Підзвітні кошти видаються співробітнику на підставі певних правил і вимог, які висуваються Банком Росії. Фінансова операція є спеціалізованою, де важливу роль відіграє визначення призначення платежу.
Обов'язкова умова - це наявність наказу про підзвітних осіб, де повинен фігурувати співробітник, якому здійснюється перерахування, якщо в ньому немає такої людини, а операція виконується, то дана дія є законно караним.
Відповідальними особами, яких закон призначає проводити дану операцію, є директор підприємства, головбух і касир, вони запевняють відповідні документи своїми підписами. Деякі документи формує сам працівник, який відправляється у відрядження, інші - відповідальні особи. Органом, що регулює подання звітності за цими документами, є ФНС.
Головні відомості
Сьогодні кожне підприємство, перед тим як видати кошти підзвітній співробітнику готівкою в касі або перерахувати на банківську карту безготівковими, має здійснити операцію і відобразити дану дію бухгалтерськими проводками. На підставі наказу співробітник не тільки отримує фінанси, але звітує за їх використання і здається не витрачені.
Якщо виданих коштів не вистачило, співробітник має право використовувати особисті, надавши відповідні квитанції або чеки в бухгалтерію. На їх підставі у підприємства виникає заборгованість.
Перерахування підзвітних сум на зарплатні картки або видача їх через касу, як фінансова операція повинна бути відображена в бухгалтерському обліку з дотриманням всіх правил, інакше податкова служба може накласти на підприємство штрафні санкції
необхідні етапи
Для отримання фінансів співробітник в обов'язковому порядку оформляє спеціальну заяву на ім'я директора, а підприємство формує адміністративні та бухгалтерські документи.
обов'язкове заяву
Підприємство має право переказувати кошти своїм працівникам на зарплатні картки, керуючись Листом Міністерства фінансів РФ № 03-11-11 / 42288 (25.08.14 р). Для цього працівник оформляє заяву, причому незалежно від того, як він просить видати йому фінанси - через касу або на карту.
Якщо співробітник виявляє бажання отримати фінанси на пластик, то в заяві він указує її реквізити, крім суми, терміну, на який кошти видаються, призначення використання і інших. При відсутності заяви податкова служба може порахувати, що фінанси не є підзвітними, а прибутковими, тому з них треба утримувати ПДФО, що буде грубим порушенням.
Щоб уникнути плутанини при видачі підзвітних коштів по безналу необхідна формулювання повинна бути вказана в призначенні платежу. Коли співробітник буде здавати авансовий звіт, він повинен буде докласти чек з терміналу, що підтверджує, що була проведена оплата з карти.
В іншому випадку, - це може бути банківська виписка. На підставі таких документів, які стають свідченням для податківців, ПДФО з перерахованої підзвітної суми не утримується.
документація
У безготівкових коштів, які підприємство перераховує співробітникові в якості підзвітних, є незрівнянні переваги. Це проводиться оперативно, зменшує трудовитрати відповідальних співробітників підприємства і розмір банківських комісійних, також є зручним способом забезпечити працівника, який може знаходитися в даний момент в іншому місті або на значній відстані.
На практиці це викликає у організації податковий ризик, уникнути його, крім заяви співробітника, допомагають первинні та бухгалтерські, правильно оформлені документи, які будуть враховані при податковій перевірці.
Про те, що підприємство мало право перерахувати підзвітні кошти на пластик, повинні свідчити:
- колективний договір;
- положення про відрядженнях;
- договір обслуговування в банку;
- наказ з переліком співробітників, яким перераховуються кошти;
- платіжне доручення, де вказано, що перераховуються кошти є на відрядження або господарськими витратами.
Добовий ліміт зі зняття коштів з зарплатної картки Маестро від Ощадбанку становить 100 тисяч рублів.
Що робити, якщо банк заблокував зарплатну карту, дізнайтеся зі статті за посиланням.
