початківцям користувачам
Підготовка роздаткових матеріалів на основі презентацій MS PowerPoint
Роздаткові матеріали є одним із засобів наочності, що використовуються для публічних виступів. Вони можуть надаватися слухачам
- після виступу - для повернення до його змісту в будь-який час.
Крім того, роздаткові матеріали можуть служити і коротким конспектом для самого виступаючого.
Підготувати роздаткові матеріали можна за допомогою різних програм, в тому числі на основі презентацій MS PowerPoint.
Програма MS PowerPoint дозволяє легко підготувати роздаткові матеріали в різних форматах і варіантах, які вибираються доповідачем відповідно до його завданнями. У діалоговому вікні «Друк» можна вибрати наступні формати роздруківки презентації:
- власне роздаткові матеріали (в російськомовній версії MS PowerPoint використовуються два варіанти перекладу терміну Handouts - «роздаткові матеріали» і «видачі»);
- структуру презентації;
- замітки (рис. 1).
Мал. 1. Вибір формату роздруківки презентації
При виборі формату «слайди» кожен слайд роздруковується на окремому аркуші формату А4 альбомного формату. Використання роздруківки слайдів зручно в тому випадку, якщо в якості роздавальних матеріалів необхідний фрагмент презентації - наприклад, діаграма або схема, представлена на одному зі слайдів. Для роздруківки окремих слайдів потрібно вказати їх номери в полі «Діапазон друку» в діалоговому вікні «Друк».
При використанні формату «видачі» на одній сторінці можна розмістити 1, 2, 3, 4, 6 або 9 слайдів (на відміну від формату «слайди» в цьому випадку за замовчуванням вибирається книжкова орієнтація паперу).
При цьому на роздаткових матеріалах можуть відображатися:
- тільки слайди;
- слайди і порожні рядки для нотаток.
При виборі формату «структура» на роздаткових матеріалах буде представлений тільки текст слайдів - без графічних елементів.
У форматі «нотатки» кожен слайд буде роздрукований на окремому аркуші разом з нотатками виступаючого, які створюються при підготовці презентації в режимі «Звичайний». Цей формат зручно використовувати і в якості конспекту для доповідача.
Під час виступу можна використовувати і електронний варіант слайдів з нотатками на комп'ютері доповідача. Для цього необхідно налаштувати показ на двох екранах (Меню - Показ слайдів - На-
будівництво презентації - Показ вистави доповідача). В цьому випадку слухачі будуть бачити тільки слайди (Режим показу), а доповідач - слайди, замітки і кнопки управління презентацією (Режим доповідача).
2. Створення колонтитулів
Незалежно від цілей і способу підготовки роздаткових матеріалів їх обов'язковим атрибутом є колонтитули. Вони повинні розміщуватися не на слайдах, а на сторінках роздавальних матеріалів. У колонтитули вносяться не тільки номери і кількість сторінок, але і максимально докладна ідентифікує інформація, яка дозволяє відновити контекст виступу. До такої інформації відносяться:
- ім'я, прізвище та по батькові виступаючого;
- назва виступу;
- назва заходу, для якого готувалося виступ (семінару, наради, конференції і т.п.);
- дата виступу;
Мал. 2. Створення колонтитулів роздавальних матеріалів в MS PowerPoint
Колонтитули для роздавальних матеріалів в MS Word створюються так само, як і для всіх документів MS Word (Вид - Колонтитули).
3. Роздруківка роздавальних матеріалів в MS PowerPoint
Для роздруківки роздавальних матеріалів в MS PowerPoint необхідно:
1. Відкрити стандартне вікно «Друк».
2. У випадаючому списку «Друкувати» вибрати необхідний формат: «слайди», «видачі», «нотатки» або «структура».
Якщо планується включення в роздавальні матеріали не всіх слайдів, то в блоці «Діапазон друку» потрібно вказати номера необхідних слайдів.
3. Вибрати кількість слайдів на аркуші, порядок їх слідування (вертикальний або горизонтальний).
4. При роздруківці на чорно-білому принтері необхідно в випадаючому списку «Колір або відтінки сірого» вибрати «Відтінки сірого».
4. Роздруківка роздавальних матеріалів в MS Word
Роздрукувати слайди, структуру презентації або замітки можна також при перенесенні презентації в MS Word. Це дає можливість використовувати додаткові формати представлення роздавальних матеріалів: один слайд на сторінці з порожніми рядками для заміток і три слайда на аркуші з текстом заміток.
Для роздруківки роздавальних матеріалів в MS Word необхідно:
1. Відкрити презентацію в MS PowerPoint.
2. У меню «Файл» вибрати команду «Відправити» і далі команду «В Microsoft Office Word» (рис. 3).
Рис.3. Перенесення презентації в MS Word
3. У діалоговому вікні «Відправлення в Microsoft Office Word» вибрати необхідний формат роздавальних матеріалів. (Рис. 4).
Мал. 4. Формати подання презентації при її перенесенні в MS Word
Якщо при відправці слайдів в MS Word встановити опцію «Зв'язати», то в документі MS Word будуть автоматично відображатися всі зміни, які будуть пізніше вноситися в презентацію.
4. Після натискання на кнопку «ОК» буде автоматично створено файл MS Word з роздатковими матеріалами.
5. Оформити колонтитули (Меню - Вид - Колонтитули).
6. Зберегти документ під потрібним ім'ям (наприклад, «Роздаткові матеріали»).
При перенесенні презентації в MS Word слайди автоматично вставляються в звичайну таблицю MS Word, тому роздаткові матеріали в такому форматі легко редагуються.
Недоліком цього способу підготовки роздаткових матеріалів є те, що при перенесенні з MS PowerPoint презентацій з великою кількістю графіки файл MS Word виходить дуже об'ємним.
Формати роздавальних матеріалів, доступні при роздруківці в MS PowerPoint і перенесення в MS Word, представлені в таблиці 1.
Таблиця 1. Формати роздавальних матеріалів в MS PowerPoint і МS Word
При створенні роздавальних матеріалів потрібно також пам'ятати про те, що:
- ілюстративні матеріали з великим об'ємом інформації - складні таблиці, схеми, списки літератури, приклади фрагментів текстів або обчислень - доцільніше підготувати за допомогою інших програм.