Святая святих кожної організації - це не кабінет генерального директора, а архівні фонди, в яких серед інших зберігаються документи, необхідні для нарахування пенсій.
Святая святих кожної організації - це не кабінет генерального директора, а архівні фонди, в яких серед інших зберігаються документи, необхідні для нарахування пенсій.
Важливість правильного зберігання документів персоніфікованого обліку очевидна для керівництва, але на ділі з'являється ряд проблемних ситуацій, які виникають внаслідок недотримання термінів зберігання документів.
Перед керівниками компаній виникла нова задача: як ефективно організувати роботу унікального в своєму роді архіву документів індивідуального (персоніфікованого) обліку, які є основним носієм даних для забезпечення пенсійних прав громадян.
букви закону
Для ефективної роботи системи персоніфікованого обліку (в тому числі в архіві організації) в першу чергу необхідно озброїтися наступними законами:
технологічна основа
Пенсійна реформа, яка в цьому році відсвяткує 10-річний міні-ювілей, заснована на моделі, організованою по страховому принципу. Це означає, що на відміну від старої системи забезпечення пенсійних прав громадян нарахування пенсії визначається не тільки стажем роботи, але і розміром заробітної плати та пенсійних внесків.
В якості технологічної бази справжньої пенсійної системи виступає обслуговування індивідуального особового рахунку, що включає персональні дані, які служать основою для майбутніх нарахувань пенсії.
Страхувальники (юридичні особи) грають роль постачальників інформації про застраховану особу (працівника) в архіви територіальних органів Пенсійного фонду РФ. Отримані відомості із заданою законом періодичністю акумулюються на особовому рахунку застрахованої особи (працівника організації).
Якщо ви є індивідуальним підприємцем або ведете приватну практику (адвокат, нотаріус, приватний детектив і ін.), То законом передбачена пряма схема сплати страхових внесків на обов'язкове пенсійне страхування. Фізичні особи, самостійно сплачують страхові внески, що не стикаються з таким колосальним об'ємом інформації, необхідної для забезпечення пенсійних прав, як юридичні особи. Однак це не звільняє їх від незнання основних правил ведення документації персоніфікованого обліку, включаючи терміни зберігання документів.
шлях документів
Перш ніж говорити про терміни зберігання документів персоніфікованого обліку, потрібно розібратися з тим, про які саме документи йдеться. Для цього можна виконати віртуальний шлях, який проходить документ з моменту свого створення в організації і досягнення кінцевої мети - потрапляння на територію Пенсійного фонду.
Отже, початковим джерелом інформації, яка згодом вноситься в базу даних, необхідну для складання звітності з персоніфікованого обліку, є співробітник. Образно кажучи, з нього сканується персональна інформація (див. Закон «Про персональні дані»), яка заноситься до особової картки працівника.
Термін зберігання цього документа, дані якого враховуються при формуванні звітних форм для ПФР, становить 75 років. Цей документ може знадобитися в тому випадку, якщо інформація про працівника, включаючи його трудовий стаж, з якихось причин була загублена з електронних баз даних організації або Пенсійного фонду.
Друга група документів, що має відношення до персоніфікованого обліку, це розрахункові та платіжні відомості по заробітній платі, а також особовий рахунок працівника. Вони необхідні в ситуації, коли потрібно підтвердити розмір і терміни виплати грошових коштів працівнику організації. Незважаючи на те що відомості і особовий рахунок є видами бухгалтерських документів, типовим переліком встановлені терміни зберігання 75 років. як і для справ з особового складу.
Всі ці документи живуть в безпосередньому зв'язку з документами персоніфікованого обліку, проте безпосередні форми звітності організації перед ПФР є окремим документальним потоком.
Незалежно від того, в якому форматі були подані документи, закон передбачає єдині терміни їх зберігання. Термін зберігання документів органами Пенсійного фонду залежить від того виду даних, які в них записані. Документи, що містять інформацію про страхові внески та страхового стажу, залишаються на зберіганні не менше 6 років з моменту призначення пенсії. Термін зберігання для всіх інших документів становить не менше 3 років (див. Інструкцію про порядок ведення індивідуального (персоніфікованого) обліку відомостей про застрахованих осіб № 987н).
Цікава ситуація може виникнути в разі знищення документів персоніфікованого обліку після закінчення термінів їх зберігання. Через 3-6 років виникає необхідність знищення документів, яка, відповідно до закону, може бути проведена тільки після ознайомлення застрахованої особи з інформацією, що міститься в його особовому рахунку, і вручення йому зазначених відомостей.
Весь цей потік документів, який генерується в компанії і надходить до Пенсійного фонду, в результаті акумулюється на особовому рахунку. який має статус документа (не просто інформації), на підставі якого приймаються правові рішення щодо пенсійних прав громадян.
Потенційна проблема зі зберіганням даних на особовому рахунку застрахованої особи пов'язана з можливістю вносити додаткові зміни, що може поставити під сумнів справжність деяких відомостей. Навіть якщо невірної виявиться один запис, то вся інформація, що зберігається на особовому рахунку співробітника, може виявитися недійсною. Тому в даній ситуації гостро постає питання про недопущення несанкціоновані доступу до баз даних. Термін зберігання інформації на індивідуальному особовому рахунку не обмежений фіксованим проміжком часу. Він зберігається протягом усього життя застрахованої особи (див. Ст. 6 Федерального закону № 27-ФЗ «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування»), а після смерті протягом терміну, передбаченого порядком зберігання пенсійних справ.