Первинний бухгалтерський документ - письмове свідоцтво про вчинення господарської операції, що має юридичну силу і не потребує подальших пояснень і деталізації.
Господарські операції, які не оформлені первинним обліковим документом, не приймаються до обліку та не підлягають відображенню в регістрах бухгалтерського обліку.
Внесені зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно - розпорядчим документом організації.
Документами, які підтверджують витрачання ПММ, є дорожні листи. В даний час використовуються форми подорожніх листів, розроблені окремо для організацій і індивідуальних підприємців.
Первинна облікова документація для організацій
Зокрема, Постановою №78 затверджено такі форми подорожніх листів, які повинні застосовуватися юридичними особами всіх форм власності, які здійснюють діяльність з експлуатації будівельних машин, механізмів, автотранспортних засобів і є відправниками та одержувачами вантажів, що перевозяться автомобільним транспортом.
Первинним документом з обліку роботи легкового автотранспорту є шляховий лист легкового автомобіля (форма №3), який виписується в одному екземплярі диспетчером або уповноваженою особою.
Подорожній лист дійсний тільки на один день або зміну, в разі відрядження, коли водій виконує завдання протягом більше однієї доби (зміни), шляховий лист видається на більш тривалий термін.
Неправильне або неповне заповнення всіх реквізитів форми №3 може призвести до спотворення інформації про основні показники роботи автомобільного транспорту, в тому числі про витрачання ПММ, необхідної для правильного обліку цих витрат з метою оподаткування прибутку.
Первинним документом, що підтверджує зроблені витрати на ПММ, є подорожній лист, уніфікована форма якого затверджена Постановою №78. Оскільки уніфікована форма подорожнього листа затверджена Постановою, організація не має права самостійно розробити і затвердити форму даного первинного облікового документа.
Якщо організація приймає рішення самостійно розробити форму подорожнього листа, ця форма і порядок її заповнення та складання повинні бути затверджені як додаток до облікової політики організації.
Подорожній лист спеціального автомобіля (форма №3-спец.) Є основним первинним документом обліку роботи спеціального автомобіля і розрахований на виконання завдання у двох замовників протягом тільки одного дня (зміни).
Дана форма виписується в одному екземплярі диспетчером або іншою уповноваженою особою і видається водію під розписку за умови здачі попереднього подорожнього листа.
Розділ «Результати роботи автомобіля» заповнюється особами, які відповідають за роботу, в розділ «Завдання водієві» вписується завдання водієві на робочий день (зміну), розділ «Особливі відмітки» повинен містити дані про зміну завдання, якщо такі зміни проводилися, а також відомості про супроводжуючих осіб тощо.
Підставою для пред'явлення рахунку замовнику служать відривні талони подорожнього листа, заповнюються організацією, якій належить автомобіль.
Для обліку роботи легкового таксі застосовується шляховий лист легкового таксі (форма №4), що виписується диспетчером організації в одному екземплярі. Щодня перед початком робочого дня водій отримує шляховий лист, а після закінчення зміни здає його в диспетчерську.
Подорожній лист вантажного автомобіля (форма №4-с) і шляховий лист (форма №4-п) є основним документом, що визначає разом з товарно-транспортної накладної при перевезенні вантажів товарних показники для обліку роботи рухомого складу і водія, а також для здійснення розрахунків за перевезення вантажів. До видачі водієві подорожній лист заповнюється диспетчером організації або особою, на це уповноваженим, відповідні графи і рядки заповнюються замовником і працівниками організації - власника автотранспорту.
Замовник заповнює відривний талон подорожнього листа, який служить підставою для пред'явлення рахунку власником автотранспорту замовнику.
Подорожній лист залишається у власника автотранспорту, а відривний талон разом з рахунком на оплату передається замовнику.
Дані форми відрізняються тим, що форма №4-с застосовується за умови оплати роботи автомобіля за відрядними розцінками, а форма №4-п застосовується за умови оплати роботи автомобіля за почасовим тарифом і розрахована на одночасне виконання перевезень до двох замовників протягом одного робочого дня або зміни водія.
У разі, коли при погодинній оплаті за роботу автомобіля будуть перевозитися товарно-матеріальні цінності, в шляховий лист вписуються номери товарно-транспортних документів і додається один примірник цих документів, за підсумком яких вказується кількість перевезених тонн вантажу та інші показники, що відображають роботу автомобіля і водія .
Подорожні листи видаються водію під розписку уповноваженим на те особою тільки на один робочий день (зміну) за умови здачі водієм подорожнього листа попереднього дня роботи.
