Часто при списанні недостач у бухгалтера виникає безліч питань. Наприклад, за якою вартістю списувати цінності, як вчинити, якщо відсутні будь-які частини одного предмета (зокрема основного засобу), і т.д.
Списання майна, що амортизується
При списанні втрачених основних засобів суму амортизації по них також списують. Вартість майна, стягуються з винної особи, визначають за загальними правилами виходячи з їх ринкової ціни на дату втрати, але не нижче залишкової вартості. Порядок відображення цієї операції в обліку установи проілюструє приклад.
У процесі інвентаризації, проведеної в установі перед підготовкою річної бухгалтерської звітності, була виявлена пропажа комп'ютера. Він відноситься до особливо цінного майна і раніше був придбаний за рахунок коштів від приносить дохід діяльності. Первісна вартість ЕОМ - 54 000 руб. По ньому була нарахована амортизація в сумі 14 000 руб. За рішенням керівника установи з матеріально відповідальної особи стягується вартість відсутнього комп'ютера в розмірі 42 000 руб.
Зазначені операції будуть відображені записами:
Дебет 2 104 24 410 Кредит 2 101 24 410
- 14 000 руб. - списана амортизація, нарахована за втраченим комп'ютера;
Дебет 2 401 10 172 Кредит 2 101 24 410
- 40 000 руб. (54 000 - 14 000) - списана залишкова вартість комп'ютера;
Дебет 2 209 74 560 Кредит 2 401 10 172
- 42 000 руб. - ринкова вартість втраченого комп'ютера пред'явлена до відшкодування матеріально відповідальної особи;
Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 74 660
- 42 000 руб. - внесені готівкові грошові кошти в касу установи в рахунок погашення заборгованості по недостачу майна.
Списання основних засобів нульовою залишковою вартістю
Можливий варіант, коли виявляється нестача основних засобів, які мають нульову залишкову вартість (тобто сума нарахованої по них амортизації дорівнює їх первісної вартості).
Незважаючи на це, керівник установи має право прийняти рішення про стягнення з матеріально відповідальної особи тієї суми, яка дорівнює ринковій ціні даного майна. Адже вартість майна за даними бухгалтерського обліку є лише нижньою межею розміру шкоди, який установа має право отримати з винного працівника.
У той же час трудове законодавство прямо передбачає, що з винуватця недостачі стягується заподіяну їм шкоду, сума якого дорівнює ринковій ціні втраченого майна. У даній ситуації бухгалтеру слід списати недостачу і відобразити кошти, що належать до отримання з винного працівника, в складі поточних доходів установи.
У процесі інвентаризації, проведеної в установі перед формуванням річної бухгалтерської звітності, була виявлена пропажа комп'ютера. Він був придбаний за рахунок коштів від приносить дохід діяльності і відноситься до особливо цінного майна.
Первісна вартість ЕОМ становила 34 600 руб. По ній нарахована амортизація в тій же сумі. Ринкова вартість комп'ютера - 6500 руб. За рішенням керівника установи дана сума стягується з матеріально відповідальної особи.
Операції зі списання ЕОМ, відображенню і погашення заборгованості матеріально відповідальної особи відображають записами (для спрощення прикладу позабалансовий облік грошових коштів установи не наводиться):
Дебет 2 104 24 410 Кредит 2 101 24 410
- 34 600 руб. - списана вартість втраченого комп'ютера, рівна нарахованої по ньому амортизації;
Дебет 2 209 74 560 Кредит 2 401 10 172
- 6500 руб. - ринкова вартість втраченого комп'ютера пред'явлена до відшкодування матеріально відповідальної особи;
Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 74 660
- 6500 руб. - внесені готівкові грошові кошти в касу установи в рахунок погашення заборгованості по недостачу майна.
Списання втрачених частин основного засобу
В ході інвентаризації може бути виявлено, що відсутні ті чи інші частини основного засобу в результаті їх псування або розкрадання. Наприклад монітори комп'ютерів. Таким чином, використання самого основного засобу стає неможливим. Як бути в цій ситуації? Можливі два варіанти.
Керівник установи приймає рішення про врахування основних засобів з використанням раніше привласнених інвентарних номерів і подальшої їх укомплектування новими частинами. Первісна вартість цього майна може бути зменшена на вартість втрачених частин. Дану операцію слід розглядати як часткову ліквідацію основного засобу. Вартість нових частин згодом збільшить вартість основного засобу. Таку операцію можна визнати дооборудованием.
У процесі інвентаризації, проведеної в установі перед формуванням річної бухгалтерської звітності, було виявлено, що у одного комп'ютера немає монітора. Комп'ютер був придбаний за рахунок субсидії на інші цілі і відноситься до особливо цінного майна. Він використовується в основній діяльності установи, яка не обкладається ПДВ. Вартість відсутнього монітора - 6000 руб. Сума амортизації, що припадає на нього, становить 4500 руб. Винуватець пропажі встановлений не був.
Згодом за рахунок субсидії на інші цілі до комп'ютера був придбаний новий монітор. Його вартість - 9440 руб. (В тому числі ПДВ - 1440 руб.). Він також відноситься до особливо цінного майна установи.
