанням.
- Роботодавець склав список осіб, які мають доступ до такої інформації. Також багато компаній оформляють журнал, в якому фіксують нових працівників, які отримують доступ вже після введення режиму захисту комерційної таємниці.
- Працівники, які отримали доступ, зробили це за своєю згодою, розписалися про це, а також підписали угоду про нерозголошення даних. Роботодавець відбив їх повноваження і відповідальність в трудових договорах.
- Всі матеріальні носії і електронні документи, що містять охоронювані дані, отримали відповідне маркування.
- Роботодавець видав документи, що встановлюють режим комерційної таємниці, зокрема, положення про комерційну таємницю.
Положення про комерційну таємницю можна розробити як для компанії в цілому, так і для окремих підрозділів, згідно специфіці діяльності. У положенні вказують, які дані компанії відносяться до комерційної таємниці. Це можуть бути дані:
- про компанію та працівників,
- про діяльність компанії,
- про контрагентів компанії.
При цьому є обмеження. Існують відомості, які не можна включати в комерційну таємницю (ст. 5 закону № 98-ФЗ).
Положення є документ зі стандартними реквізитами локального акта:
- повним найменуванням;
- зазначенням посади відповідальної особи, яка підписує документ;
- датою видання документа.
У положенні присутні кілька розділів:
- Загальні положення. Тут вказують, на підставі яких документів розробили акт, і з якою метою його видають. А також на кого поширюється дія документа, і хто зобов'язаний дотримуватися вимог документа.
- Інформація, яка становить комерційну таємницю компанії.
- Умови дії режиму комерційної таємниці. Тут роботодавець прописує правила роботи з охоронюваними даними, хто має право доступу до даних і т. П.
- Обов'язки працівників компанії по збереженню комерційної таємниці. Тут роботодавець вказує, що саме слід робити працівникам, які працюють з секретними відомостями.
- Відповідальність за розголошення комерційної таємниці. Цей дбав можна об'єднати з попереднім, а можна виділити особливо. У розділі вказують, яку відповідальність несе працівник, якщо порушить режим комерційної таємниці. Відповідальність може бути дисциплінарної, матеріальної, адміністративної або кримінальної, в залежності від обставин порушення.
Після видання положення роботодавцю може знадобитися внести нові дані в список охоронюваних. Знадобиться стверджувати локальний акт ще раз. Щоб уникнути цього, в тексті положення пишуть, що при появі нових відомостей генеральний директор вправі видати окремий наказ про їх особливий статус. Тоді режим комерційної таємниці буде поширюватися на нову інформацію.
Положення про комерційну таємницю підписує генеральний директор компанії або інша особа, яка отримала на це повноваження.