Мій робочий графік передбачає велику кількість ділової переписки, консультацій в скайпі, особистих зустрічей і інших видів спілкування. І дуже часто останнім часом в цьому спілкуванні лейтмотивом проходить думка (часом невисловлена вголос) від абсолютно різних людей: «ось розберуся зі справами, буде більше вільного часу - гори зверну ...». А іноді, навіть так: «вибачте, не встигаю виконати обумовлені зобов'язання - не вистачає часу ...».
Мабуть саме час розповісти про власну системі, яку я зараз досить успішно застосовую в особистому та робочому плануванні. І яка, дуже добре мені допомагає встигати жити і працювати :).
У вашому планнере неодмінно має бути місце для записів, не прив'язаних до конкретних дат. Якщо ви звикли користуватися класичним щоденником, можливо, буде зручно доповнити його блокнотом.
Коли ми визначилися з інструментами, слід розділити всі свої заняття на кілька сфер. Наприклад, це можуть бути робочі проекти, домашні справи, особисте вдосконалення, якісь творчі задуми тощо. Сфери повинні описувати ваше життя повністю, не потрібно думати, що, наприклад, ваші сімейні справи не треба планувати. Ми будемо вивантажувати в запису ВСЕ, абсолютно всі справи, щоб максимально ефективно розвантажити свої думки.
Тепер кожній сфері потрібно виділити місце в вашому планнере. Саме тому я вважаю, що зручніше користуватися електронним: часто, заздалегідь складно сказати як багато місця зажадають справи будь-якої сфери. А в електронному вигляді її можна буде розширювати до нескінченності. Якщо ж ви віддаєте перевагу вести списки на папері, буде зручніше розібратися з системою на якомусь чернетці.
Отже, ми записуємо всі сфери в планнер. Кожна сфера буде являти собою список завдань.
Тому на цьому етапі ми запишемо ВСЕ свої завдання в відповідні їм сфери. Важливі, неважливі, термінові і не дуже - абсолютно ВСЕ. Прогулянку з собакою, нарада директорів, покупку хліба, курси англійської - все, чим ви маєте намір зайнятися в доступному для огляду майбутньому, потрібно записати. І в майбутньому ми не будемо запам'ятовувати ніяких справ, а будемо відразу писати їх в планнер, в відповідну сферу.
До кожної справи потрібно приписати дату - коли воно потрапило в планнер. Надалі вона нам знадобиться.
Потрібно щоб бізнес в інтернеті працював?
ЖМИ СЮДИ!
При складанні списку справ ви напевно помітили, що якісь справи в ньому повторюються за певним графіком. Наприклад, ви щопонеділка проводите планерку, щонеділі їздите по магазинах, кожен день миєте посуд і три рази в тиждень займаєтеся спортом. Такі повторювані справи ми назвемо рутини.
Якщо якусь рутину - наприклад той же миття посуду - ви виконуєте на автоматі і ніколи не забуваєте, можете просто викреслити її зі списку - все одно вона ваш мозок не завантажує і планувати її не потрібно. Якщо ж це не так, то такі рутини я виношу в початок списку справ за сферою і наголошую, в які дні я буду їй займатися. Якщо рутин дуже багато, можливо, вам буде зручно створити окремий список рутин з графіком по днях тижня, але особисто у мене такий список не прижився. Я просто переглядаю список рутин по кожній сфері щодня.
Тут все просто. Якщо справа прив'язане до якоїсь дати, Воно вноситься в щоденник на цю дату. Можна також виставити нагадування.
Знову ж багато електронні планнери формують щоденник самостійно, вам потрібно лише вказати дату справи при внесенні його до списку сфери.
Формулюємо завдання правильно
Вивчаючи список справ, ви можете виявити, що якісь завдання - це не конкретні дії, а цілі проекти. Наприклад, «створити сайт компанії» або «зробити ремонт». Руки відразу опускаються, коли бачиш таке в плані і не знаєш з якого боку до цього підійти. А це всього-лише неправильно сформульовані завдання.
