З цієї статті ви дізнаєтеся: як правильно і з найменшими нарахуваннями податків враховувати паливо, що знаходиться в баку автомобіля при його передачі в оренду та повернення з оренди.
Що можна зробити на практиці: відобразити в договорі оренди автомобіля порядок передачі і отримання палива.
Визначаємо залишок палива в баку
Коли автомобіль передається в оренду і повертається з неї, то логічно, що в його баку вже є паливо. З порожнім баком далеко не заїдеш, а приносити з собою, наприклад, бензин в каністрі - досить важко. Незважаючи на логіку, бухгалтери сторін договору оренди ламають собі голову над питанням: як правильно відобразити таке паливо, не порушивши законодавство і заплативши при цьому мінімум податків? При цьому розглядаються кілька варіантів передачі палива:
Зрозуміло, що облік в цих випадках буде різним. Однак перш ніж відобразити це паливо в обліку, необхідно точно визначити його залишок в баке.Самий точний і легкий спосіб буде виглядати так:
1. Отримавши автомобіль з паливом в баку, їдьте на АЗС і заправте автомобіль, щоб був повний бак.
2. Подивіться по техпаспорту об'єм паливного бака.
3. Зробіть нескладний розрахунок: обсяг бака по техпаспорту мінус обсяг палива при заправці. Різниця і складе то кількість палива, яке було в баку автомобіля, коли вам передали авто.
Тепер розглянемо всі варіанти, щоб ви могли вибрати спосіб обліку палива, оптимальний для обох сторін договору оренди автомобіля.
Варіант 1. Подарувати паливо
Спочатку орендодавець віддає безкоштовно залишок палива в баку автомобіля орендарю. При поверненні авто з оренди орендарю доведеться теж заправити автомобіль. Залишок палива в баку він віддасть безкоштовно орендодавцю.
Умова про дарування може бути зазначено в договорі оренди автомобіля або оформлено договором дарування. Порядок укладення таких договорів регулюється гл. 55 Цивільного кодексу (далі - ЦК). Право власності на подароване паливо виникає у одержувача з моменту його прийняття (ч. 1 ст. 722 ЦК). Факт приймання-передачі палива треба підтвердити актом приймання-передачі, який повинні підписати обидві сторони.
Головний мінус цього варіанта в тому, що вартість безоплатно отриманих товарів при їх списання не влучає у податкові витрати одержувача. Детальніше бухгалтерський і податковий облік операції ми розглянемо нижче.
Варіант 2. Передати паливо з компенсацією його вартості
Умова про компенсацію вартості палива в баку можна передбачити в договорі оренди. Для отримання компенсації необхідно оформити акт приймання-передачі палива, вказавши в ньому рештки палива в баку і його вартість. Компенсувати вартість палива можна по окремо виставленим рахунком.
Плюс: при отриманні палива його вартість можна включити до податкових витрат (якщо автомобіль використовується в госпдіяльності).
Мінус: незручність при розрахунках. Наприклад, при отриманні автомобіля орендареві доведеться додатково перерахувати орендодавцю суму, щоб компенсувати вартість палива в баку. А при поверненні автомобіля орендодавець повинен буде компенсувати вартість палива в баку орендарю. Зайві платіжки доведеться оформляти.
Варіант 3. Позичити паливо
Передача товарів в борг оформляється договором позики (§ 1 гл. 71 ЦК). Договір позики між юрособами в обов'язковому порядку укладається у письмовій формі (ч. 1 ст. 1047 ЦК). Це означає, що усна домовленість про передачу палива «туди-сюди» між сторонами договору оренди в розрахунок не береться. І операція «по обміну» паливом може бути витлумачена податковими органами як безкоштовна передача (отримання) товару. А це, в свою чергу, вплине на її оподаткування (див. Варіант 1 в таблиці).
Умова про надання палива в позику можна просто включити в договір оренди автомобіля. При цьому треба вказати, яка кількість палива передається і має бути повернуто.
Передача палива оформляється або окремим актом приймання-передачі, або відображається в акті приймання-передачі автомобіля.
Треба розуміти, що в обліку така операція набуває ознак бартеру (див. Нижче).
Плюс: такий спосіб є найбільш зручним і використовується багатьма підприємствами, які здають свої автомобілі в оренду. Не потрібні додаткові платіжні доручення, як при компенсації вартості палива.
Мінус: при поверненні автомобіля з оренди вартість палива може виявитися вищою, ніж при отриманні авто в оренду. Для орендаря в такому випадку операція буде збитковою.
Відображення в обліку
Припустимо, що сума орендної плати за одиницю товару складає 1 200. (В т. Ч. ПДВ - 200 грн.) На місяць, вартість залишку палива в баку - 240 грн. (В т. Ч. ПДВ - 40 грн.). Автомобіль використовується для збуту продукції. Покажемо, яким буде облік для всіх розглянутих вище варіантів.