Технологічна модель пов'язує цілі процесу із засобами їх досягнення і є основою для управління процесом, визначення обсягів виконуваної роботи, необхідних зусиль і кваліфікації працівників, прогнозу результатів процесу, вимірних показників трудомісткості і вартості. На її основі забезпечується планування, організація і контроль виконання процесу.
Технологічна модель процесу дозволяє:
• розділити процес на окремі результати;
• визначити обсяги робіт процесу в термінах, зрозумілих клієнтами та учасниками;
• підтримувати документування відповідальності і звітності за результатами;
• формувати бюджет (фінансування) процесу;
• визначити структуру організації робіт і супутньої звітної інформації;
• знизити виробничі ризики за рахунок більш детального опису процесу;
• відслідковувати зміни і керувати ними до отримання, необхідного результату.
У технологічній моделі проектується робота і процес поділяється на взаємопов'язані спеціалізовані елементи за видами і обсягами робіт, що дозволяє визначати відповідальність учасників до рівня, що забезпечує керованість, і координувати їх дії.
Технологічна модель при побудові може спиратися на наступні елементи процесу:
• компоненти продукту процесу;
• функціональні елементи діяльності;
• етапи виконання процесу;
• елементи організаційної структури.
При формуванні структури процесу необхідно враховувати не тільки завдання, які потрапляють під контроль менеджменту організації, але і контрольовані підрядниками і замовником. Ці завдання накладають певні обмеження на структуру управління процесом.
Найбільш проста процедура розробки технологічної моделі маже бути представлена в наступному вигляді:
1. визначення кінцевих результатів (цілей) процесу;
2. визначення основних робіт і проміжних результатів;
3. інтеграція моделі з системою управління та контролю;
4. узгодження моделі з учасниками процесу і необхідна коригування.
Основні правила формування технологічної моделі:
1. Кожен елемент структури процесу повинен мати свій унікальний ідентифікатор. Назви елементів на кожному рівні повинні відповідати критеріям і діям, пов'язаним з виробництвом кінцевого продукту даного рівня (наприклад, мітку «розробка» або «виробництво»). На рівнях, що відображають діяльність, пов'язану з продуктами, назва повинна відображати суть, наприклад, «установка двигуна».
2. Кожен вищий рівень повинен бути пов'язаний з більш низьким рівнем, а більш низький - додавати детальні елементи. Групу детальних елементів одного рівня повинен об'єднувати тільки один сумарний елемент (вузол) на більш високому рівні.
Дотримання цього правила дозволяє забезпечити підсумовування вартостей, формування загальних календарних графіків і узагальнення інформації про роботу під час переходу з нижчого рівня на вищий.
3. Об'єднуючий елемент повинен мати не менше двох елементів попереднього нижчого рівня. Дотримання це правила дозволяє уникнути утворення проміжних (зайвих) рівнів і забезпечує формування структури процесу, зручною для узагальнення.
4. Деталізація елементів моделі повинна виконуватися до тих пір, поки не будуть визначені елементарні результати (продукти), для кожної гілки процесу, спрямовані на досягнення цілей процесу в цілому.
5. Деталізувати процес доцільно до рівня, що забезпечує звітність, необхідну для управління процесом і контролю замовника. Зайва деталізація створює проблеми збору та обробки інформації.
При формуванні технологічної моделі доцільно використовувати метод побудови циклограми складного процесу.
Найбільш поширеними помилками, що допускаються в ході формування технологічної моделі процесу, є:
• відсутність стадії структуризації процесу і перехід безпосередньо до пошуку і вирішення проблем процесу;
• використання тільки функцій організаційних підрозділів замість кінцевих продуктів або використовуваних ресурсів;
• повторення елементів структури процесу;
• відсутність інтеграції структури процесу з системою контролю і управління;
• зайва або недостатня деталізація;
• відсутність комп'ютерної підтримки;
• відсутність обліку «невловимих» кінцевих продуктів, таких як послуги, інформаційне і програмне забезпечення.
Технологічна модель є основою:
• для формування структури управління процесом;
• для складання комплексного плану процесу, планування обсягів робіт, вартості, термінів і ризиків, а також інтеграції даних програмних продуктів;
• для організації виробництва процесу;
• для організації системи обміну інформацією, звітності та контролю. Оскільки оцінки пов'язані з виконанням конкретних робіт, технологічна модель процесу забезпечує виявлення точок контролю виконання обсягів і графіків робіт, освоєння коштів, витрат, якості та спрощує обмін інформацією.
За допомогою технологічної моделі роботи структуруються і зв'язуються з графіком, а ресурси розподіляються і відслідковуються.