Операції зі списання втраченого і придбання нового монітора бухгалтер установи відобразить записами:
Дебет 5 104 24 410 Кредит 5 101 24 410
- 4500 руб. - списана амортизація, яка припадає на монітор, і зменшена первісна вартість комп'ютера;
Дебет 5 401 10 172 Кредит 5 101 24 410
- 1500 руб. (6000 - 4500) - списана залишкова вартість втраченого монітора і зменшена первісна вартість комп'ютера;
Дебет 5 105 26 340 Кредит 5 302 34 730
- 9440 руб. - оприбутковано новий монітор і відображена кредиторська заборгованість перед постачальником (з урахуванням "вхідного" ПДВ);
Дебет 5 302 34 830 Кредит 5 201 11 610
- 9440 руб. - оплачений монітор з особового рахунку установи в казначействі;
Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 105 26 440
- 9440 руб. - списана вартість нового монітора на збільшення первісної вартості комп'ютера;
Дебет 5 101 24 310 Кредит 5 106 21 310
- 9440 руб. - збільшена первісна вартість комп'ютера на суму витрат з придбання нового монітора.
Основні засоби списують як прийшли в непридатність в зв'язку з втратою або розкраданням їх частин. Далі необхідно виділити окремі їх складові в якості самостійних об'єктів обліку (матеріалів). На підставі акта про списання основних засобів з обліку залишилися запасні частини (щодо обчислювальної техніки це системний блок, клавіатура, миша і т.д.) прибуткують за ринковими цінами. Згодом ці матеріальні запаси можуть бути використані:
- для складання нових комп'ютерів (їх вартість буде врахована при формуванні вартості нових інвентарних об'єктів);
- для ремонту інших основних засобів.
У процесі інвентаризації, проведеної в установі перед формуванням річної бухгалтерської звітності, було виявлено, що у одного комп'ютера немає монітора. Винуватець пропажі не встановлено. Комп'ютер був придбаний за рахунок субсидії на інші цілі і відноситься до особливо цінного майна. Він використовується в основній діяльності установи, яка не обкладається ПДВ.
Первісна вартість комп'ютера - 19 350 руб. На момент проведення інвентаризації по ньому нарахована амортизація в сумі 8800 руб.
Керівником установи прийнято рішення про списання основного засобу. Що залишилися після цього частини були оприбутковані. Їх ринкова вартість з урахуванням зносу склала:
- клавіатури - 600 руб .;
- системного блоку - 6000 руб.
Системний блок відноситься до особливо цінного майна. Операції зі списання ЕОМ і оприбуткуванню запасних частин відображають в обліку установи записами:
Дебет 5 104 24 410 Кредит 5 101 24 410
- 8800 руб. - списана амортизація, нарахована за втраченим комп'ютера;
Дебет 5 401 10 172 Кредит 5 101 24 410
- 10 550 руб. (19 350 - 8800) - списана залишкова вартість втраченого комп'ютера;
Дебет 5 105 36 340 Кредит 5 401 10 172
- 600 руб. - оприбутковано клавіатура;
Дебет 5 105 36 340 Кредит 5 401 10 172
- 350 руб. - оприбутковано миша;
Дебет 5 105 26 340 Кредит 5 401 10 172
- 6000 руб. - оприбутковано системний блок.
А. Суховерхова. експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
В. Піменов. рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Відображення в обліку вибуття частин основного засобу буде залежати від рішення керівника про порядок використання і обліку матеріальних цінностей, що залишаються в розпорядженні установи після виявлення розкрадання. Дане рішення має прийматися виходячи з технічних можливостей та економічної доцільності.
Так, може бути прийнято рішення про врахування основних засобів з використанням раніше привласнених інвентарних номерів і подальшої укомплектування їх новими частинами. Однак, на нашу думку, найбільш прийнятний варіант вирішення даної проблеми - списання основних засобів (як прийшли в непридатність в зв'язку з розкраданням їх частин). В результаті такого списання необхідно виділити окремі складові частини списаних основних засобів в якості самостійних об'єктів нефінансових активів. На підставі акта про списання об'єктів основних засобів з балансового обліку установи вони будуть списані і одночасно поставлено на облік окремі запасні частини в якості матеріальних запасів.
Списання майна, врахованого за балансом
В ході інвентаризації може бути виявлена втрата цінностей, що значаться на позабалансовому обліку установи. Наприклад майна, отриманого в користування, матеріальних цінностей на зберіганні, основних засобів вартістю до 3000 рублів включно в експлуатації і т.д. В даному випадку діє загальний порядок обліку та списання нестач.
У процесі інвентаризації, проведеної в установі перед формуванням річної бухгалтерської звітності, була виявлена недостача шести одиниць основних засобів вартістю менш 3000 руб. врахованих на позабалансовому рахунку 21 в умовній оцінці 1 грн. / од. Це майно раніше придбано за рахунок коштів від приносить дохід діяльності.
Ринкова вартість цього майна - 4000 руб. За рішенням керівника установи дана сума стягується з матеріально відповідальної особи. Ці операції відображають записами:
кредит 21
- 6 руб. (6 од. Х 1 руб.) - списана вартість втрачених цінностей;
Дебет 2 209 74 560 Кредит 2 401 10 172
- 4000 руб. - ринкова вартість втрачених цінностей пред'явлена до відшкодування матеріально відповідальної особи;
Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 74 660
- 4000 руб. - внесені готівкові грошові кошти в касу установи в рахунок погашення заборгованості по недостачу майна.