Поїздка, з метою від'їзду працівника за межі його місця проживання, тягне за собою витрати, що підлягають обов'язковому документальному оформленню - транспортні витрати, оренда місця ночівлі (готелі, хостели, квартири), харчування. Кадровику і бухгалтеру необхідно правильно списати всі ці витрати на витрати фірми, щоб відшкодувати кошти співробітнику - добові.
Законодавством розроблений перелік документів, за допомогою яких правильно оформляється поїздка працівника підприємства в місце призначення:
- Службове завдання за формою No Т-10;
- Посвідчення про відрядження за формою No Т-10а;
- Наказ по формам Т-9 або Т-9а (для декількох осіб).
При оформленні трудового завдання, директору компанії та уповноваженим особам складається документ. Необхідно правильно вказати наступні дані: П.І.Б. працівника; відділ або філія, де числиться працевлаштованим; пункт призначення; сторона, яка бере на себе витрати (назва організації); документальне підставу.
Як правильно оформити відрядження?
Після правильного заповнення перерахованої документації, її необхідно оформити. Потім документи передаються до відділу кадрів. де готується відповідна постанова у вигляді наказу, завіреного печаткою. Вся документація обов'язкова для зберігання протягом п'яти років. Далі документ передається бухгалтеру, разом зі звітністю від працівника, а після - і фінансовим розрахунком.
Порядок оформлення службових відряджень
Тривалість службової поїздки не обмежена законодавчо, на розсуд керівника вона може тривати від кількох годин до нескінченності.
Правила оформлення відрядження встановлені на законодавчому рівні і мають деякі особливості:
- Припустимо відрядити тільки штатних працівників компанії;
- Тих робітників, з ким укладено договір підряду, відправляють на умовах взаємної домовленості (щоб уникнути проблем з оподаткуванням);
- Вагітних і осіб, які не досягли 18-років, відрядити заборонено;
- Якщо під опікою працівника знаходяться діти до 3-х років, інваліди, тяжкохворі люди, є деякі обмеження в можливості його відрядження;
- Якщо співробітник є інвалідом, також є нюанси;
- Оформлення відрядження для самотньої матері або батька, допустимо тільки за їх згодою;
- Керівник зобов'язаний надати співробітникові можливість відмови від відрядження під підпис;
- Всі витрати на відрядження повинні бути підтверджені документально (чеками).
Як оформити наказ на відрядження?
Обов'язковою умовою для від'їзду працівника за статтею 166 ТК РФ. є документальне підтвердження у вигляді наказу. Накази створюються тільки для осіб, чия робота закріплена на одному робочому місці. згідно Постанови No749 і ТК РФ. Попередню згоду найманого працівника не потрібно.
Правила оформлення наказу на службове відрядження
У наказі обов'язково фіксується наступна інформація, а потім реєструється, згідно з нормами діловодства:
- Дата створення і порядковий номер;
- Назва документу;
- Юридичні дані компанії;
- Інформація про співробітника;
- Мета (загальна або вузькоспеціалізована);
- Пункт призначення;
- Період (точна кількість днів);
- Підписи.
По завершенню шляху, працівник компанії надає чеки, що підтверджують його витрати, в бухгалтерію. Їх необхідно зберігати протягом поїздки і не втрачати, інакше витрати не будуть відшкодовані. Заднім числом документацію оформляти не рекомендується, це загрожує організації штрафом при перевірці. Наказ відноситься до внутрішніх документів, тому печаткою не закріплюється.
Відрядження на 1 день - зразок наказу
Оформити поїздку терміном навіть на 1 день керівник може, ґрунтуючись на службовому завданні за формою Т-10, або ж створенням стандартного наказу.
Уважність з боку керівника, бухгалтера і кадровика, гарантують правильне оформлення поїздки і те, що компанія уникне штрафів за порушення. Співробітникові ж необхідно уважно поставитися до збереження всіх документів. Вести звітність витрат (враховувати кожен витрачений рубль), що підтверджують його витрати під час поїздки, інакше оплата витрат не проводиться, бухгалтер не зможе відшкодувати кошти.
Дотримуючись законодавчі норми і акти, відстежуючи зміни в них, у податкових інспекторів НЕ буде нарікань до керівника, щодо правильності оформлення документації.
Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста
Поставити своє запитання можна в форму нижче, в віконце онлайн-консультанта справа внизу екрану або зателефонуйте за номерами (цілодобово і без вихідних):- +7 (499) 350-88-72 - Москва і обл .;
- +7 (812) 309-46-73 - Санкт-Петербург і обл .;
- +7 (499) 350-88-72 - усі регіони РФ.