Початок виникнення канцелярії ВКЛ ми пов'язуємо з Вітовтом, про що писав Альбер де Лануа, згадуючи про трьох відділах (російський, латинський, татарський) великокнязівської канцелярії. Але власне діловодство в ВКЛ виникає дещо пізніше, вже в роки Казимира. При ньому складається система діловодства, яка отримала назву "система Метрики". Ця система приблизно в цей же час складається в Польщі і Мазовії. Система Метрики була заснована на системі реєстрів папської канцелярії, де реєстри були представлені збірниками актів переказу.
З'являється державна структура - Метрика ВКЛ. До нас дійшли 4 види книг метрики: книги записів, судових справ, публічних справ і книги переписів. Перші дослідники Метрики вважали, що Метрика спочатку складалася в такому вигляді, як вона дійшла ...
до нас.
Однак один з учнів М.К.Любавского Г.Г.Бережков звернув увагу на те, що в цих книгах документи йдуть серіями, спробував відтворити структуру початкової Метрики. Сучасні дослідники вважають, що спочатку книг не було - були листи, які з'єднувалися в зошиті по 8 аркушів у кожній. Бережков виробив систему початкового складу книг Метрики. Він виділив п'ять "книг" (серій документів):
1. Книги данин, які сформувалися в період правління Казимира, оскільки той активно здійснював земельні роздачі ( "данина" - княже дарування). Книги данин складалися з актів переказу, причому в украй стислій формі.
2. Книги посольських справ. Вони почали формуватися при Казимирі, але відокремилися остаточно від книг данин при Олександрі, що було пов'язано з його активною зовнішньополітичною діяльністю. У цих книгах знаходяться як договори, так і опису посольств, мови послів, вірчі грамоти і т.д.
3. Книги судових справ. Вони формуються при Казимирі і Олександрі, остаточно виділилися в 1506 р за Сигізмунда I Старому. Вони були пов'язані з діяльністю великокнязівського суду, де ВК судив разом з панами-радою. Документи: судові рішення (вироки), судові листи і т.д.
5. Книги відправ. Поява книг відправ було пов'язано з активною політикою ВКЛ, війнами, коли представники ВКЛ несли держслужбу. Відправити - це наказ князя на отримання людиною певної суми з місцевих бюджетів.
У 1530 році було прийнято рішення про організацію за зразком Метрики системи діловодства в воєводствах. Частина цих документів потрапили в Метрику за канцлера Яні Глібовичі. Канцеляріями воєвод керували підвоєводи і складалися вони в основному з судових рішень. Свої канцелярії були в повітах. У повітах були старости, а канцеляріями займалися підстарости.
У містах, де було магдебурзьке право, велися магістратські книги - діловодство міського самоврядування - куди записувалися основні судові документи магістрату (і войтовско-лавніческого, і Бурмістров-Радзецького судів). В 1565 були створені нові види судів, при яких теж створюються актові книги, для заповнення яких була введена в суді спеціальна посада писаря.
У першій половині XVI ст. з'являються магнатські роди, що володіли великими землями. Багато з і представників були канцлерами, писарями і знали, як працюють канцелярії. Для організації своїх володінь вони створювали власні канцелярії за зразком державної. Так, в 1528 р Юрій Радзивілл створив загальний інвентар своїх 32 маєтків.
До кінця незалежного існування ВКЛ документообіг різко збільшується. У зв'язку з цим в 1566 р приймається рішення про створення Малої Канцелярії ВКЛ, яку очолював підканцлер. Перший підканцлер - Євстафій Волович.
Підстава Речі Посполитої не привело до змін в документообігу. Зміни починають відбуватися пізніше, але в рамках існуючої системи: копії зберігаються в Метриці, оригінали видаються на рукі.Когда Лев Сапега в 1589 році став канцлером, почався процес переписування книг Метрики (яких було вже більше 150), що було пов'язано з їх обветшанием в зв'язку з неналежними умовами зберігання. Саме під час цієї переписки стався, на думку Бережкова, та сама плутанина, яка призвела до порушення початкової структури Метрики. В результаті перепису з'явилися 4 нові різновиди книг метрики:
1. Книги записів
2. Книги судових справ
3. Книги публічних справ
4. Книги переписів
При цьому розмежування книг вельми умовно, документи різних видів можуть зустрічатися в одних і тих же книгах; більш того, в книги потрапили не тільки документи, складені канцелярією ВКЛ, а й інші. В результаті цього листування виникли копії копій першоджерел (копії початкових копій, розміщених в системі Метрики).