Додатково організація повинна дотримати наступні правила:
- підзвітна сума видається або перераховується з дозволу керівника на підставі заяви співробітника;
- видати фінанси підприємство може тільки в тому випадку, якщо за працівником не числиться борг підзвітної суми, отриманої раніше;
- після закінчення періоду, на який було видано фінанси або після приїзду з відрядження співробітник здає авансовий звіт, докладаючи до нього документи, що підтверджують витрати.
Перед тим як працівник відправиться у відрядження, підприємство оформляє:
- наказ про його направлення за ф. № Т-9;
- службове завдання по ф. № Т-10а;
- посвідчення про відрядження за ф. № Т-10.
Після повернення роботодавцю надається протягом 3 днів:
- авансовий звіт про витрачання коштів;
- звіт про виконану роботу.
Якщо вимоги будуть дотримані, то податкові ризики підприємства будуть мінімальні. На підставі авансового звіту при перевитраті коштів підприємство відшкодує працівнику витрати.
Якщо буде спостерігатися надлишок, то працівник може його готівкою повернути в касу підприємства або перерахувати на розрахунковий рахунок зі своєї карти. В іншому випадку, сума надлишку за письмової згоди працівника утримується з його зарплати.
особливості операції
При переказі грошових коштів на карти працівників існує ряд особливостей, наприклад, авансовий звіт повинен бути заповнений відповідним чином.
До головних питань, що зачіпають перерахування підзвітних сум на зарплатні картки, відносяться:
Для відправлення співробітника у відрядження формуються:
- документи на його відправку (наказ, завдання, посвідчення);
- звіти по прибутті (авансовий і про виконану роботу);
- бухгалтерські проводки окремо на видачу коштів, повернення надлишків / відшкодування перевитрати.
Оформлення призначення платежу
- При проведенні операції даного типу в платіжному дорученні вказується призначення платежу в формі: «перерахування підзвітних коштів».
- Доручення з даними призначенням формується кожен раз, коли співробітнику перераховуються кошти. У цьому випадку співробітник може використовувати кошти для оплати чого-небудь з карти по безналу або зняти готівку в банкоматі.
- Після повернення до авансового звіту він повинен докласти чеки, квитанції, квитки, інші документи, попередньо зробивши копії кожного з них.
- У законодавстві не позначається термін, коли працівник зобов'язаний повернути надлишок підзвітної суми. На більшості підприємств він визначається 3 днями. коли сума надлишку повинна бути зафіксована в бухгалтерській документації та повернута в касу готівкою або на розрахунковий рахунок підприємства перераховано в карти працівника.
- Факт перерахування надлишку повинен супроводжуватися пояснювальною запискою або вказуватися в платіжному дорученні. Якщо кошти з різних причин не будуть вчасно повернуті, то в результаті податкової перевірки підприємство зобов'яжуть зробити донарахування ПДФО.
Деталі перерахування підзвітних сум на зарплатні картки
Підзвітна сума може бути видана співробітнику на господарські цілі, відповідно до завдання, яке він отримає від керівництва, але на певних умовах і тільки трьома способами.
Умови поповнення рахунку
Підзвітна сума видається на витрати, пов'язані з госпдіяльністю юрособи, IP за видатковим касовим ордером. Він може бути сформований після того, як будуть оформлені заяву співробітника і наказ керівництва. Головною умовою видачі є відсутність заборгованості працівника за підзвітними сумами, якщо він раніше брав їх.
При кожній видачі співробітник оформляє заяву, в якій зазначає, що боргу перед підприємством по подотчету він не має. Певних норм, які могли б регламентувати видачу коштів, не пов'язаних з відрядженнями, а також термінів, в які працівник повинен відзвітувати про витрачання фінансів, не існує, тому кожна організація самостійно визначає їх. Такий порядок вона передбачає у своїй обліковій політиці, формуючи нормативні акти.
Співробітник, будучи фіз. особою, має право користуватися зарплатної банківської картою, куди також можуть бути перераховані підзвітні кошти, і здійснювати наступні види операцій на території РФ і за її межами:
- знімати готівку в національній та інших валютах;
- оплачувати товари або послуги;
- проводити інші валютні операції і незаборонені законодавством РФ.
