12. Первинна документація в громадському харчуванні
Форми первинного обліку в громадському харчуванні наведені в Методрекомендаціях № 157. Крім того, в окремих випадках можуть застосовуватися форми первинних документів, затверджені наказом Міністерства торгівлі СРСР від 20.08.86 р № 201.
Зауважимо, що на практиці більшість підприємств громадського харчування використовують не всі форми первинних документів, наведені в згаданих нормативних актах, оскільки особливості організації технологічного процесу на них цього не вимагають. Тобто кожне конкретне підприємство з урахуванням особливостей своєї діяльності застосовує тільки ті форми документації, які необхідні для правильної організації ведення бухгалтерського та податкового обліку.
Розглянемо порядок заповнення деяких первинних документів, що оформляються підприємствами громадського харчування.
Закупівельний акт за формою, наведеною в додатку 5 до Методрекомендацій № 157, складається для оформлення закупівлі сировини у населення. Акт складається в одному примірнику в момент здійснення покупки і служить підставою для прийому продуктів і товарів, придбаних у фізичних осіб, в комору підприємства громадського харчування.
План-меню (додаток 3 до Методрекомендацій № 157) складається підприємствами громадського харчування, які:
- при наявності узгодженого асортименту страв і кулінарних виробів щодня готують тільки їх невелику частину;
- мають можливість планувати кількість відвідувачів.
Прикладом закладів громадського харчування, які, як правило, становлять планменю, є шкільні та студентські їдальні та буфети, столові санаторіїв, будинків відпочинку і пансіонатів.
План-меню складається в одному примірнику завідуючим виробництвом (шеф-кухарем, бригадиром) щодня напередодні дня приготування їжі. За даними плану-меню визначається добова потреба продуктів (сировини), необхідних для приготування, з урахуванням залишку товарів (сировини) на виробництві (кухні).
При складанні плану-меню в ньому наводяться такі дані: найменування страви (кулінарного виробу, напою), його номер за збірником рецептур або технологічною картою (для фірмових страв), необхідну кількість і вартість кожного блюда (кулінарного виробу, напою). Страви в плані-меню групуються за видами: холодні закуски, перші, другі страви, десерти, напої.
Вимога в комору за формою, наведеною в додатку 4 до Методрекомендацій № 157. є підставою для відпуску сировини і продуктів з комори у виробництво. Вимога складається завідувачем виробництвом (шеф-кухарем) або іншим матеріально відповідальною особою на підставі плану-меню та з урахуванням потреби в сировині (продуктах) на майбутній день і залишків сировини (продуктів) на початок дня. Вимога в комору виписується в одному екземплярі і затверджується керівником підприємства.
Зверніть увагу, при наявності на підприємстві такого структурного підрозділу, як комора, і матеріально відповідальних комірників вимога до комори оформляється навіть за умови, що планменю не складається.
На підставі вимоги до комори комірник оформляє накладну на відпуск товару з комори (спеціалізована форма 13ОПіт). Цим документом оформляється відпуск продуктів і продовольчої сировини з комори підприємства у виробництво (на кухню), буфети, лотки, кіоски, а також одноразовий відпустку виробів кухні протягом дня (зміни) буфетам, кіоскам.
При відпустці продуктів і товарів з комори у виробництво (на кухню) вони відображаються в накладних за обліковими цінами, встановленими комори (для списання з підзвіту комірника), і за цінами, за якими вони враховуються і оприбутковуються одержувачем даного підрозділу підприємства. За обліковими цінами і цінами реалізації накладну складають, якщо облік продуктів і товарів у коморі ведеться за первісною вартістю. Накладна складається тільки за цінами реалізації, якщо облік товарів і продуктів у коморі ведеться за продажними цінами.
У накладних вказуються повне найменування продуктів (сировини), одиниця їх виміру, кількість затребуваних і відпущених продуктів, а також ціна і загальна вартість відпущеного сировини. Накладні виписуються в двох примірниках. перший з яких передається особі, яка отримує товар, другий залишається у комірника (матеріально відповідальної особи), а потім разом з товарним звітом передається в бухгалтерію.
Товарний звіт є звітним документом комірника про рух товарів і продуктів у коморі і складається за формою додатка 6 до Методрекомендацій № 157. Щодня або в встановлені підприємством терміни комірник (матеріально відповідальна особа) складає товарний звіт в цінах, в яких ведеться облік ТМЦ в коморі. При цьому допускається складання і надання названого звіту раз в три дні (але не рідше).
Товарний звіт складається у двох примірниках. Перший з прибутковими та видатковими документами здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи.
У товарному звіті зазначаються залишки товарів і тари на початок дня, які повинні відповідати залишкам, зазначеним у попередньому товарному звіті. Після цього заповнюються дані про надходження та вибуття товарів і тари за день і виводиться залишок на кінець дня.
Для розрахунку ціни реалізації виробу призначена калькуляційна карта за формою, наведеною в додатку 2 до Методрекомендацій № 157. Калькуляційна картка оформлюється окремо на кожен вид страви (кулінарного виробу, напою, гарніру, соусу і т. Д.), В тому числі і на фірмові блюда. Крім того, калькуляційні карти складаються і на покупні товари.
