Бізнес-тренер, співробітник Стокгольмської школи економіки вУкаіни
Написати листа партнеру або відразу зателефонувати йому з пропозицією, новою ідеєю, критикою проекту? Як правило, ми вибираємо більш зручний нам варіант, не замислюючись, що людина на тому кінці дроту може бути іншої думки. Але ж від того, який вид комунікації зручний співрозмовника, залежить не тільки швидкість відповіді, але часом і результат переговорів.
Подзвони мені
Крім очевидно більшої швидкості комунікації, у дзвінка є інше важлива перевага - він може передати не тільки інформацію, а й емоції. Іноді людині важливо почути голос, щоб скласти думку про потенційного партнера і або закрити перед вами двері, або широко розкрити її назустріч комерційної пропозиції.
Часто такі люди є екстравертом - вроджена товариськість в них сильніше бажання діяти строго за планом. «Навіщо писати, якщо можна просто зателефонувати?» - думають вони. І це цілком логічно: дійсно, навіщо все ускладнювати, якщо можна за лічені хвилини отримати відповіді на всі питання?
Не варто починати розмову. не представившись. При цьому бажано уникати побитої фрази «Вас турбує. »Або« Вас турбує. ». Говорячи людині, що ви його турбуєте, ви формуєте у нього негативне ставлення до себе і свого дзвінку.
Обов'язково поцікавтеся. чи не зайнятий людина, і чи зручно йому розмовляти.
Переходьте до суті якомога швидше.
Підлаштовуйтеся під швидкість мови співрозмовника. Вона зазвичай відповідає швидкості засвоєння інформації, тому важливо не дати надто швидко говорить співрозмовникові занудьгувати, а надто повільного - втратити хід думки.
Пишіть листи
Про що не варто забувати в діловому листуванні?
Давайте назви своїх листів. але уникайте безглуздих заголовків. Намагайтеся придумувати ємні заголовки, які дійсно відповідають темі листа, щоб ваш співрозмовник зміг без праці зорієнтуватися в своїй пошті.
Намагайтеся надавати вичерпну інформацію по темі. Вставляйте посилання, прикріплюйте файли - не потрібно змушувати співрозмовника писати вам у відповідь лист з проханням щось уточнити, адже поки ви отримаєте його і відповісте, може пройти ще кілька годин.
Включайте в ваше послання уривки листа, на яке відповідаєте. Можливо, з моменту відправки пройде деякий час і співрозмовник забуде, про що йшла мова.
Використовуйте коротку автоматичну підпис, в якій обов'язково вкажіть альтернативні способи зв'язку з вами, на випадок якщо ваш співрозмовник терпіти не може електронну пошту.
Що вибрати
Є кілька способів з'ясувати, до якого типу належить передбачуваний співрозмовник.
Запитати прямо. «Як вам буде зручно продовжити спілкування в подальшому?»
Звернути увагу на маркери в мовлення співрозмовника - «направте по електронній пошті, я подивлюся», «говорити не зможу», «в нашій компанії все постійно Новомосковскют пошту».
Проаналізувати сферу діяльності - наскільки часто людина буває у відрядженнях і на зустрічах.
Зрозуміти психологічний тип - чи є очевидні комунікаційні бар'єри, стриманий людина в спілкуванні або відчуває себе вільно.
Правильно визначивши тип співрозмовника, ви підвищите ймовірність успішного спілкування. У поєднанні з індивідуальним підходом до кожного співрозмовника, добре ставлення і результати успішно проведених переговорів не змусять себе довго чекати.
Але якщо ви все ж вважаєте прийнятним лише один вид зв'язку, а всі інші заборонили б при першій нагоді - спробуйте привчити клієнта або партнера до свого способу спілкування, але робіть це обережно, мінімізуючи стрес. А увійти в довіру, щоб завербувати людину в свій табір, вам допоможуть рекомендації, описані вище.
Фотографія на обкладинці: Fotobank / GettyImages