Різні технічні і організаційні перетворення не рідкість для компаній. При цьому дуже ймовірно, що в ході цих перетворень буде потрібно, щоб хтось із співробітників змінив своє робоче місце. Навіть якщо ця умова не була свого часу зазначено в трудовому договорі.
«Міграція» підприємств - явище, характерне для будь-якого типу економіки. Однак перш ніж здійснити передислокацію, роботодавець повинен вирішити організаційні питання зі своїми співробітниками: одні, можливо, захочуть переміститися разом зі своїм роботодавцем, інші віддадуть перевагу залишитися «на своїй території» і, відповідно, припинити трудові відносини.
Мотиви, якими керується роботодавець, приймаючи рішення про переїзд в іншу місцевість, не мають значення для співробітника. Для нього істотно, на яку відстань віддаляється роботодавець від свого колишнього місцезнаходження і місця проживання співробітника. Адже останній виходить з того, скільки часу йому буде потрібно на дорогу від місця проживання до роботи, і на підставі цих розрахунків вирішує: надходити на іншу роботу або продовжувати трудові відносини з уже наявними роботодавцем.
Не можна виключати ситуації, при яких роботодавець може бути зацікавлений в переїзді в іншу місцевість на певний (заздалегідь відомий) термін і планувати своє повернення в колишню місцевість після закінчення цього періоду. Якщо така ситуація виникне, то роботодавець, швидше за все, повинен проінформувати персонал про те, що його переїзд в іншу місцевість - це не назавжди, а на певний термін, а також надати іншу інформацію, грунтуючись на якій, співробітники зможуть прийняти правильне рішення.
На практиці структурні підрозділи нерідко знаходяться далеко один від одного і від головного підприємства (наприклад, в різних кінцях міста). В даному випадку, незважаючи на те, що переклад буде відбуватися в рамках однієї адміністративно-територіальної одиниці - міста, рекомендується оформити переведення працівника.
При перекладі з ініціативи роботодавця необхідно враховувати деякі нюанси.
Якщо співробітник буде працювати на об'єктах, розташованих в різних місцевостях, його переміщення не вважатимуться перекладом
Тому переклад на роботу з одного населеного пункту в інший, навіть якщо обидва міста знаходяться в межах одного адміністративного району, розглядається як переклад в іншу місцевість.
Переїзд же роботодавця з одного району міста в інший район того ж міста не вважається переїздом в іншу місцевість.
Алгоритм перекладу на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем
Розглянемо етапи цього заходу:
Повноважний орган роботодавця приймає рішення про його переміщення в іншу місцевість і оформляє дане рішення в письмовому вигляді.
Кожного співробітника письмово повідомляють про те, що підприємство переїжджає в інше місто. У цьому ж повідомленні йому можуть запропонувати перевестися разом з роботодавцем. З повідомленням співробітника бажано ознайомити під розпис.
Разом з тим при переміщенні підприємства в інший населений пункт роботодавець не зобов'язаний пропонувати тому чи іншому співробітнику переклад разом з підприємством для подальшої роботи, оскільки він має право звільнити працівника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (у зв'язку зі зміною певних сторонами умов трудового договору), попередивши його про це не пізніше ніж за два місяці до перекладу.
Далі кожен співробітник вирішує, чи згоден він на переклад в іншу місцевість разом з роботодавцем. Якщо відмовляється, то подає заяву про це, а трудовий договір з ним припиняється на підставі п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При цьому обов'язково дотримується вся процедура звільнення. Згідно ч. 3 ст. 178 Трудового кодексу РФ. при розірванні трудового договору у зв'язку з відмовою працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем яке відмовилося виплачується вихідна допомога в розмірі двотижневого середнього заробітку.
Наступний крок - укладається угода до трудового договору про зміну його умов. Угода підписується кожним працівником, який згоден на переклад. Якщо при перекладі разом з роботодавцем в іншу місцевість, крім власне місцевості, змінюються ще якісь умови, то ці зміни слід відобразити в угоді.
Якщо при перекладі в іншу місцевість в локальні нормативні акти роботодавця вносяться зміни, співробітники повинні бути ознайомлені з ними в установленому законом порядку.
Далі видається наказ про переведення працівників в іншу місцевість. Кожного співробітника знайомлять з наказом про переведення під розпис.
Наказ реєструють у відповідному журналі реєстрації наказів.
Відомості про переведення відображають в особовій картці (запис в ній працівник завіряє своїм підписом) та інших документах.
Зміна місцезнаходження юридичної особи
Коли всі документи оформлені, зміни необхідно зареєструвати.
Оскільки місце знаходження юридичної особи визначається місцем його державної реєстрації (п. 2 ст. 54 ГК РФ), місце знаходження організації буде вважатися зміненим з моменту внесення запису до Єдиного державного реєстру юридичних осіб (ЕГРЮЛ). Ця дата вказується в свідоцтві про постановку на облік в податковому органі.
Наслідки для кадрового діловодства
Наказ про зміну місця знаходження організації
Такий наказ оформляється на бланку наказу по основній діяльності. Відповідальні працівники повинні бути ознайомлені з наказом під розпис.
