Робота касира досить відповідальна, а людський фактор ніхто не відміняв. Касир, як і будь-який інший працівник, може зробити помилку. На практиці часто буває так, що касир пробиває товар за хибною вартості. Це може з'ясуватися відразу ж, коли покупець помітить нестиковку в цінах, а може і пізніше - при проведенні звірки.
Є кілька ситуацій, як виправити помилку в чеку. Але невиправленої ситуацію залишати не можна, так як діяльність усіх підприємств, що використовують ККМ, строго контролюється податковими органами. При виявленні помилок при застосуванні касової техніки, на підприємство, як на юридичну особу, буде накладено штраф в розмірі від 40 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Тому кожен касир повинен знати інструкцію щодо коригування помилково пробитих касових чеків.
Але перед тим, як вносити зміни в пробитий чек і в звіти касира, сам винний у допущенні помилки повинен скласти пояснювальну записку про неправильно пробитому чеку.
Пояснювальна по поверненню по касі
Може виникнути така ситуація, що касир пробив чек за хибною вартості товару. Покупець відразу ж помітив це і просить повернути йому переплачену суму.
Касир повинен забрати неправильний чек і пробити новий - за правдивою ціною. В кінці свого робочого дня, касир складає звіт КМ-3, в якому він відображає суму по невикористаним і помилково вибитим чеками. Неправильно пробитий чек обов'язково додається до звіту, і на ньому ставиться відмітка «Погашено». В кінці операційного дня, що провинився касир пише записку, в якій він детально описує факт і причини помилково пробитого чека.
Записка пишеться в довільній формі, в ній потрібно відобразити:
- У правому верхньому куті оформляється «шапка» документа. Тут вказується:
- Найменування роботодавця разом з організаційно-правовою формою;
- Посада та ініціали керівника, якій призначається документ. Як правило, це керівник організації або ж структурного підрозділу.
- Потім вказується назва документа. В даному випадку, «пояснювальна записка», вказується без лапок і посередині аркуша;
- Дата складання документа і його вхідний номер при реєстрації у секретаря. Якщо у керівника немає секретаря, і він не фіксує вхідну документацію, то і номер ставити не потрібно;
- Тема - то є підстава. В даному випадку, «про помилково пробитому чеку» або ж «пояснювальна на повернення грошових коштів»;
- Текст документа. Тут винний співробітник лаконічно описує причини, за якими він запізнився сьогодні на роботу. Крім того, він повинен вказати:
- Дату події;
- Назва ККМ;
- Її заводський номер;
- Номер помилково пробитого чека;
- Сума помилки;
- Причини події. Це може бути неуважність касира, несправність техніки та інше;
- Потім він ставить свій підпис і розшифровує її. Також він повинен вказати свою посаду.
До пояснювальної прикладається сам неправильно пробитий чек. Пробивати чек на різницю у вартості не потрібно, так як це не впливає на величину сплачуваних податків. Але якщо чек був пробитий на меншу суму, то слід пробити новий чек, який відобразить різницю. Але це може робити не сам касир, а керівник підприємства або старший касир.
Пояснювальна по поверненню чека
Може виникнути й інша ситуація. Помилку виявлено самим касиром після підготовки щоденного звіту. Касир робить ті ж самі дії, що і в першій ситуації, але не вносить дані про помилку в свій журнал.
Бухгалтер повинен зробити РКО на суму різниці і підписати його у керівника, і у касира. Ордер виписується з «бухгалтерської» каси, так як денна виручка по конкретної касової машині вже оприбуткована.
Точно так же, як і в першому випадку, касир повинен написати пояснювальну записку про подію. Інформація в цьому документі вказується точно така ж, як і в першій ситуації. Касир точно також вказує:
- «Шапку» документа:
- Найменування роботодавця разом з організаційно-правовою формою;
- Посада та ініціали керівника, якій призначається документ. Як правило, це керівник організації або ж структурного підрозділу.
- Назва документу;
- Тема - то є підстава. В даному випадку, «про повернення чека»;
- Текст документа. Тут винний співробітник лаконічно описує причини, за якими він запізнився сьогодні на роботу. Крім того, він повинен вказати:
- Дату події;
- Назва ККМ;
- Її заводський номер;
- Номер помилково пробитого чека;
- Сума помилки;
- Причини події. Це може бути неуважність касира, несправність техніки та інше;
- Потім він ставить свій підпис і розшифровує її. Також він повинен вказати свою посаду.