Поняття «організація» в управлінні має кілька значень: підприємства (установи); його структури; загальної забезпечують функції; виду трудової діяльності. Стосовно до управлінських рішень в даному контексті організація розглядається як комплекс робіт по їх ефективному впровадженню.
Теорією і практикою розроблені принципи організації виконання рішень, які повинні дотримуватися. Перш за все керівник розчленовує загальну програму дій на окремі ділянки (групові завдання) конкретним виконавцям. Потім процес організації виконання рішення включає три взаємопов'язаних етапи: доведення завдань до свідомості виконавців; підготовку виконавців до виконання завдання;
спонукання виконавців до його добросовісного виконання.
При доведенні завдань прагнуть до того, щоб виконавці чітко представляли: 1) що, 2) коли, 3) яким чином, 4) в яких умовах, 5) якими силами і засобами, 6) до якого терміну, 7) з якими кількісними і якісними показниками потрібно робити.
Для кращого сприйняття завдання спочатку роз'яснюється загальний задум вирішення проблеми, що стоїть перед колективом. Глибоке і однозначне його розуміння - вихідна умова засвоєння індивідуальної завдання. Далі слід показати місце кожного завдання в загальній роботі, взаємні зв'язки з іншими завданнями. Нарешті, пояснюється мета, тобто передбачуваний результат праці, що надаються в розпорядження виконавця кошти праці, вказуються терміни завершення, критерії оцінки результатів. Особлива увага звертається на можливі труднощі, шляхи їх подолання, правила безпеки праці.
Для доведення завдань до виконавця застосовуються різні форми і методи: наради і збори, бесіди, інструктування, показ зразків виконання, вивчення документів та ін.
Після заслуховування всього спектра думок, бажано виступити керівнику з викладом програми дій, враховуючи результати обговорення, що відбулося. При цьому слід акцентувати увагу на зауваженнях, які були враховані.
Мета бесіди - уточнити думку виконавця з приводу майбутньої роботи, зрозуміти причини його заперечень і сумнівів, відповісти на всі питання, перевірити глибину розуміння поставленого завдання і способів її рішення. Попередньо необхідно встановити психологічний контакт з підлеглим, створити умови для вільного, розкутого висловлювання їм своїх міркувань. Встановленню контакту сприяють: доброзичлива реакція керівника на сумніви підлеглого, висловлення йому повної довіри, відмова від докорів в нерозумінні завдання або небажанні її виконати, зосередження уваги виключно на діловій стороні.
Інструктування проводиться напередодні початку практичних робіт. Керівник заздалегідь продумує процес виконання робіт за підлеглого. У період інструктажу він може запропонувати переказати або письмово викласти, в якій послідовності і яким чином працівник має наміру виконувати поставлене завдання. Часто недоліки виконання робіт пов'язані з недооцінкою інструктування. Однак погано як його ігнорування, так і занадто детальне роз'яснення. Останнє навіть небезпечніше, так як виконавець плутається у вимогах до нього.
Загальне правило при инструктировании: повідомляти найнеобхідніше, без чого не можна почати роботу. Решта відомості повідомляти в міру наближення термінів виконання відповідних видів робіт шляхом проведення додаткового інструктажу.
Показ зразків виконання як метод доведення завдання використовується, коли словесні пояснення недостатньо еф-ність. Форми реалізації даного методу різні:
- спостереження за роботою досвідченого людини,
- тренування (показ «як» і далі самостійне виконання робіт),
- вправа (з метою відпрацювання навичок, вміння для виконання роботи).
Вивчення документів відноситься до числа основних методів доведення завдання. Він не такий простий. Точність сприйняття і передачі змісту по документу залежить від багатьох факторів: як він складений, в якому контексті пред'являється, яке самопочуття працівника і т.д.
Розрізняють аферентних і еффекторний образ майбутньої діяльності. Перший - означає створений у виконавця образ майбутньої роботи, отриманий в результаті зазначених вище методів доведення завдання. Ефекторних - це оперативний образ, тобто власний план дій. Такі плани виконання однієї і тієї ж задачі у різних людей можуть бути не ідентичними (рис. 20).