Отже, зміна місця знаходження організації може привести до необхідності оформлення різних документів - залежно від того, чи є місце знаходження організації умовою трудового договору (див. Таблицю).
Організація переїжджає в іншу місцевість
+
Якщо працівник не згоден на продовження роботи в іншій місцевості
Переведення працівника разом з організацією в іншу місцевість вважається дорогим заходом, тому що ст. 169 і 178 ТК РФ передбачають певні гарантії для таких співробітників, і роботодавець несе витрати як за згодою працівника з переведенням, так і при його відмові.
Відповідно до ст. 169 ТК РФ при перекладі в іншу місцевість організація зобов'язана відшкодувати працівникові та членам його сім'ї витрати на переїзд, а також витрати на провезення майна.
Як видно, законодавчо закріплені мінімальні розміри відшкодування витрат, пов'язаних з переїздом тільки для організацій, що фінансуються за рахунок коштів федерального бюджету, тоді як для комерційних організацій ніяких мінімальних розмірів не передбачено. У будь-якому випадку роботодавець може орієнтуватися на розміри відшкодування, встановлені в Постанові № 187.
Якщо співробітник погодився на переклад, то роботодавця очікують наступні витрати:
Іноді фірма не тільки відшкодовує працівникові витрати на переїзд, але і компенсує оплату житла на новому місці роботи. Однак такі виплати не передбачені ст. 169 ТК РФ. При цьому «житлові» компенсації вважаються заробітною платою співробітника, отриманої у негрошовій формі. На підставі ст. 131 ТК РФ її частина не може перевищувати однієї п'ятої від суми винагороди за працю, передбаченої договором.
У деяких випадках, передбачених п. 6 Постанови № 187, роботодавець має право вимагати відшкодування понесених витрат у зв'язку з переїздом в іншу місцевість, причому в повному обсязі. Це можливо, якщо:
- співробітник не з'явився на роботу або відмовився приступити до роботи без поважних причин;
- співробітник до закінчення терміну роботи, передбаченого законодавством або обумовленого при переведенні, прийманні на роботу, а за відсутності визначеного терміну - до закінчення одного року роботи, звільнився за власним бажанням без поважної причини або був звільнений за винні дії, які відповідно до законодавства стали підставою припинення трудового договору.
Співробітник, який не з'явився на роботу або відмовився приступити до роботи з поважної причини, зобов'язаний повернути виплачені йому кошти за вирахуванням вже понесених дорожніх витрат.
Організація переїзду кадрової служби
Оскільки компанія зобов'язана забезпечити зберігання документів, в тому числі пов'язаних з переміщенням і звільненням працівників, їх втрата або пошкодження неприпустимі. Для збереження персональних даних працівників усе операції з формування та підготовки кадрової документації до переїзду повинен виконувати співробітник кадрової служби, який несе особисту відповідальність за збереження документів в справах. Відповідальний за переїзд - наприклад, начальник відділу кадрів - повинен упевнитися, що всі особисті справи працюючих співробітників укомплектовані необхідними документами, а особисті картки звільнених сформовані в окрему справу і передані в архів.
Документи, що містять персональні дані працівників, відносяться до документів тривалого зберігання, тому в організації може зібратися велика кількість як документів оперативного зберігання, так і архівних документів, термін зберігання яких не закінчився. Тому, готуючись до переїзду, можна передати їх до державного архіву, уклавши договір з його територіальним відділенням, або приватній фірмі, яка надає такі послуги. До цього слід провести інвентаризацію архівних документів, щоб виявити ті з них, у яких закінчився термін зберігання. Такі документи можна знищити, склавши відповідний акт.
Перед транспортуванням всю документацію слід ретельно упакувати, а упаковки з документами повинні бути опечатані, і на склейці повинна стояти підпис відповідальної особи. В даний час на ринку послуг існує багато компаній, які надають організаціям професійні послуги по переїзду, в тому числі з перевезення документів. Дані компанії часто надають спеціальну упаковку для перевезення документів, здійснюють їх навантаження і розвантаження, а головне - несуть відповідальність за збереження вантажу. Це особливо важливо в разі втрати або пошкодження документації - переїжджає компанія може довести свою обачність при організації переїзду і забезпечення збереження документації.
Правильне оформлення перекладу - гарантія того, що в разі виникнення спору суд не визнає переклад незаконним, і роботодавцю не доведеться виплачувати гроші.
Оскільки саме роботодавець оформляє відповідні документи щодо переведення, переміщення або зміни умов трудового договору, то в разі виникнення трудового спору на ньому і буде лежати обов'язок довести законність своїх дій.
При розгляді в суді суперечок про переведення на іншу роботу до предмету доказування входять наступні обставини:
- наявність підстав, що дають роботодавцю право на переклад співробітника;
- наявність згоди працівника, коли така згода вимагається;
- відсутність протипоказань за станом здоров'я для перекладу співробітника.
У разі незаконного переведення на іншу роботу працівник повинен бути поновлений на попередній роботі органом, який розглядає трудовий спір. Суд може на вимогу працівника винести рішення про відшкодування йому грошової компенсації моральної шкоди, заподіяної йому незаконним переведенням.