Ділова нарада є формою організації ділового спілкування декількох учасників за допомогою обміну інформацією з метою прийняття колективних управлінських рішень.
Метою здійснення наради є зміна діяльності персоналу в певному напрямку за допомогою комунікації, з постановкою конкретних завдань і заданими результатами.
Підготовка програми різноманітних видів нарад залежить від їх типу, поставлених задач і комплексу розв'язуваних питань в його процесі.
При підготовці ділової наради розробляється регламент, який передбачає всі процедури і елементи з позначенням їх термінів.
При складанні плану наради в першу чергу необхідна постановка питань, які є актуальними для більшості запрошених (менеджери, фахівці, службовці, робітники). Питання прийнято ранжувати відповідно до ступеня складності від більш об'ємних і складних і до більш простим.
При плануванні наради в порядку денному вказуються питання, які будуть виноситися на нараді, прізвища, ініціали та посаду осіб, доповідають те чи інше питання.
Склад учасників та його формування
Другим етапом в процесі планування наради є визначення складу (списку) учасників, які безпосередньо зацікавлені в розв'язуваних питаннях або володіють знаннями щодо запропонованих тем.
Існують деякі правила для підготовки та проведення нарад, які можуть підвищити його ефективність:
- Обов'язкове позначення теми і результату, до якого необхідно прийти в процесі. Доповідач повинен мати чітку позицію, заздалегідь продумані аргументи та рекомендації по отриманню результату для того, що б переконати співробітників в правильності прийнятого рішення.
- Ретельно продумана повістка дня, що містить перелік усіх обговорюваних питань, які повинні розташовуватися в певному порядку. Практика показала, що ефективніше розташовувати питання не у відповідності з їх важливістю, а за психологічним принципом. Тема, що відкриває обговорення, повинна бути більш простий в рішенні для того, що б після успішного її вирішення мотивація персоналу значно збільшилася. Питання, які потребують бурхливого обговорення, повинні бути ретельно продумані і правильно розташовані в списку. Також необхідно визначення бажаного кінцевого результату, яким має закінчитися нараду. В процесі обговорення найважчих для сприйняття і складних тем рекомендується використання наочних матеріалів, оскільки розуміння порушеного питання поліпшується, коли задіяний не тільки слух, але і зір.
- Факти, що стосуються порядку денного, необхідно надати для учасників наради заздалегідь, тому всі необхідні документи готуються перед його проведенням.
- На етапі підготовки продумується спосіб повідомлення учасникам про проведення наради. Співробітникам розсилаються запрошення, в яких прописується тема і завдання наради. Учасникам, які не можуть бути присутніми на нараді, потрібно забезпечити отримання інформації про хід обговорення та протоколу з підсумками наради, що підвищить ефективність роботи.
- У процесі складання плану наради продумується місце, що має велике значення, оскільки в процесі обговорення ніщо не повинно відволікати уваги слухачів. Слід створити комфортну обстановку і ділову атмосферу, що б налаштувати учасників на ефективне обговорення проблем і питань.
Вирішуємо контрольні з усіх предметів. 10 років досвід! Ціна від 100 руб. термін від 1 дня!