Подорожні листи зберігаються в організації разом з товарно-транспортними документами, що дають можливість їх одночасної перевірки.
Основним документом з обліку роботи автобуса є шляховий лист автобуса (форма №6). Дана форма застосовується для обліку роботи автобуса на міських і приміських маршрутах. Всі відомості про автобус, витраті палива і завданні водіям записуються в шляховий лист диспетчером або механіком.
Для обліку роботи автобуса не загального користування з перевезення пасажирів застосовується шляховий лист автобуса не загального користування (форма №6 спец.), Що виписується в одному екземплярі і видається водію під розписку за умови здачі попереднього подорожнього листа. Подорожній лист дійсний тільки на один день або на одну зміну і оформляється тільки для виконання замовлення однієї організації.
Первинні документи для індивідуальних підприємців, що здійснюють перевізну діяльність на автомобільному транспорті.
- дорожній лист вантажного автомобіля індивідуального підприємця (форма №ПГ-1);
- шляховий лист автобуса індивідуального підприємця (форма №ПА-1);
- шляховий лист легкового автомобіля індивідуального підприємця (форма №ПЛ-1).
Цим же Наказом Мінтрансу Російської Федерації затверджений Порядок ведення подорожніх листів при здійсненні перевізної діяльності індивідуальними підприємцями.
Подорожній лист підприємця (далі шляховий лист) це документ, що підтверджує виконання ним перевезення вантажів або пасажирів. Подорожні листи підприємці зобов'язані зберігати протягом 5 років.
Якщо підприємець використовує найману працю працівників, то шляховий лист оформляється кожному водієві самим підприємцем або призначена ним особа. Якщо ж транспортним засобом керує підприємець, то шляховий лист оформляє безпосередньо він сам.
Подорожній лист дійсний протягом одного дня, однак, в тому випадку, коли водій виконує завдання протягом більше однієї доби (зміни) поза місцем постійної стоянки транспортного засобу, дорожній лист дійсний протягом цього терміну.
Подорожній лист повинен знаходитися у водія протягом усього робочого часу і пред'являтися за вимогами співробітників міліції і працівників Російської транспортної інспекції.
Заповнення реквізитів подорожнього листа проводиться в наступному порядку.
У рядках «Водій» і «Номер посвідчення водія» записуються прізвище та ініціали водіїв, які працюють за даним подорожнього листа, і номери їх посвідчень водія на право керування автотранспортним засобом.
Вид ліцензійної картки та її реєстраційний номер вказуються в відведеної для цього рядку «Ліцензійна картка».
У відповідних термінах слід вказати марку автотранспортного засобу та причепа, їх реєстраційні номери.
Для проведення передрейсового медичного огляду залучаються працівники органів охорони здоров'я. У рядку «Водій за станом здоров'я до управління допущений» проставляється підпис такого працівника, який засвідчує стан здоров'я водія і допуск його до управління автотранспортним засобом.
Крім передрейсового медичного огляду водіїв проводиться і передрейсовий технічний огляд автотранспортного засобу. Огляд проводиться особою, яка відповідає відповідним кваліфікаційним вимогам. Дана особа в рядку «Автомобіль технічно справний. Виїзд дозволено »при виїзді водія на лінію має поставити свій підпис.
У рядках «Виїзд» і «Повернення» вказуються дата (число, місяць, рік), фактичний час (в годинах і хвилинах) і показання спідометра при виїзді і поверненні автотранспортного засобу.
Розділ I подорожнього листа призначений для відображення виконання транспортних послуг протягом робочої зміни при здійсненні підприємницької діяльності.
Розділ II заповнюється підприємцем на підставі результатів транспортної роботи за весь період дії подорожнього листа.
У дорожніх листах №ПГ-1, №ПА-1 і №ПЛ-1 в розділах «Результати використання вантажного автомобіля», «Результати використання автобуса», «Результати використання легкового автомобіля» проставляються такі дані:
- загальний пробіг автотранспортного засобу, який визначається як різниця показань спідометра при виїзді і поверненні до місця постійної стоянки автотранспортного засобу;
- час в роботі, визначається як різниця між часом виїзду і часом повернення до місця постійної стоянки автотранспортного засобу за вирахуванням часу обіду і відпочинку водія;
- обсяг перевезеного вантажу (кількість перевезених пасажирів автобусом), який визначається як сумарна кількість вантажу (пасажирів), перевезеного за весь час роботи з даного подорожнього листа.
