Оренда транспортних засобів врахуйте особливості

Переваги роботи з нами:

Ми підберемо оптимальні тарифи;
Оформимо необхідні документи;
Швидко і грамотно врегулюємо всі спірні питання;

Що повинен знати орендар, укладаючи договір оренди транспорту

Компанія може орендувати транспортний засіб як з екіпажем, як і без екіпажу.

Договір оренди транспорту з екіпажем передбачає, що орендодавець надає орендареві транспортний засіб за плату у тимчасове володіння і користування; послуги з управління автомобілем і за його технічної експлуатації, включаючи поточний і капітальний ремонт. Також орендодавець несе витрати по страхуванню транспортного засобу (ст. 637 ЦК України). Договір оренди з екіпажем обов'язково укладають в письмовій формі (ст. 633 ЦК України).

Членами екіпажу повинні бути працівники орендодавця. Вони можуть підкорятися тільки тим розпорядженням орендаря, які стосуються комерційної експлуатації транспортного засобу (ст. 635 ЦК України). При цьому орендар несе витрати, пов'язані з такою експлуатацією транспорту. Скажімо, оплачує паливно-мастильні матеріали. Зарплату ж членам екіпажу за загальним правилом платить орендодавець. Втім, в договорі можна прописати, що це обов'язок орендаря. Відповідальність за шкоду, заподіяну транспортному засобу або самим транспортним засобом, несе орендодавець. Однак він може перекласти вину на орендаря, якщо доведе, що шкода була завдана з вини останнього.

Договір оренди транспорту без екіпажу також обов'язково укладати в письмовій формі (ст. 643 ЦК України). Всі витрати по утриманню транспорту, орендованого без екіпажу, несе орендар. Саме він зобов'язаний оплачувати страхування транспортного засобу, а також проводити його поточний і капітальний ремонт. Інша можливо лише в тому випадку, якщо в договорі прямо прописано, що такі витрати несе орендодавець. Відповідальність за шкоду, заподіяну транспортом, орендованим без екіпажу, або самому транспорту, несе орендар (ст. 648 ЦК України).

Оренда транспорту у іншій компанії

Орендуючи у іншій компанії транспортний засіб з екіпажем, орендар може виключити з оподатковуваного доходу такі витрати:

орендну плату, що сплачується згідно з договором (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
витрати на комерційну експлуатацію транспорту (ст. 254 і 264 НК РФ);
вартість послуг з утримання екіпажу (ст. 255 НК РФ);
гроші, витрачені на страхування транспортного засобу (ст. 263 НК РФ).

Якщо автомобіль або інший транспорт орендований без екіпажу, орендар на додаток до перерахованих витрат вправі виключити з оподатковуваного прибутку витрати:

До експлуатації автомобіль може бути допущений тільки в тому випадку, якщо його водій має поліс ОСАЦВ. Якщо автомобіль орендується у спеціалізованій компанії, в страховому полісі, як правило, написано, що до управління машиною може бути допущено необмежену кількість осіб. Тоді орендарю про страховку можна не турбуватися.

Якщо ж автомобіль орендований індивідуального підприємця або у громадянина, який не є працівником компанії, в страховому полісі, як правило, зазначено, що автомобілем може керувати тільки його власник. Значить, йому потрібно звернутися в свою страхову компанію за тим, щоб вона внесла зміни в поліс, вказавши в ньому, що автомобіль можуть водити і співробітники орендаря.

Зрозуміло, така послуга страхової компанії не безкоштовна. А гроші, витрачені орендодавцем на зміни в страховому полісі, доведеться відшкодувати орендарю. Зазначений вище вид витрат орендар також може виключити з оподатковуваного доходу. Але лише за тієї умови, що ця компенсація передбачена в договорі оренди. У цьому випадку витрати орендаря будуть обгрунтовані і їх можна буде виключити з оподатковуваного прибутку на підставі статей 252 і 263 Податкового кодексу РФ.

Значна частина коштів орендаря витрачається на покупку паливно-мастильних матеріалів - бензину, солярки, моторного масла і т. П. Для цілей оподаткування ПММ списують на матеріальні витрати (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). При цьому Податковий кодекс РФ ніяк не обмежує суму, яку підприємство може витратити на ПММ. Однак в Кодексі є одне спільне для всіх витрат вимога: вони повинні бути економічно виправдані (п. 1 ст. 252 НК РФ). Тому орендарю все ж варто самостійно розрахувати і встановити норми витрати палива і масел. А потім списувати їх на витрати, що зменшують оподатковуваний дохід, тільки в межах таких норм.

