- Россол Сергій | корпоративний консультант МКА «Калінін, Трач та партнери»
На початку року при направленні працівника у відрядження було дозволено не оформляти посвідчення про відрядження і службове завдання. З одного боку, документообіг скорочується, з іншого, його скасування може збільшити проблеми бухгалтерії під час перевірок. Документ дозволить підтвердити не тільки терміни і місце відрядження, але і її мета. Подивимося, що можна використовувати замість скасованого документа.
Що таке відрядження?
Чинне законодавство визначає відрядження як виконання працівником службового завдання поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ). При цьому згідно з п. 3 Положення про відрядження під місцем постійної роботи слід розуміти місце розташування організації, робота в якій обумовлена трудовим договором (відряджає). Такий вузький підхід до дефініції привів законодавця до необхідності додатково обумовити, що поїздка працівника, що направляється у відрядження в відокремлений підрозділ, що знаходиться поза місцем постійної роботи, також визнається -командіровкой (там же).
Відповідно, відрядженням не визнаються поїздки співробітників, чия робота спочатку має роз'їзний характер (торгові представники), і тих, чия робота здійснюється в дорозі (провідники і стюардеси). Крім них, в цей список, на наш погляд, необхідно включити дистанційних працівників. Вони трудяться поза місцем знаходження організації і не мають робочого місця, а значить, і виїжджати їм з -формальне точки зору нізвідки.
Що змінилося?
Виділимо два зміни, внесені до Положення про відрядження, про які повинні знати кадровики. По-перше, фактичний термін відрядження визначається по проїзним документам (п. 7 Положення).
По-друге, термін «розпорядження роботодавця» змінився терміном «рішення роботодавця», залишивши незмінним інші складові поняття відрядження (п. 3 Положення про відрядження). Причин для другого уточнення поки не видно. Можливо, дане «косметичний» уточнення передбачає такі законодавчі новели, наприклад, розширення повноважень профспілок або підготовку до введення в ТК РФ вимоги про згоду працівника для направлення його у відрядження. А можливо, ліберальним розробникам поправок не сподобалася жорсткість формулювання.
Втім, така зміна в усіх випадках видається досить дивним, особливо з урахуванням того, що ст. 166 ТК РФ як і раніше оперує поняттям «розпорядження роботодавця». Більш того, саме термін «розпорядження» зараз, на нашу думку, є правильним. Адже розпорядження - це реалізація уповноваженої особи свого права і одночасно акт (документ, усне розпорядження), спрямований назовні і вимагає однозначної реакції від інших осіб. А рішення - це явище в зовнішній світ внутрішньої волі, реалізація якої вимагає подальших дій або особи, яка виявила волю (видання розпорядження, наказу, усне волевиявлення), або третіх осіб, яких таке рішення стосується. В цілому дана правка, на наш погляд, не несе смислового навантаження, незначним чином зміщуючи акценти.
Відрядження як факт господарського життя
Відрядження завжди тягне додаткові витрати (квиток, оплата житла, витрати на харчування і т.п.). Оскільки зацікавлений у відрядженні роботодавець, логічним є і те, що такі витрати несе саме він. Працівник же забезпечується гарантіями на час відрядження (збереження робочого місця, виплата добових та ін.). Відповідно до абз. 1 ст. 168 ТК РФ у разі направлення у службове -командіровку роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику:
- витрати на проїзд;
- витрати по найму житлового приміщення;
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
- інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.
Необхідно враховувати, що оскільки відрядження для роботодавця - це факт господарського життя, то і правила прийому витрат по ній чітко регламентовані. Більш того, раніше витрати ще й суворо унормовували. Наприклад, в п. 6 втратив чинність, постанови Сов-міна СРСР від 17.01.1980 № 46 «Про службові відрядження в межах СРСР» було зазначено, що відрядженому працівникові відшкодовуються витрати по найму житлового приміщення на підставі оплачених рахунків, але не більше 4 рублів в добу - при відрядженні в Москву, -Ленінград і столиці союзних республік.
При цьому, як зазначалося в листі, наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження і службове завдання для документального підтвердження з метою оподаткування прибутку організацій не є обов'язковими.
Для чого було потрібно посвідчення про відрядження
Як ми відзначили, авансовий звіт підтверджував здійснення відрядження як факт господарського життя в податковому обліку. Однак він сам міг бути відхилений повністю або в частині за відсутності -надлежащіх виправдувальних документів. Нагадаємо, раніше до них-відноситься:
- посвідчення про відрядження, оформлене належним чином;
- документи про наймання житлового приміщення (договір найму, розписки про оплату, касові чеки тощо);
- документи про фактичні витрати на проїзд (квитки, страховки на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, -квитанція про оплату послуг з оформлення проїзних документів і т.п.);
- документи про інших витратах, пов'язаних з відрядженням (наприклад, товарні та касові чеки на представницькі витрати).