У калькуляційну карту вносяться дані про вартість продуктів (сировини), що входять в рецептуру кулінарного виробу. Для більш точного визначення ціни однієї страви (вироби) калькуляція може бути складена: на 100 порцій, якщо в збірнику рецептур передбачені норми закладки на одну порцію; на 10 кг, якщо в збірнику рецептур дані норми закладки в розрахунку на 1 кг.
Правильність обчислення продажної ціни страви (вироби) підтверджується підписами завідувача виробництвом і особи, яка склала калькуляцію, і затверджується керівником закладу громадського харчування.
Розрахована в калькуляційній карті продажна ціна страви зберігається надалі до зміни сировинного набору страви або вартості сировини. При зміні сировинного набору (вартості сировини) нова продажна ціна обчислюється в наступній вільної графі калькуляційної картки.
Акт про реалізацію готових виробів кухні за готівку (додаток 7 до Методрекомендацій № 157), як правило, застосовується в ресторанах, кафе, а також на інших підприємствах ресторанного господарства, де використовується така форма розрахунку зі споживачами, яка дозволяє отримати дані про реалізацію виробів кухні за найменуваннями, кількістю та їх вартості. Такі дані беруться з рахунків, що виписуються офіціантами після закінчення обслуговування відвідувачів, і касових чеків РРО. Акт складається щодня завідувачем виробництвом або іншим матеріально відповідальною особою. Дані звіту про загальний обсяг реалізації повинні збігатися з даними про реалізацію по касі. Акт є додатком до звіту завідувача виробництвом про рух продуктів на кухні.
Звіт про рух продуктів і тари на кухні складається за формою, наведеною в додатку 13 до Методрекомендацій № 157, і призначений для щоденного звіту завідувачем виробництвом перед бухгалтерією за реалізовану продукцію, відпущені товари і витрата сировини на виробництві. Цей звіт складається в сумарному вираженні за обліковими цінами виробництва. Дані про надходження продуктів, товарів і тари заносяться в звіт на підставі прибуткових документів - накладних на відпуск товарів з комори. Витрата продуктів визначається на підставі актів про реалізацію готової продукції, накладних, денних забірних листів, меню на відпуск харчування працівникам і т. Д. Крім того, при заповненні видаткової частини звіту враховуються дані актів про псування продуктів (сировини), накладних про повернення товарів в комору.
Звіт про рух продуктів і тари на кухні складається в двох примірниках. Перший примірник отчетавместе з доданими прибутковими та видатковими документами здається в бухгалтерію, а другий залишається у його склав матеріально відповідальної особи.
Денний забірний лист (додаток 10 до Методрекомендацій № 157) застосовується при відпустці кулінарних виробів у випадках територіальної відособленості роздавальної, а також у разі відпуску кулінарних виробів в буфети і дрібнороздрібну торговельну мережу.
Денні забірні листи оформляються щодня в двох примірниках по кожній матеріально відповідальній особі. Завідувач виробництвом заповнює відповідні графи і передає перший примірник особі, яка отримала кулінарні вироби з кухні. Другий примірник денного забірного листа завідувач виробництвом залишає у себе. Факт видачі забірного листа матеріально відповідальної особи фіксується в спеціальному журналі і підтверджується його підписом.
У денному забірному листі зазначаються найменування страв, кулінарних виробів, одиниця виміру, продажна ціна, кількість по годинах відпустки, загальна кількість і вартість відпустки. Страви і кулінарні вироби, що залишилися на кінець дня, підлягають поверненню у виробництво (на кухню). Повернення нереалізованої продукції з буфетів, дрібнороздрібної мережі на виробництво (кухню) відображається в окремій графі забірного листа.
Після закінчення робочого дня забірні листи разом зі звітами матеріально відповідальних осіб здаються в бухгалтерію.
Заказомсчетом за формою додатка 11 до Методрекомендацій № 157 оформляються замовлення на обслуговування банкетів. Даний документ, крім підтвердження відпуску страв, кулінарних виробів і напоїв, виконує функції розрахункового документа і є документом, що підтверджує договірні відносини із замовником. Так, в заказесчете вказуються не тільки найменування і кількість страв і напоїв, а й найменування предпріятіязаказчіка або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи, який замовив банкет, номер і дата прибуткового касового ордера, за яким отримано аванс і доплата до суми замовлення. Дані заказасчета узгоджуються з замовником. Обопільна згода підтверджується підписами сторін (представником підприємства громадського харчування і замовником).
Акт про передачу товарів і тари при зміні матеріально відповідальної особи (додаток 14 до Методрекомендацій № 157) застосовується для оформлення передачі товарів і тари при зміні матеріально відповідальних осіб в їдальні, буфеті (буфетник, барменів, комірників і т. Д.). Акт складається в трьох примірниках. один залишається у матеріально відповідальної особи, що здає товар і тару, другий - у особи, яка приймає товар, тару, а третій передається в бухгалтерію.
Акт на бій, лом і втрату посуду та приладів (спеціалізована форма 17ОПіт) застосовується підприємствами громадського харчування для оформлення виникло з тих чи інших причин бою, брухту і втрати столового посуду і приладів.