Орієнтовна номенклатура справ носить рекомендаційний характер і розробляється з метою створення методичної основи для раціональної організації діловодства, упорядкування, обліку та забезпечення схоронності документів.
Орієнтовна номенклатура справ є методичним посібником і використовується при складанні конкретної номенклатури справ.
При розробці конкретної номенклатури справ з урахуванням з приблизною слід враховувати практику ведення діловодства, що склалася в даному комітеті.
Орієнтовна номенклатура побудована за функціональною схемою. Конкретна номенклатура будується за структурним принципом, відповідно до затвердженого штатного розпису, і повинна відображати всі документи, що утворюються в діяльності комітету, в тому числі специфічні, не передбачені зразковою номенклатурою.
Заголовки справ переносяться в конкретну номенклатуру з необхідними уточненнями, тому що в приблизною номенклатурою заголовки наведені в узагальненому вигляді. Крім того, склад документів, що утворюються в діловодстві комітету, може з часом змінюватися. Ці зміни також повинні бути враховані при складанні конкретних номенклатур. При цьому, не слід механічно переносити в конкретну номенклатуру заголовки тих справ, які в даному комітеті не утворюються.
У конкретної номенклатурі заголовки справ можуть конкретизуватися. Одному заголовку справи зразковою номенклатури можуть відповідати два або кілька заголовків справ конкретної номенклатури. У той же час, кілька заголовків справ з однаковими термінами зберігання при невеликому обсязі документів можуть об'єднуватися і включатися в конкретну номенклатуру як одна справа.
Зазначені в приблизною номенклатурою справ терміни зберігання переносяться в конкретну без зміни. При включенні в конкретну номенклатуру справ, не передбачених приблизною номенклатурою, їх терміни зберігання визначаються відповідно до переліків типових документів або експертною комісією, виходячи з їх наукової та практичної цінності, і узгоджуються з експертно-перевірочною комісією Управління архівами.
Відмітка «ДМН» (до відпадання потреби) означає, що документи мають лише практичне значення. Термін їх зберігання визначається комітетом, але не може бути менше одного року.
Конкретна номенклатура справ складається в IV кварталі поточного року на наступний рік відповідно до розділу 2 «Основних правил роботи відомчих архівів» (М. 1986).
Форма конкретної номенклатури справ визначена «Основними правилами роботи відомчих архівів», М. 1986. Дані 1, 2 і 4-й граф конкретної номенклатури проставляються на обкладинках справ.
У графі 1 номенклатури проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс складається з встановленого цифрового позначення структурного підрозділу (напрями діяльності) і порядкового номера справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної за допомогою тире.
На відміну від зразкової в конкретній номенклатурі 5 граф, в графі 3 конкретної номенклатури проти кожного заголовка справи по завершенню року проставляється кількість частин, томів.
У графі 4 конкретної номенклатури справ крім терміну зберігання та статті типового переліку, рекомендується вказувати посилання на індекс заголовка справи з приблизною номенклатури справ. Уточнення до термінів зберігання, зазначені в графі 4 «Примітка» зразкової номенклатури, переносяться в конкретну, та інші зауваження можуть бути опущені, однак враховуються при складанні конкретної номенклатури. Крім того, в останній графі рекомендується проводити оцінку про осіб, відповідальних за формування справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення. Після закінчення року, на який була складена номенклатура, в кінці її відповідальним за діловодство особою підводиться підсумок кількості відклалися в минулому році справ, окремо постійного і тимчасового зберігання.