Діяльність будь-якого підприємства є неможливою, якщо на ньому не оформляються особові рахунки співробітників, згідно з формою Т-54.
Ці документи характеризуються тим, що він відображає в собі певну інформацію про самому робочому, часу, яке він відпрацював, а також інші затримки і перерахування за якийсь відрізок часу. Особовий рахунок повинен вестися абсолютно для будь-якої людини, незалежно від його посади і зарплати.
Як же потрібно вести даний документ, які відомості в нього вносяться і за якими правилами необхідно заповнювати його? Розглянемо нижче.
Розглянутий документ відображає в своєму змісті конкретні і докладні дані про нарахування на користь співробітників від роботодавця за виконувану роботу протягом звітного періоду - 1 року. У цій формі можна побачити дані про премії, соцвиплати, подарунки від роботодавця. Саме на підставі цього документа і була створена відомість за розрахунками форми Т-49.
Щоб у громадянина з'явився особовий рахунок працівника Т-54. досить лише прийняти нову людину на роботу на підставі відповідного наказу.
На тих підприємствах, де задіяно багато робочих, особові рахунки заводяться індивідуально для кожного робітника. Якщо ж в компанії трохи співробітників, то створюються спеціальні відомості, і роботодавець при цьому буде мати право на застосування інших форм документів.
Ця форма повинна включати в себе персональні відомості про робочому. Крім цього, сюди також включаються дані про час роботи громадянина. В даному типі документації повинні бути відображені два параметри, які впливають на розмір доходу фізичної особи, а також особливості, які його формують - нарахування та утримання.
Як нарахувань можуть бути відображені:
- Оклад працівника.
- Матеріальні подарунки, які були отримані від керівника компанії.
- Періодичні премії.
- Посібники, соцвиплати тощо.
Утримання також можуть представлятися в чотирьох видах:
- Регламентовані НК Україна - внески у позабюджетні фонди, податки згідно з прибутками.
- Виплати, які здійснюються згідно з виконавчими листами. Сюди включаються судові штрафи, аліменти, стягнення збитків по майну роботодавця, утримання для громадян, які перебувають на виправних роботах і ін.
- Утримання, які були регламентовані керівником підприємства - компенсація за невироблена відпускний період, повернення авансів, поправки по неправильному розрахунку зарплати і т.п.
- Утримання, які проводяться за бажанням робітника на підставі його заяви - профспілкові внески, за продану в кредит продукцію підприємства, погашення взятих позик і позик, платежі за типами добровільного страхування.
Такий тип документів використовується переважно великими організаціями з величезним штатом робітників. У інших типів підприємств є альтернативи у вигляді реєстраційних журналів і відомостей.
В яких випадках застосовується
Форма документа Т-54 складається на кожен рік для будь-якого співробітника за минулий рік. Оформлятися цей документ вперше повинен під час прийому на роботу співробітника. Закривається цей документ в тому випадку, коли робочий звільняється з компанії. Якщо ж співробітник відпрацьовує повний рік, то дати кордонів в даний час будуть відповідати датам закінчення і початку цього року.
Для ІП і маленьких організацій можуть бути використані відомості Т-49 (зразок) і Т-51 (приклад заповнення). При цьому інформація, яка вказується в картці співробітника і розрахункової відомості, об'єднується в бланку Т-54.
Варто пам'ятати, що термін зберігання даного типу документів в архівах підприємств становить 75 років. Така умова передбачено тим, що відомості в документах будуть потрібні для розрахунку пенсій співробітникам.
Правила заповнення особового рахунку працівника Т-54
Щороку в цей документ повинні заноситися відомості, які будуть потрібні для нарахування виплат, які проводяться роботодавцем. Також в цих формах зберігається інформація з підстав для утримань разом з відомостями про розрахунок виплат на користь робітників для кожного місяця.
У початковій частині документа повинні прописуватися дані про підприємство, а саме:
- Повне та скорочене найменування.
- Назва підрозділу.
- ОКПО.
- ПІБ співробітника.
- Табельний номер.
- ІПН.
- СНІЛС.
- Дата народження.
- Сімейний стан.
- Інформація про місце проживання.
Потім в документі мають бути відображені дві таблиці. Перша з них повинна оповідати про необхідні розрахунки згідно щомісячних виплат ЗП.
Відповідно, в цій частині повинні бути відомості про:
- Постановах про прийом на роботу, а також накази про звільнення.
- Встановлення розміру ЗП та інших доплат.
- Трудових умовах.
- Наказах про відпустки. При цьому повинні обов'язково фіксуватися умови, при яких вони використовуються.
- Документах про вироблених утримань з доходу.
- Сумах виплат, які підлягають встановленню пільг.
У другій таблиці вказується розрахунок нарахованого доходу по місяцях, всіх утримань і загальної суми ЗП, яка підлягає виплаті. Після всього цього, дана форма підписується бухгалтером, який несе відповідальність за ведення даного документа.
хто оформляє
Заповненням даних форм документів займаються уповноважені співробітники відділів бухгалтерії на підприємстві.
Заповнення необхідних карток повинно проводитися при наявності первинної документації.
В якості таких документів можуть виступати:
- Табелі, що враховують час роботи співробітника.
- Зарплатні відомості.
- Рапорти про вироблення.
- Подорожні листи та інші форми.
Всі ці документи повинні передаватися з різних департаментів до відділів бухгалтерії в ті терміни, які були раніше встановлені відповідними документами всередині підприємства.
Використання спеціальних програм
У нинішній час мало хто з працівників бухгалтерії працює з розрахунками вручну. У більшості випадків, вони використовують спеціалізовані комп'ютерні програми для бухгалтерів, де вже є необхідні форми і скрипти для відображення потрібної інформації.
Відповідно, в таких ситуаціях особові рахунки працівників обов'язково щомісяця складаються, а також завіряються підписами керівників компаній або відповідальних осіб. При цьому, додаткові аркуші за кожен відпрацьований рік повинні підклеює в особовий рахунок, який був створений при прийомі на роботу.