Форма посвідчення про відрядження дозволяла використовувати його для отримання досить великого обсягу інформації. Якщо розглянути його уважніше, то по суті, це був універсальний документ, що дозволяє встановити:
- куди був відряджений працівник (організація або місцевість);
- з якою метою;
- на скільки днів він був направлений у відрядження;
- коли фактично вибув з місця знаходження організації, коли прибув за місцем відрядження;
- взаємодіяв співробітник з особами, до яких він був відряджений.
Таким чином, посвідчення про відрядження дозволяло встановити цілий ряд фактів - починаючи з самої відрядження (чи була вона фактично) і закінчуючи датами перебування працівника за місцем відрядження. Крім усього іншого, даний документ з високим ступенем достовірності підтверджував ще один важливий для організації момент: чи були дії роботодавця спрямовані на досягнення статутних -метою, тобто чи мають вони економічну доцільність для -організації.
До речі, відсутність економічної доцільності останнім часом стає одним з улюблених аргументів податкових органів при відмові в прийнятті до податкового обліку тих чи інших витрат. Ніде правди діти, у керівництва і бенефіціарів компанії завжди є спокуса використати гроші організації для власних цілей. Наприклад, замість поїздки у відпустку оформити відрядження і злітати в теплі краї, не витративши на це ні гроша з власної кишені.
Необхідність проставлення в посвідченні про відрядження друку організацій, в яких побував відрядження, в якості однієї зі своїх цілей мало саме боротьбу з невиробничим характером поїздок. Тому цілком можна уявити ситуацію, коли за відсутності посвідчення про відрядження перевіряючий виключить з витрат компанії гроші, витрачені генеральним директором на політ в Сочі, аргументувавши це тим, що у компанії в цьому місті немає контрагентів.
Можна багато сперечатися про законність цілого ряду вимог податкової інспекції, проте потрібно розуміти, що виникнення конфлікту з перевіряючими можливо буквально на рівному місці. А практика показує, що вартість супроводу спору може виявитися набагато вище, ніж ті зусилля, які були потрібні, щоб його уникнути.
З відрядженнями може вийти саме так. Необхідно досить чітко розуміти, що скасування одного з обов'язкових документів жодним чином не позначається на вимогах, пропонованих до авансового звіту як документа податкового обліку. Виправдувальні документи до нього в будь-якому випадку необхідно прикладати, причому -подтверждать такими документами потрібно ті ж факти, що і раніше.
Як живемо далі?
Отже, як і раніше, при проведенні перевірки організації необхідно буде довести перевіряючим:
- сам факт відрядження;
- термін відрядження;
- наявність взаємозв'язку між поїздкою співробітника і діяльністю компанії (економічну доцільність поїздки);
- здійснення працівником дій, спрямованих на досягнення мети відрядження.
Факт поїздки буде підтверджуватися як наявністю квитків, так і сукупністю інших виправдувальних документів по інших витрат (по проживанню, представницьким і ін.).
При цьому, на наш погляд, зросте значимість інших документів, що раніше носили допоміжний характер. Так, при визначенні взаємозв'язку між поїздкою і господарською діяльністю компанії основну роль тепер гратиме наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження. Відповідно, при складанні такого документа можна рекомендувати включити в нього вказівку на мету відрядження, посилання на службове завдання або безпосередньо в тексті наказу прописати деталізоване завдання на відрядження.
Складніше йде справа з підтвердженням факту виконання працівником отриманого завдання. З одного боку, податковим органам нема чого контролювати, чи провів співробітник переговори, чи зустрівся з контрагентами, чи брав участь в перевірці товару. Все це відноситься до області внутрішнього контролю роботодавця, тому скасування -командіровочного посвідчення виглядає досить логічно.
Що можна рекомендувати в цій ситуації? На наш погляд, не варто поспішати і відмовлятися від посвідчення про відрядження як такого. Даний документ ніс певне смислове навантаження, причому не тільки у відносинах, пов'язаних з податковим обліком; цей документ конкретизував мета відрядження і в певній мірі дисциплінував працівників. У ряді випадків він також дозволяв роботодавцю контролювати виконання мети відрядження співробітником. Так, безумовно, для організацій, в яких відрядження - це подія на межі форс-мажору, відмова від посвідчень про відрядження означає, що одним папірцем в бюрократичному документообіг стало менше. Але, можливо, тим роботодавцям, для яких відрядження є нормою, варто задуматися про збереження оновленої версії посвідчення про відрядження в своєму арсеналі, закріпивши його форму і порядок використання в локальному нормативний акт.