Як правило, водії купують бензин за готівку на автозаправних станціях. І єдиний документ, який вони можуть подати до бухгалтерії, щоб підтвердити свої витрати, це касовий чек. Ніяких рахунків-фактур на АЗС водіям, природно, не дають. Тому у компанії-орендаря немає підстав для того, щоб прийняти до відрахування ПДВ, сплачений при купівлі бензину за готівку.

Щоб вирішити цю проблему, можна укласти договори з тими АЗС, на яких зазвичай водії купують бензин. А в таких договорах вказати, що станція повинна періодично виставляти підприємству рахунок-фактуру на вартість бензину, купленого за певний час, наприклад за місяць.

Оренда транспорту у працівника компанії

На практиці дуже часто автомобіль, що належить працівнику, використовується в інтересах компанії. Найбільш часто зустрічаються такі способи відшкодувати працівникові витрати на використання його автомобіля в службових цілях:

укласти договір оренди (Цивільний кодекс РФ, як уже було відзначено вище, передбачає два варіанти договору оренди автотранспорту - з екіпажем і без);
виплатити працівникові грошову компенсацію.

Розглянемо кожен із зазначених способів докладно.

Оренда транспортних засобів без екіпажу. Розглянемо, як виплати за договором, укладеним з працівником компанії, орендар повинен враховувати при оподаткуванні.

Податок на прибуток. Орендна плата за автомобіль враховується в складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Крім суми орендної плати орендар може списати в зменшення оподатковуваного прибутку та інші витрати по орендованому автомобілю (ті, що вказані в розділі 3.6.2 для даного виду договору).

ПДФО. Виплачуючи співробітнику орендну плату, компанія повинна утримувати з неї ПДФО за ставкою 13 відсотків. Організація-орендар виступає в цьому випадку як податковий агент (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Менеджер зі закупівель АТ «Московська друкарня» С. Н. Кондратьєв використовує свій особистий легковий автомобіль «Ніссан-Альмера» (державний номер М 456 КР 197) при виконанні службових обов'язків - Кондратьєв привозить на автомобілі зі складу в будинок друкарні частина витратних матеріалів. АТ «Московська друкарня» уклало з Кондратьєвим договір оренди автомобіля без екіпажу. Згідно з угодою, щомісячна сума орендної плати становить 10 000 руб. За домовленістю з працівником ця сума включає суму щомісячного зносу автомобіля (4000 руб.) І щомісячних витрат на бензин (6000 руб.).

Щомісяця виплачуючи Кондратьєву суму оренди, бухгалтерія робить в обліку такі проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 76

- 10 000 руб. - нарахована сума орендної плати;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»

- 1300 руб. (10 000 руб. 13%) - утримано ПДФО з суми оренди;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

- 8700 руб. (10 000 - 1300) - виплачена сума оренди через касу (за мінусом утриманого податку).

Оренда автомобіля з екіпажем. Тепер розглянемо, як враховувати виплати за таким договором.

Податок на прибуток. При цьому варіанті укладення договору орендна плата складається з двох частин: плати за використання машини і вартості послуг екіпажу. Всю цю суму компанія-орендар може врахувати при розрахунку податку на прибуток. А ось витрати на ремонт і техобслуговування врахувати при оподаткуванні прибутку вже не вийде. Справа в тому, що якщо між працівником і компанією укладено договір оренди з екіпажем, то автомобіль містить його власник, тобто працівник. Він же керує автомобілем, оплачує поточний і капітальний ремонт, запчастини (ст. 634 ЦК України). Але зате компанія зможе зменшити оподатковуваний прибуток на витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля (наприклад, оплату палива) (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

Страхові внески. Як було вже зазначено вище, орендна плата в даному випадку складається з двох частин: безпосередньо орендної плати за автомобіль і оплати послуг екіпажу.

ПДФО. З суми орендної плати, включаючи винагороду за послуги з управління автотранспортом, компанія повинна утримати у співробітника ПДФО у загальновстановленому порядку.

Повернемося до попереднього прикладу, але дещо змінимо його умови. Припустимо, що ТОВ «Московська друкарня» уклало з Кондратьєвим договір оренди автомобіля з екіпажем. Згідно з угодою, щомісячна сума орендної плати становить 10 000 руб. За домовленістю з працівником ця сума включає безпосередньо суму орендної плати (4000 руб.) І оплату послуг екіпажу (6000 руб.)

Щомісяця виплачуючи Кондратьєву суму оренди, бухгалтерія робить в обліку такі проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 76

- 10 000 руб. - нарахована сума орендної плати;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки по страхових внесках»

- 1626 руб. (6000 руб. 27,1%) - нараховані страхові внески з оплати послуг екіпажу (за вирахуванням внесків до ФСС Росії);