- Россол Сергій | корпоративний консультант МКА «Калінін, Трач та партнери»
Які рішення ради директорів щодо підготовки річних загальних зборів акціонерів необхідно оформити протоколом? На який момент і як визначається список осіб, які мають право на участь у зборах? Коли і яким способом їх необхідно повідомити (що говорить закон і що може бути визначено статутом АТ), як скласти лист? З якою інформацією і документами, в які терміни слід ознайомити акціонерів? Як акціонеру скласти свій запит на їх надання та яку плату з нього можуть взяти? Відповідаючи на ці питання зі сфери корпоративного права, ми приділяємо особливу увагу оформленню документів (вас чекають зразки цілих документів і їх ключових фрагментів).
Право на участь в зборах
Г одов загальні збори акціонерів є одним з основних корпоративних подій в житті будь-якого акціонерного товариства. Саме на цих зборах підбиваються підсумки діяльності менеджменту компанії і формується Рада директорів (наглядова рада) який визначатиме стратегію розвитку організації в наступному році.
Однак з тих пір технічний розвиток зробило крок далеко вперед. В даний час можливо практично миттєве отримання інформації від реєстратора, що веде реєстр акціонерів, причому достовірність даного повідомлення за умови використання цифрових підписів буде стовідсотковою. В цьому випадку відпаде потреба в такому «милиці», як вимога про видачу довіреностей від імені продавця акцій їх покупцеві, якщо угода проходить в інтервалі між складанням списку акціонерів і проведенням зборів 1. Така зміна законодавства потребують комплексного підходу, наприклад, треба буде переглянути і порядок повідомлення акціонерів про майбутні збори, проте, на наш погляд, воно буде більш ефективно захищати права акціонерів.
Дата складення переліку осіб, які мають право на участь у загальних зборах акціонерів, визначається на засіданні ради директорів, в рамках встановлених чинним законодавством обмежень. Варто відзначити, що в більшості великих акціонерних товариств така дата визначається «по нижній межі» терміну, тобто за 50 днів до дати проведення зборів. Як правило, це виправдовується необхідністю великою і активною підготовки до такого значимого заходу.
У список осіб, які мають право на участь у ЗЗА, включаються:
Сам список повинен містити наступну інформацію:
- один повний - для внутрішнього користування і
- інший короткий - для надання на вимогу осіб, які мають право з ним ознайомитися. Частенько другий список формується з першого за допомогою канцелярського коректора - частина граф в таблиці просто викреслювали.
На вимогу будь-якої зацікавленої особи суспільство протягом 3 днів зобов'язана надати йому витяг із списку осіб, які мають право на участь у ЗЗА, що містить дані про цю особу, або довідку про те, що воно не включено в список.
Зміни до списку осіб, які мають право на участь у загальних зборах акціонерів, можуть вноситися тільки в разі відновлення порушених прав осіб, які не включені до зазначеного списку на дату його складання, або виправлення помилок, допущених при його складанні.
Вимога акціонера надати йому список учасників загальних зборів акціонерів
Робота ради директорів при підготовці зборів
Основним органом, «на плечі» якого лягає велика частина роботи з підготовки та скликання річних загальних зборів акціонерів, є рада директорів. Він ініціює, готує і організовує проведення загальних зборів. У більшості випадків, як ми вже відзначали, він же формує порядок денний річних загальних зборів і висуває кандидатури на ключові позиції (аудитора, ревізійної комісії і т.д.).
Відповідно до п. 1 ст. 54 ФЗ «Про АТ» при підготовці до проведення загальних зборів акціонерів рада директорів (наглядова рада) суспільства визначає:
Кожен з цих питань має свої особливості. Зупинимося на деяких з них.
Чинне законодавство визначає, що загальні збори акціонерів може проводитися в двох формах:
Дата, місце і час проведення загальних зборів також повинні відповідати ряду обов'язкових вимог. Так, дата проведення зборів досить жорстко прив'язана до термінів проведення підготовчих процедур. Місце проведення зборів повинно обиратися в поселенні (місті, селищі, селі), що є місцем знаходження товариства, якщо інше місце його проведення прямо не вказано в статуті АТ. Таким чином, встановлено певні обмеження проти одного з рейдерських прийомів 90-х - проведення загальних зборів акціонерів в місцях, не доступних для більшості з них. Крім того, при визначенні місця проведення річних загальних зборів акціонерів повинні враховуватися не тільки його фізична доступність, але і достовірність інформації, що дозволяє однозначно визначити приміщення, в якому буде проводитися збори:
Здавалося б, у визначенні дати складання списку осіб немає особливих складнощів, однак на практиці не перший раз зустрічаються курйозні випадки, що призводять до цілком реальним негативних наслідків:
В порушення ст. 51 ФЗ № 208-ФЗ «Про АТ» дата складання списку може бути визначена раніше дати проведення засідання ради директорів. Результати в цьому випадку досить жалюгідні. Так, одному з Пермських акціонерних товариств це ледь не коштувало 500 000,00 рублів. Регіональне відділення Федеральної служби з фінансових ринків в Волго-Камському регіоні наклало на суспільство штраф, і тільки думка судів трьох інстанцій, включаючи ФАС Уральського округу (справа № Ф09-6567 / 11), про те, що вчинене суспільством адміністративне правопорушення в даному випадку не містить істотної загрози охоронюваним суспільним правовідносин, не привело до настання будь-яких суспільно-небезпечних наслідків, дозволило уникнути значного штрафу. Однак в цьому випадку покладатися на наявність позитивного судового прецеденту не варто хоча б тому, що організації знадобилося пройти три інстанції, щоб уникнути штрафу. Наступного разу обставини справи, які мають бути і суд може прийти до іншого висновку.
