Організація роботи відділу кадрів

Всі права і обов'язки начальника відділу кадрів, і інших працівників підприємства, обов'язково повинні бути викладені в посадовій інструкції і доведені під розпис штатних працівників відділу, інструкція затверджується керів водієм підприємства. Право, началь- нику відділу кадрів, на самостійне прийняття рішення з окремих питань делегується йому керівником підпри- ємства і відображається в розділі «Має право». посадової інструкції началь- ника відділу кадрів.

Безумовно, в першу чергу це стосується керівництва відділом кадрів. Все реше- ня щодо працівників відділу кадрів начальник приймає самостійно. До таких рішень належать, зокрема:

  • розподіл службових обов'язків між працівниками;
  • визначення і закріплення за ними робочих місць;
  • встановлення термінів виконання службових завдань, контроль з боку посадових осіб за дотриманням якості і термінів виконання працівниками своїх посадових обов'язків;
  • регуляція розміру заробітної плати і своєчасні виплати премій в межах, встановлених колективним договором і штатним розкладом і Законом України «Про оплату праці»;
  • застосування, з боку керівництва відділу, дисциплінарних стягнень або заходів заохочення до підлеглих працівникам (шляхом подання доповідної записки або проекту наказу керівника підприємства);
  • справедливе дотримання порядку та строків надання відпусток або відгулів, перед- корінних Законом України «Про відпустки»;
  • планове направлення працівників на курси підвищення ефектив- ності кваліфікації, семінари тощо.

    • Слід зазначити, що прийняття на роботу і звільнення з роботи працівників відділу, а також напрямок їх на навчання до вищих навчальних закладів відбувається за згодою або поданням начальника відділу кадрів. Останній може також самостійно налагоджувати зв'язки з центром зайнятості, кадровими агентствами, навчальними закладами та іншими підприємствами з питань відбору кадрів (без права самостійного укладання будь-яких угод), видавати довідки нинішнім і колишнім працівникам підприємства про їх роботі на цьому підприємстві (якщо підпис керівника на довідці не є обов'язковою).

    Начальник відділу кадрів підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства, а на великих підприємствах - заступника керівника з кадрових питань або директора з персоналу. Перелік повноважень начальника відділу кадрів за письмовим розпорядженням керівника підприємства може бути збільшений.

    Документи, що подаються на підпис керівництву підприємства

    У розділі «Завдання та обов'язки» Посадовий інструкції начальника відділу кадрів зазначаються види робіт, які він повинен виконувати. Звідси і випливає перелік документів, які він сам або з залученням підлеглих готує для подання на розгляд або на підпис керівництву підприємства а саме:

    Зауважимо, що досить часто керівники підприємств або їх заступники, головні бухгалтери, керівники інших підрозділів вимагають від начальника відділу кадрів підготовки та складання проектів наказів виробничого характеру. Це неприпустимо, оскільки такі накази готує той відділ, який ініціює або є виконавцем конкретних дій (заходів). Відділ кадрів готує лише проекти наказів з персоналу на підставі Положення про відділі кадрів або посадової інструкції начальника (інспектора) відділу кадрів. Щоб не виникали питання, хто повинен готувати той чи інший наказ, в посадових інструкціях керівників відділів або відповідальних осіб повинен бути відображено, які саме документи готує відділ або конкретна посадова особа.

    Устаткування приміщення відділу кадрів

    В першу чергу відзначимо, що приміщення відділу кадрів має бути ізольоване від інших приміщень, обладнане сигналізацією на вікнах і дверях, а також сталевими гратами на вікнах, якщо воно розташоване на нижніх поверхах або поруч є балкони або карнизи на стінах. Бажано також, щоб відділ кадрів був доступним для відвідувачів, тобто містився поза прохідною (якщо така є на підприємстві). Двері приміщення повинні бути вогнетривкими (найкраще - металевими) з надійними замками.

    Приміщення відділу кадрів, зазвичай, складається із загальної кімнати працівників відділу та окремо виділеної або відокремленої кімнати (кабінету) начальника відділу. При цьому кімната працівників відділу обов'язково повинна бути перегороджена бар'єром на службову зону, в яку мають право заходити лише працівники відділу кадрів, і зону для відвідувачів. Останню обладнають невеликим письмовим столом, стільцями, письмовим приладдям. У ній повинні бути розміщенні зразки написання різних документів (заяв, звернень, доповідних записок тощо), а також Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства, Правила військового обліку для військовозобов'язаних громадян, стислий опис пропускного режиму підприємства (якщо такий застосовується) і зразки пропусків.

    У приміщенні відділу кадрів повинні бути:

    • книжкова шафа для службової літератури;
    • вогнетривкий сейф для потреб начальника відділу (зберігання документів, які носять виключно конфіденційний характер, печаток і штампів відділу кадрів, бланків трудових книжок і вкладишів до них тощо);
    • вогнетривка шафа-сейф для зберігання особистих справ і трудових книжок працівників, поточної і архівної кадрової документації і наказів з особового складу;
    • копіювальна (ксерокс) і розмножувальна (принтер) техніка (не обов'язково потужна);
    • спеціальна печатка і набір штампів відділу кадрів;
    • невелика електрична дриль, свердло довжиною 200 мм діаметром 3,5 - 4,0 мм і верстат для підшивки документів. За умови великого документообігу, верстат для підшивки документів (для архіву)

    Схожі статті