Загальноукраїнський класифікатор управлінської документації
Загальноукраїнський класифікатор управлінської документації розроблений замість Загальносоюзного класифікатора управлінської документації (1 89 012) на території Укаїни.
ОКУД призначений для вирішення наступних завдань:
- реєстрації форм документів;
- упорядкування інформаційних потоків в народному господарстві;
- скорочення кількості застосовуваних форм;
- вилучення з обігу неуніфікованих форм документів;
- забезпечення обліку і систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;
- контролю за складом форм документів і виключення дублювання інформації, яка застосовується в сфері управління;
- раціональної організації контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.
Об'єктами класифікації в ОКУД є загальноукраїнські (міжгалузеві, міжвідомчі) уніфіковані форми документів, які затверджуються міністерствами (відомствами) Укаїни - розробниками уніфікованих систем документації (УСД).
У ОКУД наведені найменування і кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять в уніфіковані системи документації.
Код уніфікованої форми документа (код) складається з семи цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ).
У ОКУД прийнята ієрархічна класифікація з трьома ступенями.
Кожна позиція класифікатора складається з двох блоків:
- блоку найменувань об'єкта класифікації.
Ідентифікація уніфікованої форми проводиться через класифікацію.
Структура кодового позначення уніфікованої форми документа по ОКУД:
1-2 символ - Клас форм
3-4 символ - Підклас форм
5-7 символ - Реєстраційний номер
8 символ - Контрольне число
Приклад кодового позначення уніфікованої форми документа по ОКУД. 09010046 Розрахункова відомість по страховим внескам до Пенсійного фонду
09 - Уніфікована система документації Пенсійного фонду (Клас форм)
01 - Документація по обліку та розподілу коштів (Підклас форм)
004 - Розрахункова відомість по страховим внескам до Пенсійного фонду (Реєстраційний номер)
6 - Контрольне число
У кодовому позначенні уніфікованої форми документа відображені такі ознаки класифікації: перший і другий знаки (клас форм) - приналежність уніфікованої форми документа до відповідної уніфікованої системи документації; третій і четвертий знаки (підклас форм) - спільність змісту безлічі форм документів і спрямованість їх використання; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу; восьмий знак - великі червоні літери.
Для Уніфікованої системи первинної облікової документації в документації з обліку сільськогосподарської продукції і сировини п'ятий знак (вид форми) - спільність облікових операцій; шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині виду.
Блок найменувань об'єкта класифікації є запис найменування конкретної уніфікованої форми документа.
З метою забезпечення наступності позначень уніфікованих форм документів, що склалися в органах державної статистики, в уніфікованих системах первинної облікової документації (03 клас) та звітно-статистичної документації (06 клас) наводиться також "Індекс", а для звітно-статистичної документації та "Періодичність" уявлення уніфікованих форм документів.
Коди ОКУД підлягають простановке в уніфікованих формах документів.
Класи з 60 по 79 включно, які не наведені в ОКУД, виділені для уніфікованих систем документації Збройних Сил Укаїни. Реєстрацію уніфікованих форм документів цих систем здійснює Генеральний штаб Збройних Сил Укаїни в установленому ним порядку.
У створюваних на основі справжнього Загальноукраїнського класифікатора галузевих (відомчих) класифікаторах при необхідності введення в ці класифікатори додаткових класів для їх кодування повинна використовуватися серія кодів 80 - 99.
Знову розроблені уніфіковані форми документів, що входять в УСД, підлягають реєстрації у ВНИИКИ ГосстандартаУкаіни шляхом включення їх в ОКУД.
Система ведення ОКУД передбачає взаємодію ВНИИКИ ГосстандартаУкаіни з організаціями (підрозділами) міністерств і ведомствУкаіни, відповідальних за розробку та затвердження УСД.