Під час війни 1654-67 рр. сталася сильна пожежа в Вільно, коли згорів Нижній замок, де знаходилися старі 190 книг Метрики; багато з них загинули, до нас дійшла тільки одна з них. Всього книг Метрики було складено 583. Ще майже 60 книг становить т.зв. Посольська Метрика.
Книги Метрики зберігалися в Вільно до сер. 60-х рр. XVIII ст. коли їх перевезли до Варшави, що було пов'язано з діяльністю С.А.Понятовского, куди тоді ж перевезли книги коронної Метрики з Кракова; саме тоді з'являється термін "литовська Метрика". У Варшаві була здійснена спроба перепису перших 92 книг метрики Латник. Ці перепису є неточними копіями копій копій первинних документів (копіями переписів Льва Сапеги).
Коли Варшава була захоплена військами Суворова, метрику вивезли з міста в Санкт-Петербург, де вона була визначена в Сенат. Потім частина книг Метрики були передані до Імператорської бібліотеку.Коміссія Сенату розділила всі документи Метрики на 12 розділів. Це поділ потім довго зберігалося. Наукової роботи з документами Метрики в Сенаті не велося, тому що вони розглядалися як діючий документ.
19. Матеріали діловодства державних установ Російської імперії
До приєднання Білорусі до РІ там вже існувала своя система діловодства. Росія за Петра відмовилася від столпцовой системи діловодства (наказовому система), коли документи скріплювалися спеціальними скріпами в довгі столпци і лягали в коробки. Петро створює нову систему діловодства, засновану на шведських і північно-німецьких зразках. Принцип такий: є вищі структури держави (Сенат, Синод, головний магістрат, колегії), кожна з яких розробляє свій регламент (організаційний документ), а також становить регламенти для нижчестоящих структур. Складається бюрократична машина до Табеля про ранги. Створена важлива система російського законодавства і діловодства. Всі документи писалися на гербовому папері. Були багато випадків, коли через це складання документів мало дуже високу вартість.
Саме з традицій російської канцелярії походить термін "діловодство" (оригінали документів підшивалися в спеціальні папки, які називалися "справа"). Був ще один термін - пісьмоводітельство - але він так і не прижився. У Російській імперії виходили спеціальні підручники та інструкції, присвячені правилам ведення документів.
При кожному губернаторові була своя казенна палата, де сиділи люди, які займалися діловодством. Документи в губернські канцелярії приходили зверху і містили конкретні вимоги. На їх підставі губернатори приймали свої рішення (назви документів), які фіксувалися в канцелярії. Свою документацію вели і дворянські збори. Дворянські зборів займалися підрахунком числа дворян; все, що бажали підтвердити свій дворянський статус, відправляли в дворянські збори підтверджуючі документи, де в канцелярії з них знімалися копії, які залишалися в тамтешньому архіві. Тут часто робилися підробки, проводилися фальсифікації.
При Катерині II була ліквідована система магдебурского права, і в містах була введена російська система з шестирозрядна міськими думами (розпорядчий орган) і шестигласную думами (шість голосних по одному з розряду, виконавчий орган). Ці думи теж мали свої системи діловодства. У період імперії були створені нові судна, кожні для своєї спільноти, і поступово демонтована судова система ВКЛ і РП.
Тут є важливий вид джерел - це щорічний звіт губернаторів. Один його примірник йшов імператору, другий - в МВС, третій - генерал-губернатору (якщо він був), а четвертий залишався у самого губернатора. Проблема цього джерела в тому, що він може містити значні приписки. У цих звітах губернатори повністю характеризували свою губернію, особливу увагу приділяючи с / г і промисловості, їх розвитку і проблем. Спочатку ці звіти були звіт вільної форми, але в 1837 р для цих звітів складається спеціальний формуляр і статистичні таблиці. З 1842 року для створення статистичних таблиць при губернських канцеляріях створюються статистичні комітети.