Подорожній лист при закінченні роботи повинен бути завірений особистим підписом підприємця.
Подорожній лист містить розділ «Особливі відмітки», який призначений для фіксації проведених перевірок співробітниками міліції та працівниками Російської транспортної інспекції.
Підприємці та особи, спеціально ними були вчинені, при оформленні шляхової документації зобов'язані забезпечувати достовірність і повноту заповнення реквізитів подорожніх листів.
Бланки подорожніх листів можуть виготовлятися друкарським способом, за допомогою принтера, розмножувальної техніки або іншим способом, що забезпечує акуратне оформлення документів.
Термін дії подорожнього листа.
У попередніх розділах ми не раз відзначали, що шляховий лист дійсний тільки на один день або зміну. І лише в тому випадку, коли водій виконує завдання протягом більше однієї доби (зміни), шляховий лист видається на більш тривалий термін.
Багато організацій видають дорожні листи на тиждень, десять днів або місяць. Податкові органи, встановлюючи при перевірці такі факти, вважають, що дані організації відносять суми ПММ на витрати неправомірно, оскільки шляхові листи повинні виписуватися щодня. Якщо у вашій організації виникне така ситуація, для аргументації суперечок з податковими органами наведемо приклад із судової практики.
Суд визнав нераціональним щоденну виписку шляхових листів на такі поїздки. Своє рішення суд обґрунтував тим, що шляхові листи оформлені відповідно до законодавства, їх форма призначена в першу чергу для обліку операцій з перевезення вантажів автотранспортними підприємствами і оформлення господарських операцій з третіми особами. Підставою для списання бензину, як правило, є дорожні листи, а також касові чеки АЗС, інші документи, що дозволяють встановити вартість придбаних ПММ.
«У тому випадку, якщо щотижневе (щомісячне, щоквартальне) складання подорожнього листа дозволяє організувати облік відпрацьованого часу, витрати пально-мастильних матеріалів, вважаємо, що шляховий лист, складений з такою періодичністю з додатком до нього касових чеків, що відображають придбання зазначених матеріалів, може підтверджувати вищеназвані витрати платника податків ».
Визначення витрат ПММ за даними подорожніх листів
У всіх дорожніх листах, перерахованих нами в двох попередніх розділах, крім реквізитів, передбачених для кожної форми, вказуються такі дані, загальні для всіх форм:
- показання спідометра;
- пробіг автотранспортного засобу;
- марка і кількість виданого палива;
- залишок палива при виїзді;
- залишок палива після повернення;
- витрата палива за нормою;
- витрата палива фактичний;
- економія палива;
- перевитрата палива.
«Що стосується опису маршруту слідування в дорожньому листі, пов'язаного з виконанням перевезень або службового завдання, то він записується за всіма пунктами проходження автомобіля.
Заповнення розділу «Рух пального» проводиться в повному обсязі по всіх реквізитами, виходячи з фактичних витрат і показників приладів. Відповідно і витрати на бензин списуються за касовими чеками, талонах або іншим документам на підставі подорожніх листів, що підтверджують обгрунтованість пробігу.
Звертаємо увагу, що не допускається наявність в уніфікованих формах незаповнених реквізитів ».
«Неправильне або неповне заповнення всіх реквізитів (витрата пального виходячи з марки пального, норми витрачання і фактичні витрати) затвердженої в установленому порядку форми первинної облікової документації (в даному випадку - подорожнього листа легкового автомобіля) може привести до спотворення необхідної для бухгалтерського і податкового обліку інформації про основні показники роботи автомобільного транспорту, який використовується організацією при здійсненні діяльності, в тому числі про витрачання палива і ПММ в виробничих их цілях.
Основними показниками для визначення кількості витраченого палива (ПММ), витрати на придбання якого підлягають обліку з метою оподаткування прибутку, є:
- - реальна довжина маршруту за робочий день або зміну водія;
- - фактичний пробіг автомобіля за даними спідометра за робочий день або зміну;
- - фактичні витрати палива (бензину) на 100 км за робочий день або зміну;
- - норми споживання палива (бензину) на 100 км виходячи із затверджених норм Мінтрансу або технічних характеристик конкретного автомобіля (відповідно до технічної документації автомобіля).
Отже, витрати можуть бути враховані на основі документів, що містять дані про фактичний пробіг, фактичні витрати ПММ, а також підтверджують виробничий характер маршруту слідування автотранспорту. Таким документом, найбільш повно відображає зазначені дані, є шляховий лист автомобіля ».