Як показує практика, більшість порушень чинного корпоративного законодавства при скликанні ОСА доводиться на спотворення запропонованого порядку повідомлення акціонерів про проведення загальних зборів акціонерів. Акціонерів із завидною регулярністю забувають повідомляти про місце проведення зборів, про порядок ознайомлення з інформацією, яка повинна бути надана, направляють повідомлення з порушенням термінів і т.п. Такі порушення стають одним з активних інструментів в корпоративних конфліктах.
Таким чином, на думку суду, був порушений мінімальний термін направлення і форма повідомлення про проведення загальних зборів акціонерів, а також порушено право акціонера на ознайомлення з інформацією до зборів і право на висування кандидатів в члени ради директорів.
Перелік інформації (матеріалів), що надається акціонерам при підготовці до проведення загальних зборів акціонерів, і порядок її надання залежить від порядку денного, технічних можливостей суспільства і положень його статуту.
Хотілося б також відзначити, що оскільки питання підготовки до проведення річного ОСА входять до виключної компетенції ради директорів, інші органи товариства розглядати їх і приймати по ним рішення не має права. Підтвердженням цієї тези є досить однозначна судова практика.
Виходить, що вмістити все в одне засідання ради директорів можливо тільки в невеликих як за кількістю акціонерів, так і за розмірами бізнесу, акціонерні товариства. Зазвичай при підготовці до ОСА проводиться 2-3 засідання. Головне, щоб всі необхідні питання були вирішені в рамках термінів, відведених для підготовки до проведення річного ОСА. Див. Приклади 5 і 6.
У коло відповідальності ради директорів входить підготовка рекомендацій щодо прийняття рішень загальними зборами акціонерів. Причому, на наш погляд, мова йде не тільки про тих рекомендаціях, які прямо вказані в законі (п. 1 ст. 65 ФЗ «Про АТ»). До них, зокрема, відноситься підготовка висновку ради директорів з питань:
- розміру виплачуваних членам ревізійної комісії (ревізору) суспільства винагород і компенсацій;
- розміру оплати послуг аудитора;
- розміру дивіденду по акціях і порядку його виплати.
Рада директорів повинна виробляти єдину позицію і з інших питань порядку денного і доводити її до акціонерів під час річних зборів. Особливо уважно необхідно підходити до тих питань, що пропонуються акціонерами. Вони повинні отримувати оцінку не тільки з правової точки зору, але і з точки зору економічної доцільності. Також необхідно мати аргументовану позицію суспільства в частині схвалення значних правочинів та правочинів із заінтересованістю, схвалення яких віднесено до компетенції загальних зборів акціонерів.
Протокол засідання ради директорів в рамках підготовки річних загальних зборів акціонерів
У прикладах 5 і 6 показані протоколи засідань ради директорів, присвячені підготовці річних загальних зборів акціонерів. При цьому другий протокол наведено для того, щоб показати, як вирішення питань з підготовки до ЗЗА проводилося планомірно на кількох засіданнях. У Примері 4 показаний список осіб, які мають право на участь у ЗЗА, який за запитом акціонерного товариства надає реєстратор. При цьому зверніть увагу: всі ці документи складені нами з урахуванням рекомендацій до оформлення організаційно-розпорядчих документів.
На практиці можна зустріти і інші варіанти. Наприклад, професійний реєстратор може оформити список не на своєму бланку, тоді документ починається зі слів «СПИСОК ОСІБ», а всі дані про реєстратора перекочовують в самий кінець документа (нижче підпису). Такі зміни в оформленні на юридичній силі документа не відбиваються, важливіше наявність в ньому коректних відомостей, підпису уповноваженої особи і відбитка печатки реєстратора.
Протокол засідання ради директорів в рамках підготовки річних загальних зборів акціонерів
повідомляємо акціонерів
термін повідомлення
Наступний важливий крок при підготовці до проведення річних загальних зборів акціонерів - це оповіщення осіб, які мають право на участь у зборах. Кодекс корпоративної поведінки 2 особливо відзначає, що оскільки етап скликання і підготовки до проведення загальних зборів акціонерів дуже важливий для забезпечення прийняття зважених рішень, всі акціонери повинні бути повідомлені про проведення загальних зборів в термін, що дозволяє їм виробити позицію з питань порядку денного, отримати інформацію про осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів, зв'язатися з іншими акціонерами і обговорити з ними питання порядку денного.
Перелік акціонерів, які підлягають повідомленню, визначається на підставі списку осіб, які мають право на участь у зборах, складених реєстроутримувачем. Повідомлення про проведення загальних зборів акціонерів повинно бути зроблено не пізніше ніж за 20 днів до його проведення. а в тому випадку якщо в порядку денному міститься вимога про реорганізацію акціонерного товариства, - не пізніше ніж за 30 днів до цього моменту (ст. 52 ФЗ «Про АТ»). В цей термін повідомлення, що містить інформацію про майбутній проведення загальних зборів акціонерів, має бути направлено.
спосіб повідомлення
У повідомленні про проведення загальних зборів акціонерів вказуються (згідно п. 2 ст. 52 ФЗ «Про АТ»), див. Приклад 10:
Доступ акціонерів до документів та інформації перед зборами
Акціонерам при підготовці до річного ОСА в обов'язковому порядку повинен бути наданий доступ до таких документів:
Лист акціонеру про проведення загальних зборів акціонерів