Кожну таку задачу потрібно розбити на окремі кроки, які можна виконувати не замислюючись про всю задачі в цілому. Наприклад, ремонт. Що вам потрібно зробити для ремонту в першу чергу? Купити матеріали? Знайти дизайнера? Викинути мотлох? Ось це перша дія і треба записати в планнер. Абстрагуючись від великої і складної задачі, ділячи її на прості і зрозумілі, цілком доступні для огляду кроки, ми розвантажуємо наш мозок, полегшуємо йому роботу.
Дуже часто ми просто відкладаємо такі великі і складні справи, не хочемо братися за них. Вивчити англійську мову - відразу в думках: «Ммм ... коли небудь потім ...» А якщо в списку стоїть «Зателефонувати і записатися на курси», все стає легше.
Можливо навіть, таке завдання - наприклад, робота над корпоративним сайтом - може стати окремою сферою в вашому житті. Тоді потрібно розширити список сфер, і в подальшому всі справи по цій сфері записувати в неї.
Також можна виявити, що якісь справи вимагають певного ресурсу. Їх виконання буде залежати від його наявності. Ресурсом може бути все що завгодно - гроші, зустріч з певною людиною, поїздка в якесь місце.
Наприклад, коли ви збираєтеся на зустріч з компаньйоном, вам потрібно вибрати всі справи з планнера, для яких необхідно його присутність: підписати документи, обговорити якісь проблеми, домовитися про подальші плани. Можна записувати такі справи в окремий список, але тоді ви ризикуєте загубитися у величезному безлічі списків. Простіше ставити біля таких справ кольорову мітку: наприклад, зелений - завдання, що вимагають вільних фінансів, червоний - все, що потрібно зробити перед поїздкою по магазинах, жовтий - все, для чого потрібно присутність компаньйона, і так далі. Тоді при виникненні ресурсу ви зможете легко вибрати всі справи, для яких він потрібен. Головне - записати, який колір що позначає.
Помішуємо в казанку
Сфери вашого життя зовсім не зобов'язані бути рівноправними. Наприклад, хобі ви можете займатися по суботах, а роботою кожен день. При такому розкладі абсолютно зайве кожен день переглядати справи, що стосуються хобі. Але не переглядаючи, легко про них і зовсім забути. Можна порівняти це з одночасним приготуванням декількох страв. Якщо ви стежите за ними всіма разом, десь неодмінно щось пригорить. Але і концентруватися на одному казанку - не варіант. А якщо ви знаєте, що один казанок можна залишити без нагляду на 10 хвилин, а в іншому потрібно помішувати безперервно, ситуація вже під контролем.
Заносячи завдання в список, ми ставили біля кожної дату. Таким чином ми можемо якось виявити, що якісь справи висять в плані дуже давно, і ніяк не хочуть виконуватися. В чому причина?
- По-перше, це може бути настільки погане і непотрібне справа, що до нього ніяк не доходять руки, але це і не страшно. Можна просто залишити його в списку. Або викреслити, якщо з тих по як ви внесли його, ваші пріоритети помінялися.
- По-друге, це може бути включення в список проекту замість завдання. Таку ситуацію ми розглядали раніше - це величезна справа слід розділити на багато простих і зрозумілих справ.
- По-третє, це може бути якесь неприємне справу, яке ніяк не хочеться виконувати. Що робити тоді? Якщо це можливо, варто його комусь делегувати. А якщо немає - залишається просто взяти і зробити. Ухвалити, наприклад, робити по одному неприємного справі в тиждень і потихеньку переробити їх усі.
Треба сказати, що будь-яка система тайм-менеджменту буде працювати, тільки якщо користуватися їй постійно - записувати справи, переглядати списки, ставити позначки. Якщо цим нехтувати - планування перетворитися на марнування часу. Обравши шлях, треба йти по ньому.
Бажаю вам успішного і продуктивного планування!
Всі матеріали сайту створені не заради користі, а токмо волею послала мене дружини на основі власного досвіду та кращих відкритих / закритих джерел по інтернет-бізнесу.
Якщо Вам подобається те, що Ви тут прочитали - покликала по кнопках розташованим нижче, підтримайте проект.