За заявою психологів, працівники зі слабкою нервовою системою краще складання докладного індивідуального плану. Люди з сильною нервовою системою схильні до менш докладним планам. Як більш впевнені в собі, вони вважають швидко орієнтуватися в непередбачених обставин. Іншими словами, ефекторні оперативні образи, з кото-римі вони приступають до роботи, у них різні. Чим більше збагачений такий образ в порівнянні з тим, що сприйнято від на чальника, тим ініціативніше працівник.
До еффекторним образам, з якими виконавці приставні пают до роботи, пред'являються вимоги повноти, точності глибини образу, його стійкість до стресів.
Повнота образу означає відображення в ньому всієї майбутньої роботи від початку до кінця. Це важливо знати для коригування уявлень працівника про те, що йому робити на окремих етапах роботи.
Точність способу свідчить про ясність уявлення особливостей виконання запланованої роботи. (Можна знати все, що треба, але не точно. Можна знати частину, але в деталях. Тобто повнота не дорівнює точності. І в першому, і в другому випадках будуть потрібні коректування керівника).
Глибина образу характеризує, наскільки образ віддалений у часі від початку дій, які в ньому (в образі) відображені. Люди зі слабкою нервовою системою відрізняються більшою глибиною ефекторних образу.
Гнучкість образу означає, що при зміні обстановки початкові уявлення виконавця можуть швидко перебудовується-тися.
Стресостійкість способу є міра його міцності при несподіваних труднощах. Це особливо важливо на таких видах робіт, де умови праці можуть бути екстремальними (дефіцит часу, небезпека для життя, брак інформації та ін.). Узгодженість ефекторних оперативних образів всіх виконавців завдання означає, що враховані не тільки індивідуальні завдання, але і зв'язки з усіма задіяними особами (підрозділами). Якщо всі зазначені вимоги до еффекторним оперативним образам виконані, це свідчить про те доведення завдання до виконавців керівником виконана:
підлеглі знають свою задачу і вміють її виконати.
Кожне окреме завдання керівник як би «програє» сам, ставлячи себе на місце виконавця у відповідні умови. Помилки у визначенні характеру, обсягу або змісту завдання знижують ефективність рішення в цілому. Щоб уникнути цього слід дотримуватися наступних правил.
1). Забезпечення відповідності кожного завдання діловим і психологічним особливостям виконавця. Необхідно враховувати професійну майстерність працівника (його спеціальні знання, вміння, досвід виконання подібної роботи). Заду-ня співвідноситься також з особливостями темпераменту особистості. Як відомо, флегматику важко дається робота, що вимагає швидкої перебудови, на що підходять холерики. Темперамент впливає і на сприйняття будь-якої нової задачі.
2). Розподіл завдань повинно стимулювати колективістські почуття (наприклад, виключається отримання виграшу досвідченими працівниками за рахунок збереження або зниження розряду іншим членам бригади; незаперечно справедливе встановлення коефіцієнта трудової участі та ін.)
3). Взаємна довіра виконавців спільної справи. Повинно бути присутнім переконання, що член бригади не зробить вчинків, які негативно позначаться на загальних результатах праці. Кожен окремо впевнений, що всі інші можуть працювати з повною віддачею і високоякісно. Важлива приблизна однорідність мотивів праці членів колективу. Це досягається в результаті великої виховної та організаторської роботи.
4). Взаємна підстраховка і взаємна допомога спільно працюючих людей. Рішення - це цілісний задум, розчленовування якого на частини для різних виконавців пов'язане з можливими витратами і зубожінням загального задуму. Тому при розподілі завдання повинна бути дана чітка орієнтація підлеглих на кінцевий результат, який досягається всім колективом. Для кожного виконавця слід передбачати стимули, які спонукали б його піклуватися не тільки про виконання власних завдань, а й завдань колег.
5). Мобілізація колективу. Це різновид діяльності по організації виконання рішень. Вона реалізується одночасно з процесом доведення завдань до виконавців. Суть її: за допомогою цілеспрямованої системи виховних і організаційних заходів керівник, спільно з громадськими організаціями (профспілкою), формує морально-психологічний настрій колективу і кожного працівника на сумлінне виконання завдання (прийнятого рішення). Робота проводиться поетапно: спочатку з активом організації, потім складається план мобілізації (організаційно-технічних заходів) виконання завдання по підрозділах.