Операції з використанням підзвітних сум з допомогою банківських карт лежать в площині трудового законодавства і призначені для заповнення потреб підприємств
способи видачі
Підзвітна сума може бути видана співробітнику:
Через касу організації готівкою
В цьому випадку кошти надходять з розрахункового рахунку або з виручки від реалізації послуг, товарів.
На корпоративну карту
- Найчастіше карта використовується для представницьких і витрат на відрядження, але можна і для проведення підзвітних операцій.
- Карта може бути не тільки дебетової, але і кредитної. Для її отримання співробітник також пише заяву, а за наказом керівника і на підставі касового ордера на неї перераховуються кошти.
- При знятті фінансів з корпоративної картки гроші списуються з карткового рахунку, який належить організації. Він відкривається організацією в банку на підставі договору про обслуговування.
На зарплатну карту
Підприємство має право перераховувати співробітнику відрядження і кошти, на документально підтверджені витрати. Попередньо в обліковій політиці підприємства прописується, що «підзвітні суми перераховуються на зарплатні картки співробітників або проводяться через касу».
типові помилки
Господарські суб'єкти, при проведенні розрахункових операцій з використанням підзвітних сум, допускають 2 роду помилок:
- відповідні документи оформляються з порушеннями;
- вимоги нормативних актів не дотримуються.
Найбільш поширеним способом є видача готівки, хоча перерахування безготівкових підприємству і працівнику набагато вигідніше.
Для того щоб уникнути помилок при проведенні перерахувань на корпоративну карту, це правило повинно бути регламентовано у внутрішніх документах:
- роботодавець повинен вирішити, де він буде вести облік видачі корпоративних карт і повернення;
- необхідно розібратися, чи варто працівникові кожен раз оформляти заяву на отримання карти, а роботодавцю видавати наказ;
- як захистити інформацію про ПІН-код від розповсюдження;
- як співробітнику діяти при втраті пластика.
Передача корпоративної картки співробітнику ще не означає, що він отримав гроші підприємства і несе за них відповідальність. Підзвітним фіз. особа стане тоді, коли скористається коштами з карти.
Також податкову службу не потрібно повідомляти про те, що підприємство отримало корпоративну карту, інформація надається тільки за відкритими банківських рахунків. Карта не є самостійною без відкритого на неї рахунки, але якщо видача карти не пов'язана з відкриттям рахунку, то інформувати НС немає необхідності.
Нерідко виникає питання використання однієї корпоративної карти різними підзвітними особами-співробітниками. Офіційного роз'яснення з цього приводу законодавець не дає, але вважається, що якщо карта іменна, т. Е. Видана на керівника, він повинен розпоряджатися коштами, які на неї надходять. Хоча сама по собі корпоративна карта не є власністю директора підприємства.
Офіційна відповідальність за перерахування підзвітних сум на картки співробітників не встановлена і порушенням з ведення касової дисципліни - це бути не може. Відповідальність покладається тільки на керівний склад з приводу оформлення документів, що стосуються перерахування. Головне, щоб у внутрішніх документах підприємства перебувала інформація про те, що це можна робити.
Важливим моментом є формування авансового звіту при ситуації, коли організація повертає на карту співробітника перевитрата. У звітному бланку передбачено рядки, де необхідно вказувати тільки реквізити видаткового ордера, на підставі якого видавалася сума перевитрати. Але при цьому слід додати рядок із зазначенням реквізитів платіжки, на підставі якої перевитрата був перерахований.
Ліміт розрахунків з зарплатної / корпоративної картки засобами, які є підзвітними, не визначений БР. У розмірі 100 тис. Руб. він встановлений тільки для сум, які видаються через каси готівкою.
Вартість річного обслуговування зарплатної картки Банку Москви залежить від обраного тарифу та типу карти - класичної або золотий.
У цій статті - детально про плюси і мінуси зарплатної картки в Райффайзен банку.