Серед документів, які потрібні для морських міжнародних перевезень, букінг викликає чи не найбільшу кількість питань, як у клієнтів, так і у вантажовідправників. Для того щоб грамотно спланувати перевезення, координуючи дії відправника, експедитора і агента лінії, необхідно правильно оформити даний документ. Існує кілька варіантів букінга: букінг на бланку агента лінії і букінг на бланку відправника. Перший варіант є більш повним і вимагає більш розширеної і детальної інформації.
Особливості оформлення букінга для агента лінії
Букінг-ордер, який оформляється на бланку агента лінії, в першу чергу повинен містити відомості про відправника. Якщо планується, наприклад, міжнародна вантажоперевезення з США. то агенту слід повідомити не тільки назва компанії, і її координати, а й контакти відповідальної особи (менеджера), який курирує відвантаження даного товару. Це дозволить уникнути плутанини з пошуком відповідальної особи і затримок з відвантаженням.
У букінгу слід вказати порти передбачуваної завантаження і прибуття, детальну інформацію про вантаж (його опис, вага, вказується також обсяг і кількість місць), відомості по контейнеру, їх кількість, номер замовлення і дату готовності, дані про те, хто і де буде оплачувати всі локальні платежі, вказується валюта, в якій буде проводитися оплата та інші загальні умови морської міжнародного перевезення, а також інша інформація, яка потрібна в бланку. Як вже було сказано вище, в бланку агента морської лінії представлена найбільш докладна інформація щодо морського перевезення.
Букінг на бланку відправника
В даному варіанті букінга міститься інформація про агента. Вся необхідна інформація для заповнення надається клієнтом. Більшість позицій цього документа для доставки вантажів і товарів з Китаю дублюють відомості з букінга, призначеного для агента морської лінії. Деякі клієнти допускають помилки, вказуючи в даному букінгу порт трансшипменту.
Цього робити не слід, оскільки кожна морська лінія, як правило, має свій порт, де виробляється перевалка вантажів з океанських суден на фідери. Вся інформація про те, як заповнюється букінг, представлена в інтернеті, тому знайти цікаві відомості досить просто. Також слід вказати інформацію про те, хто і як оплачує фрахт, скільки потрібно коносаментів (оригіналів) і спосіб повернення порожнього контейнера.
букінг конфірмейшн
Після оформлення букінг-ордера агент лінії відправляє експедитору і вантажовідправнику підтвердження, так званий букінг конфірмейшн, про те, що даний контейнер морською лінією до перевезення прийнятий. У ньому прописується шлях прямування контейнера із зазначенням орієнтовних дат прибуття в ті чи інші пункти шляху проходження. Коносамент для морського перевезення оформляється після отримання букінг конфірмейшн і згідно з інструкцією, наданою вантажовідправником.